9.3 Structuur
Bereid u goed voor. Wat wilt u bereiken met de groep? Wie zouden daar het beste aan kunnen bijdragen? Hoe groot moet de groep zijn voor de meeste efficiëntie? Denk ook na over welke rol u zelf wilt aannemen. Communicatie vergt aandacht voor het communiceren, van ontvanger en zender.
U kent vast wel de filmpjes waarin u moet tellen hoe vaak een basketbal wordt overgegooid, waardoor u de aap die achterin door het beeld loopt compleet over het hoofd ziet. U kunt nu eenmaal niet voor alles aandacht hebben.
Moeilijk
notuleren
Verreweg de meeste mensen kunnen hun aandacht maar op één ding tegelijk écht goed vestigen. Dit kan het leiden van een effectieve workshop zijn en alle communicatievaardigheden die daarbij horen, maar ook het voeren van een inhoudelijke discussie of notuleren. Aandacht hebben voor andere zaken, terwijl u ook aandacht heeft voor wat er in de groep gebeurt, is ongelooflijk moeilijk.
Notulen maken en tijd bewaken
de klok
Wie laat u dus de notulen maken? Dit kan een deelnemer zijn, maar dan moet díe persoon zijn aandacht verdelen. De kans is groot dat u slechte notulen krijgt óf een deelnemer die de spreekwoordelijke bol wol niet of nauwelijks heeft vastgehad. Voor een artikel over de optimale vorm voor het vergaderverslag, kunt u een kijkje nemen op rendement.nl/managementdossier. Wie laat u daarnaast de tijd bewaken? Als u continu naar de klok kijkt, mist u zeer waarschijnlijk fronsende wenkbrauwen. En als u deze wenkbrauwen wél ziet, heeft u waarschijnlijk niet door hoe laat het precies is.
Onafhankelijke derde
procedure
Als u daarnaast in een verhitte, inhoudelijke discussie belandt met één of twee deelnemers, is de kans groot dat u uw eigen beloftes over het proces en de procedure verbreekt.
Denk hier van tevoren goed over na. Als u inhoudelijk mee wilt doen, is het heel vaak effectiever om een onafhankelijke derde te vragen om de workshop te faciliteren.
9.3.1 De kop
soort contract
Voor elke workshop geldt dat u in de kop duidelijk maakt wat het doel van de samenkomst is en wat de agenda zal zijn. Leg de werkvorm uit – vaak in de vorm van een instructie –, licht het proces toe en maak afspraken over hoe iedereen zich gedraagt en communiceert. Cruciaal is dat u expliciet akkoord krijgt van elke individuele deelnemer op deze aspecten. Start niet zonder dit akkoord: het is een soort contract waarmee iedereen het eens moet zijn.
Voorbeeld
facilitator
U herkent zonder twijfel de situatie waarin u al vijfentwintig minuten aan het brainstormen of vergaderen bent, en opeens vraagt iemand ‘waarom we dit nu eigenlijk bespreken en aan het doen zijn’. Dan was er dus geen contract en waren de eerste vijfentwintig minuten eigenlijk grotendeels voor niets.
Contract afsluiten kan beetje spannend zijn
Best vaak vinden voorzitters van vergaderingen en facilitators van workshops het een beetje spannend om de vraag te stellen of iedereen het met de afspraken en agenda eens is. Maar het níet vragen, of geen ruimte bieden voor andere inbreng, zorgt er alleen maar voor dat dit bij de deelnemers die wél iets anders zouden willen een gedachte is die blijft hangen. Ze zoeken dan bijvoorbeeld een moment om het tóch over hun punt te kunnen hebben, of ze betwijfelen openlijk of wat er gebeurt nu allemaal wel nuttig is.
Koffieautomaat
lukraak
expliciet
Zelfs als het afsluiten van ‘het contract’ de gehele geplande tijd in beslag neemt, is het effectiever dan lukraak te beginnen. In de eerste situatie kunt u de volgende keer tenminste starten met iets waar iedereen echt achter staat. In het tweede geval denkt ú misschien dat het een effectieve bijeenkomst was, maar gaat het bij het koffieautomaat al snel over de vraag of het niet veel beter over dit of dat had kunnen gaan. Als niet iedereen volmondig ‘ja’ heeft gezegd, is het zeer waarschijnlijk dat de uitkomsten van de workshop geen stand zullen houden.
Punten toevoegen
Zorg dus altijd bij de introductie voor een expliciete ‘ja’ van uw deelnemers dat dit is wat u vandaag gaat doen. Vraag of medewerkers het écht eens zijn met de vergaderagenda. Als ze nog andere punten hebben, kunt u deze toevoegen als ze inderdaad belangrijk zijn, of duidelijke afspraken maken over hoe en wanneer deze punten dan wél besproken zullen worden. Hiermee is het uit de hoofden van de deelnemers en hebben ze hun aandacht vrij voor de workshop.
Het woord ‘contract’ gebruiken, maakt vaak dat mensen even schrikken en extra goed opletten, omdat dit wel heel officieel klinkt. Dat is precies de bedoeling.
9.3.2 De romp
uitzonderingen
Zoals gezegd, is het bij een groepsgesprek in de ideale situatie zo dat de communicatielijnen tussen álle medewerkers lopen. Uitzonderingen hierop zijn een lezing of een informatieve presentatie; dan bent u zeer waarschijnlijk degene die de bol wol het grootste deel van de tijd vast heeft. In alle andere gevallen is het vooral uw taak om het spinnenwebpatroon aan communicatielijnen voor elkaar te krijgen.
Onder de knie
afronding
Vaak helpt het om ook goed aandacht te hebben voor iedereen die ‘de bol wol’ op dat moment niet vastheeft. Ziet u ze knikken of schudden? Is er iemand nog helemaal niet aan het woord geweest? Is er iemand die de aandacht er niet bij heeft? Als u iemand anders laat notuleren, kunt u de precieze inhoud later toch teruglezen. Het gaat erom dat ú uiteindelijk weet wat de groep besluit of bedenkt omtrent de besproken onderwerpen. Dit kunt u overigens ook nog in de afronding van een onderwerp uit de groep halen. U zult zien dat hoe meer u de vaardigheden die hiervoor nodig zijn onder de knie krijgt, hoe meer u ook weer meekrijgt van het inhoudelijke gesprek.
Geen struisvogelgedrag bij verstoringen
voorrang
Belangrijk tijdens groepsgesprekken is om verstoringen altijd voorrang te geven en ze weg te nemen. Komt er iemand per ongeluk binnenlopen, benoem dit dan. Ook als de persoon in kwestie gelijk de deur weer dichttrekt, kunt u aan de deelnemers vragen of het misschien iets belangrijks voor één van hen was. Af en toe zijn er namelijk situaties waarin deelnemers op belangrijk nieuws zitten te wachten, en dit had zomaar dat nieuwtje kunnen zijn. Ze zitten dan toch met hun aandacht daar en zijn mentaal niet bij de workshop.
Oplaaien
sluipen
Effectiever is om de verstoring te benoemen en te zorgen dat de aandacht weer helemaal terugkomt. Dat geldt bijvoorbeeld ook voor emoties die even kunnen oplaaien, ‘off topic’ onderwerpen die toch in de discussie sluipen, of een deelnemer die stiekem zijn telefoon pakt, terwijl er was afgesproken om dit niet te doen.
9.3.3 De staart
De staart is voor het groepgesprek een herhaling van zetten. Herhaal het doel van de bijeenkomst, maak de afspraken en vervolgacties concreet, en vertelt de deelnemers expliciet wat u met de uitkomsten gaat doen.
Follow-up
niets
volgende
Cruciaal voor workshops – in welke werkvorm dan ook – is dat er altijd een follow-up is over wat er met de acties, ideeën en besluiten is gedaan. Hebben de inspanningen die gezamenlijk geleverd zijn ook echt op de een of andere manier effect gehad en tot resultaten geleid? Waar moet nog een keer over nagedacht worden? En wat bleek toch niet te werken? Het is niet alleen zonde van de kosten voor de workshop als u niets met de uitkomsten doet; u zult ook merken dat het daarmee lastiger is om een volgende tot een succes te maken. Medewerkers hebben er dan minder vertrouwen in dat er iets zinvols mee gedaan gaat worden, dus waarom zouden ze hun best doen om echt mee te doen en dingen te bedenken?
Relatie herstellen
input
Mocht dit bij u het geval zijn en merkt u dat vergaderingen en workshops steeds minder effectief worden, dan zult u eerste de relatie weer moeten herstellen. Soms is dit de relatie tussen u en uw medewerkers, zodat ze er weer op gaan vertrouwen dat u wél iets met hun input doet. Maar soms is het ook de relatie tussen de deelnemers en de workshop.
Als een bijeenkomst een sleur wordt en niet meer effectief is, helpt het vaak om hem een weekje over te slaan en de week erna, of op een ander moment, er weer vol voor te kunnen gaan.