7.3 Terug naar de tekentafel
gedemotiveerd
Gaat er iets echt verkeerd bij de uitvoering van een POP, of raakt de medewerker helemaal gedemotiveerd, dan is het waarschijnlijk zaak om nog eens goed naar het ontwikkelingsplan zelf te kijken. Op zijn minst zal de medewerker delen van zijn plan moeten bijstellen.
7.3.1 Tijdig bijstellen
doormodderen
Merkt u dat een medewerker vastloopt bij de uitvoering van zijn POP? Wacht dan niet te lang met ingrijpen! Als een medewerker te lang doormoddert, blijft er van zijn motivatie vaak niets meer over. Dan wordt het des te moeilijker om daarna toch positief te blijven en weer met volle inzet door te gaan.
verzuren
frustratie
overstappen
Ook is het mogelijk dat bepaalde zaken niet meer bij te sturen zijn als u niet tijdig ingrijpt. Verzuurt de relatie tussen een medewerker en bijvoorbeeld zijn coach te zeer, dan is de benodigde vertrouwensband waarschijnlijk niet meer te herstellen. Hij moet dan opnieuw een coachingstraject bij iemand anders starten. Dan levert frustratie, vertraging en hoge kosten op. Merkt een medewerker dat een opleiding niet naar wens verloopt, dan kan hij in de beginfase soms nog bijsturen. Hij kan overstappen naar een andere opleiding of extra tijd vrij maken om te studeren. Wacht hij echter te lang, kan hij waarschijnlijk helemaal opnieuw beginnen met dezelfde of een andere opleiding.
Moedig medewerkers als ze beginnen met de uitvoering van een POP nadrukkelijk aan om zo snel mogelijk aan de bel te trekken als ze tegen echte problemen aanlopen.
7.3.2 Delen aanpassen
oorzaak
Wilt u gericht kunnen ingrijpen, dan moet u eerst weten wat er precies fout is gegaan en wat de oorzaak daarvan was. Anders is de kans groot dat u te veel of de verkeerde zaken aanpast. Meestal is het bij problemen namelijk helemaal niet nodig om het volledige POP te wijzigen.
Tijdspad
deadlines verschuiven
Bepaalde wijzigingen zijn vrij simpel door te voeren. Denk bijvoorbeeld aan het aanpassen van het tijdspad en verschuiven van deadlines. Let wel altijd goed op de gevolgen die dat heeft voor de rest van het plan. De medewerker kan bijvoorbeeld de deadline van de eerste actie naar achteren schuiven. Maar kan hij dan wel tijdig met de volgende acties beginnen, of moeten ook die worden uitgesteld? Is het problematisch als de medewerker zijn einddoel daardoor later bereikt?
Acties en hulpmiddelen
niet het juiste resultaat
toegevoegde waarde
Wat ook geregeld voorkomt, is dat bepaalde geplande acties of hulpmiddelen niet het juiste resultaat lijkt op te leveren. Een medewerker merkt bijvoorbeeld dat hij met begeleiding op de werkvloer weliswaar meer ervaring krijgt in bepaalde taken, maar dat hij toch een bepaalde theoretische basis mist. Dan is het een optie om alsnog te kijken naar een opleiding of een korte cursus. Of een medewerker dacht dat hij met zelfstudie snel meer kennis zou opdoen, maar hij merkt dat hij die kennis in de praktijk niet goed kan toepassen. Dan is misschien een klassikale opleiding of bijvoorbeeld een meer praktische training een goede toevoeging of vervanging. Soms lijkt een bepaalde actie achteraf eigenlijk weinig toegevoegde waarde te hebben. Dan kunt u samen overwegen om die actie gewoon te schrappen, zodat de medewerker zich op andere zaken kan richten. Bedenk dat dit ook kan leiden tot andere aanpassingen, bijvoorbeeld in het tijdspad.
Begeleiding
nieuwe afspraken
Mogelijk werken de insteek van het plan en de acties wel heel goed, maar meent de medewerker dat hij gebaat is bij andere begeleiding. Dan kunt u samen kijken wat er anders of beter kan, en daarover nieuwe afspraken opnemen in het plan.
Doelen
ingrijpend wijzigen
Met een goede voorbereiding kan de medewerker meestal de juiste doelen stellen. Maar ook dat gaat soms mis. Ook kunnen de omstandigheden veranderen en wil de medewerker daarom nieuwe doelen stellen. Dan moet hij het POP ingrijpend wijzigen. De meeste acties, het tijdspad en de begeleiding zijn immers allemaal op die doelen afgestemd. Past de medewerker de d0elen van het POP aan, dan volgen daaruit waarschijnlijk veel meer aanpassingen.
Aanpassingen duidelijk opnemen in het POP
Besluit de medewerker om zijn POP-traject aan te passen, vraag hem dan om die wijziging in het POP op te nemen. Het is niet de bedoeling de oude situatie ‘uit te wissen’ en te doen alsof de nieuwe keuze altijd al het plan was. Van iedere bijstelling van het POP kunt u beiden immers weer leren. Zorg dat er duidelijk in komt te staan wat er precies gewijzigd is en wat de reden daarvan is.
7.3.3 Opnieuw beginnen
knelpunten
Zoals in de paragraaf hiervoor is besproken, kunt u het beste met de medewerker gericht die delen van het POP aanpassen waar de knelpunten zitten. Soms is dat echter niet goed mogelijk. Dan geldt voor het gehele POP: terug naar de tekentafel. Heel vervelend, maar dat is altijd nog beter dan blijven aanmodderen met een plan dat waarschijnlijk nooit succesvol uitgevoerd kan worden. Dat is pas écht demotiverend!
Nieuwe doelstellingen
verkeerd einddoel
heroverwegen
Eén knelpunt is vaak het beste op te lossen met een geheel nieuw plan. Dit is het geval als de medewerker zichzelf gewoon echt een verkeerd einddoel heeft gesteld. Stel, een medewerker heeft als doel zich om te scholen naar een ander vak. Halverwege het POP-traject komt hij erachter dat hij eigenlijk heel weinig plezier beleeft aan het vak, of dat hij bepaalde zaken gewoonweg niet onder de knie krijgt. Dan moet hij zijn doelstellingen heroverwegen. Ziet hij af van de doelen, dan is het goed om een nieuw POP op te stellen.
Door opnieuw te beginnen is het nieuwe inzicht niet alleen een teleurstelling, maar ook een nieuwe kans op ontwikkeling. De medewerker kan met andere doelstellingen aan de slag.
Andere aanpak
veeleisende methode
Ook als de medewerker nog altijd achter zijn doelen staat, maar concludeert dat zijn hele aanpak niet werkt, is dat reden om een heel nieuw POP op te stellen. De medewerker realiseert zich bijvoorbeeld dat hij te veel hooi op zijn vork heeft genomen en dat andere, minder veeleisende methoden succesvoller kunnen zijn. Of hij vindt dat de gekozen weg toch niet bij hem past. Een nieuwe aanpak zal betekenen dat vrijwel het hele plan verandert. Opnieuw beginnen biedt dan vooral duidelijkheid.