8.3 De OR-werkwijze formaliseren
schriftelijk
Omdat uw OR niet dagelijks bijeenkomt en de overlegvergaderingen met de bestuurder nog veel minder vaak plaatsvinden, is het slim om gebruik te maken van andere manieren dan vergaderen. Zo ‘vergadert’ de Tweede Kamer grotendeels schriftelijk. Door vragen te stellen en deze op papier beantwoord te krijgen. Het is goed om samen met uw mederaadsleden na te denken over alternatieve vormen die juist voor uw raad en uw organisatie werkbaar zijn.
Informatievoorziening
kwartaalcijfers
Afspraken over vaste momenten van geïnformeerd worden helpen u ook bij uw OR-taken. Spreek met uw bestuurder af dat hij de verslagen van MT-vergaderingen naar de OR stuurt. Zo bent u snel op de hoogte. Hetzelfde kunt u formaliseren rond agenda’s en verslagen van alle werkoverleggen en bijvoorbeeld de kwartaalcijfers.
Zet op een rij welke (in)formele afspraken er binnen de OR en in het overleg met de bestuurder gelden. Maakt u dat lijstje volledig, dan kunt u dat de komende jaren als richtlijn gebruiken. Dat is ook prettig voor de OR-leden die straks het stokje van u overnemen.
jaaragenda
U kunt ook met de bestuurder een jaaragenda afspreken waar tenminste twee keer een artikel-24-overleg plaatsvindt (bij de begroting en bij het jaarverslag). En waarin u de volgende onderwerpen ten minste één keer per jaar met de bestuurder bespreekt.
8.3.1 Het planmatig beheren van de medezeggenschap
Uw OR heeft recht op alle faciliteiten die nodig zijn om uw medezeggenschapswerk goed te kunnen doen. Hetzelfde geldt voor de benodigde tijd. Dit recht is verankerd in de artikelen 17 en 18 van de WOR. Toch zult u merken dat het in de praktijk niet zo simpel werkt. Dat maakt een goede planning des te belangrijker.
Jaaragenda
hoofdzaken
In hoofdstuk 6 heeft u gelezen hoe u speerpunten bepaalt en hoe u de taken verdeelt en commissies instelt. Om te voorkomen dat u verzandt in alle te bespreken punten, eventuele actualiteiten en incidenten is het slim om een jaaragenda op te stellen voor de hoofdzaken. Daarmee houdt u de focus op de grote lijnen.
Stel een jaaragenda op met belangrijke OR-momenten. Verdeel die in maandagenda’s. Die helpen ook de commissies hun focus te behouden. Maak vervolgens weekagenda’s met daarop de afgesproken activiteiten. Op rendement.nl/ordossier vindt u een voorbeeldjaaragenda.
contact
OR-werk bestaat niet alleen uit vergaderingen. Plan ook extra tijd in voor lezen, studeren, netwerken, schrijven van rapportages en overig contact in en buiten de organisatie.