8.5 Aan de vergadertafel
Hoewel de ene OR meer vergadert dan de andere, bestaat het overgrote deel van het medezeggenschapswerk uit overleg. Het is daarom belangrijk om ook voor de vergaderingen – of dat nu een interne OR-vergadering, achterban- of overlegvergadering is – zo efficiënt en doelmatig mogelijk te werk te gaan.
8.5.1 De OR-vergadering
voorwaarden
Iedere OR vergadert op zijn eigen manier. Toch zullen ze – als het goed is – veel op elkaar lijken. De WOR geeft in artikel 14 namelijk een aantal voorwaarden waaraan OR-vergaderingen moeten voldoen. Als het goed is, vindt u deze voorwaarden ook terug in het reglement van uw OR.
Sla uw OR-reglement er eens op na. Welke bepalingen zijn daarin opgenomen met betrekking tot vergaderen? Houd het lijstje van artikel 14 van de WOR er eens naast. Mist u nog zaken die wel in het reglement thuishoren? Zo ja, maak dit dan bespreekbaar.
voorbereiding
brainstormen
Eén van de belangrijkste voorwaarden van vruchtbaar overleg is een goede voorbereiding. Dat is volgens het spreekwoord tenslotte het halve werk. Zorg er daarom voor dat bij ieder agendapunt is vermeld wat er van u en de anderen wordt verwacht. Mag u brainstormen, moet u een oordeel of mening hebben of gaat de OR zelfs besluiten nemen?
Voorbereidingscommissie
Het werkt het beste als elk vergaderpunt is voorzien van alle relevante informatie. Knopen kunnen dan effectief worden doorgehakt. Dit is één van de taken van een voorbereidingscommissie. U beschikt dan allen over dezelfde input. Besluiten nemen gaat sneller en de eensgezindheid is groter.
OR-commissie
Mocht u een agenda ontvangen waar u vragen bij heeft, stel deze dan voor de vergadering. Een tip die kennis en vertrouwen oplevert: vraag de bestuurder eens naar zijn vergaderervaringen in het MT. Zo kunt u van elkaar leren.
8.5.2 De commissievergadering
instellingsbesluit
hoogtepunt
Als lid van een OR-commissie is het van belang dat u weet wat er van u wordt verwacht. Welke onderwerpen of thema’s behandelt de commissie? Waarop ligt de focus? Dat hoort de OR in het instellingsbesluit van de commissie op te nemen. Om het werk zakelijk en effectief te doen, benoemt men in een commissie een voorzitter en secretaris. U maakt vaste afspraken over de planning van het werk en over de wijze van rapporteren aan de voltallige OR. Afhankelijk van het onderwerp kan een commissie de taak hebben om een analyse te doen, iets te controleren of handhaven, informatie en meningen te verzamelen, overleg te voeren, een netwerk op te bouwen of een standpunt voor te bereiden. Veelvoorkomende commissies zijn:
- VGW(M)-commissie;
- Pensioencommissie;
- Verkiezingscommissie;
8.5.3 De overlegvergadering
spreekuur
gelijkwaardigheid
Veel OR’en beschouwen de overlegvergadering als hét hoogtepunt van de medezeggenschap. Toch wijst de praktijk vaak anders uit. Bereidt u zich onvoldoende voor, dan krijgt het overleg al snel het karakter van een veredeld spreekuur. Het is daarom belangrijk om heldere voorwaarden te scheppen.
De Wet op de ondernemingsraden bepaalt!
invloed
De WOR bevat de volgende bepalingen die de gelijkwaardigheid van de overlegpartners benadrukken:
- De bestuurder en voorzitter van de OR zitten om beurten de vergadering voor, tenzij ze anders afspreken.
- De OR-secretaris is ook secretaris van het overleg, tenzij anders afgesproken.
- Bij de secretaris van het overleg, kan zowel de bestuurder als de OR agendapunten aanmelden.
- Het verslag van het overleg moet goedkeuring krijgen van OR én bestuurder.
- De OR en bestuurder spreken af hoe en wanneer ze vergaderen en hoe ze de agenda en het verslag verspreiden.
tactiek
Dat u vooral invloed uitoefent buiten de overlegvergadering om, weet u inmiddels wel. Besluiten en beïnvloeding gebeuren vooral informeel. Toch is de overlegvergadering belangrijk. Uw inbreng en die van de bestuurder worden vastgelegd. Dit formele gebeuren heeft zijn effecten op de relatie maar ook op toekomstig beleid. Een goede inhoudelijke voorbereiding is de eerste tip. Maar bespreek onderling ook welke tactiek de OR gebruikt om zijn punten te maken.
willekeurig
Leg samen met uw mederaadsleden vast hoe de ideale structuur van de overlegvergadering eruit zou moeten zien voor uw organisatie. Gebruik hierbij de vaktool ‘Het ideale vergadermodel van een OR’. Deze vindt u op rendement.nl/ordossier of op rendement.nl/ordossier.
status
Schat in wat de bestuurder bij een willekeurig agendaonderwerp zal gaan zeggen. De meeste invloed heeft degene die het initiatief neemt. Zorg er dus voor dat u bij belangrijke onderwerpen, schriftelijk uw inbreng presenteert. De tekst op papier heeft een status en is leidend.