9.1 Hoe groot is de groep?
monoloog
Bij groepen onder de 20 personen kunt u aandacht voor iedereen hebben, en met slimme werkvormen en structuur reageren op wat u bij elke deelnemer ziet gebeuren. Bij groepen groter dan 40 heeft dat geen nut, omdat u slechts enkelingen in de massa ziet. U wordt dan meer een procesregisseur, of u houdt een monoloog, in plaats van de interactie te zoeken die voor echt effectieve communicatie nodig is.
Groepen tússen de 20 en 40 deelnemers zijn vaak het lastigst. U neemt de feedback van uw ontvangers dan wel waar, maar is er geen tijd, ruimte of mogelijkheid om op alles te kunnen reageren.
Kosten en baten
in één keer
Denk eens over de kosten en baten van uw inspanningen. Stel dat u 40 medewerkers moet informeren over veranderingen op uw afdeling. Dit kan dan door 40 mensen in één keer uit te nodigen. Dan hoort iedereen het tegelijk en hoeft u het maar eenmaal te vertellen. Wat is echter de kans dat u naar alle 40 medewerkers effectief communiceert? Als deze kans te laag is, kunt u overwegen om de groep gewoon op te splitsen.
Slimme structuren
onderling
Bereken dan wat het extra kost in tijd en geld ten opzichte van hoeveel effectiever de communicatie gaat zijn. Als u de kwestie van 10.00 tot 11.00 uur met de eerste 20 medewerkers bespreekt en van 11.00 tot 12.00 uur met de tweede groep, kost dit u uiteindelijk maar 1 uur(loon) extra aan communicatietijd. Zo zijn er vaak slimme structuren te bedenken om informatie aan groepen mensen over te brengen. Ook in de gevallen waarin u niet aan het zenden bent, maar verwacht dat de groep onderling met elkaar discussieert, is de groepsgrootte een uitdagend punt. Eén persoon meer in de groep maakt de som van het aantal mensen en communicatielijnen samen complexer om echt effectief te communiceren. Bij effectieve communicatie in groepen praat elke deelnemer namelijk met elke deelnemer, zoals hieronder in voorbeeld 2 te zien is. Tussen álle deelnemers zouden communicatielijnen zichtbaar moeten zijn. Is dit niet het geval, dan zijn een-op-eengesprekken waarschijnlijk effectiever, zoals hieronder in voorbeeld 1 te zien is.
Experiment met een flinke bol wol
aan het woord
Een makkelijke manier om communicatielijnen zichtbaar te maken, is met een (grote) bol wol. Houd zelf het uiteinde van het touw vast op het moment dat u het gesprek start. Het idee is dat degene die aan het woord is steeds de bol wol in zijn handen heeft, zoals u nu. Neemt iemand anders het woord over, dan gooit u de bol wol naar die persoon, terwijl u zelf het touw blijft vasthouden. Zo gaat het steeds als er een wisseling is van spreker. Belangrijk is dat de deelnemers wel elke keer het touw vast blijven houden zodra ze de bol gehad hebben.
Ontrafeld
vóór uw neus
Zo heeft u aan het einde van het gesprek – of de bol wol – de communicatielijnen letterlijk zichtbaar vóór uw neus ontrafeld. U ziet wie veel aan het woord is geweest (die heeft veel lijnen in zijn handen) en wie helemaal niet (die zit met lege handen). Geen wenselijke situatie, want in de ideale groepscommunicatie lopen er communicatielijnen tussen élke twee medewerkers. Dit betekent dus ook dat ideale groepscommunicatie met één persoon meer steeds complexer wordt. Bij communicatie tussen twee personen loopt er maar één communicatielijn. Bij drie personen zijn dit er drie. Bij vier personen opeens al zes en bij vijf al tien. Om bij een groep van tien nog een elfde deelnemer uit te nodigen, maakt dat er opeens tien extra communicatielijnen (vijfenvijftig in totaal) nodig zijn om echt effectief als groep te communiceren, in plaats van de vijfenveertig lijnen bij een groep van tien personen.
Non-verbaal
door elkaar
De bol wol is overigens ook een effectief middel om te voorkomen dat mensen door elkaar praten. Iemand mag immers alleen praten als hij de bol vastheeft. Wil hij het woord, dan moet hij dit non-verbaal duidelijk maken.