7.3 Externe kandidaten afwijzen
moment
De manier waarop u een externe kandidaat afwijst, is afhankelijk van het moment waarop dat gebeurt gedurende de sollicitatieprocedure. Als u iemand afwijst op basis van zijn reactie op de vacature, volstaat een schriftelijke afwijzing.
7.3.1 Schriftelijke afwijzing
reden
U kunt een standaardbrief gebruiken, maar netter is het om kort toe te lichten waarom u diegene niet heeft uitgenodigd. Heeft u erg veel reacties gekregen, dan zullen er waarschijnlijk soortgelijke redenen zijn om sollicitanten af te wijzen. In dat geval kunt u alsnog een standaardmail versturen naar een grote groep, uitleggen waarom u het zo aanpakt – iedereen afzonderlijk een motivering sturen is bijvoorbeeld onmogelijk binnen korte tijd – en in een korte opsomming benoemen welke redenen u had om de sollicitanten af te wijzen. Uiteindelijk zal elke sollicitant zich bij één of meerdere redenen aangesproken voelen.
Toelichting bespreken
afwijzingsbrief
U kunt eventueel bij sommige sollicitanten, die het nét niet gered hebben, aangeven dat ze u kunnen benaderen voor een verdere toelichting. Daarmee laat u de kandidaten met een goed gevoel achter. Voorbeelden van een afwijzingsbrief vindt u op rendement.nl/hrdossier.
Laat sollicitanten niet te lang wachten op een reactie. In de NVP Sollicitatiecode is afgesproken dat als een sollicitant niet geschikt blijkt, hij binnen twee weken na dit besluit een gemotiveerde reactie krijgt.
7.3.2 Mondelinge afwijzing
Op een later moment in de sollicitatieprocedure, bijvoorbeeld na een eerste gesprek, is een schriftelijke afwijzing afstandelijk. Er hoeft geen afwijzingsgesprek plaats te vinden, maar een telefonische afwijzing is wel het minste dat u kunt doen. U kunt uw redenen dan toelichten en meteen eventuele vragen beantwoorden.
talentenpool
Als een kandidaat nipt is afgevallen, kunt u vragen of u deze persoon in uw talentenpool mag opnemen. Geef alleen geen valse hoop en vraag dit alleen als u weet dat er op korte termijn een vacature ontstaat die bij hem past.
Zonder een zorgvuldige afwijzing loopt u het risico dat boze en teleurgestelde sollicitanten hun onvrede uiten op social media. Dat is natuurlijk niet goed voor het imago van uw organisatie.