2.2 Nieuwe werkwijze introduceren
aandacht
opgedane ervaringen
Als u de doelstellingen uit de doeken heeft gedaan, kunt u het persoonlijk ontwikkelingsplan zelf introduceren. Zeker als medewerkers nog nooit een POP hebben opgesteld, is het belangrijk om daar voldoende aandacht aan te besteden. Maar dit geldt ook als medewerkers in het verleden bij uw – of een andere – organisatie al eens met een POP hebben gewerkt. Dit instrument opnieuw introduceren kan in het verleden opgedane minder positieve ervaringen vaak goed verzachten. Zo zijn medewerkers eerder bereid om het POP toch weer een eerlijke kans te geven.
2.2.1 Het POP uitleggen
praktisch plan
drie jaar
Om te beginnen moet u duidelijk uitleggen wat een POP is, wie erbij betrokken zijn en wat erin komt te staan. Een POP is een praktisch plan voor de ontwikkeling van een medewerker in de context van bredere organisatieontwikkeling. Hierbij wordt meestal zo’n één tot drie jaar vooruit gekeken. Eerst bepaalt de medewerker wat zijn doelen zijn. In het plan van aanpak in het POP neemt hij de middelen waarmee hij die doelen wilt bereiken. Dit plan bestrijkt meestal maximaal drie jaar, afhankelijk van de beoogde ontwikkeldoelen en de middelen die de medewerker wil inzetten.
opdracht
Naast de inhoud gaat u in op de rolverdeling. Het ontwikkelingsplan gaat over de ontwikkeling van de medewerker; het is zíjn document, en hij moet het daarom ook opstellen. Dat betekent natuurlijk niet dat hij simpelweg de opdracht krijgt ‘Stel een POP op’, en vervolgens aan zijn lot wordt overgelaten.
De leidinggevende legt uit aan welke ontwikkelingen de organisatie behoefte heeft, begeleidt de medewerker bij het vaststellen van zijn ontwikkeldoelen en biedt middelen aan die de medewerker hierbij helpen. Ook bewaakt hij het budget dat beschikbaar is voor ontwikkeling.
2.2.2 Aanspreken op verantwoordelijkheid
waardevol
Wilt u het werken met persoonlijke ontwikkelingsplannen goed introduceren bij medewerkers, dan is het zaak om hun eigen verantwoordelijkheid te benadrukken. Medewerkers krijgen veel steun, maar ze hebben ook een eigen verantwoordelijkheid om waardevol te blijven voor de organisatie én buiten de organisatie.
beoordeling
Zorg er wel voor dat u dit op een positieve manier insteekt. Mensen bang maken is niet productief: u bereikt geen optimale resultaten als mensen een POP invullen omdat ze bang zijn voor een slechte beoordeling. Het POP is een middel, géén doel. U laat medewerkers niet met een POP werken omdat ze niet voldoen aan de eisen van de organisatie. U doet het omdat de medewerkers met behulp van dit instrument de organisatie samen verder kunnen helpen.
2.2.3 Vertrouwen en steun geven
hun best doen
Als u mensen aanspreekt op hun eigen verantwoordelijkheid, moet daar iets tegenover staan. U moet medewerkers het vertrouwen geven dat ze hun best doen en zelf heel wat kunnen bereiken. Geef ook aan dat u ze hierbij zult ondersteunen waar nodig, en hoe u dat kunt doen.
Ondersteunen waar nodig
advies
Medewerkers zijn in eerste instantie zelf verantwoordelijk voor hun ontwikkelingsplan. Het is zaak dat u niet meteen al probeert uw medewerkers in een bepaalde richting te sturen of oplossingen voor problemen en knelpunten aan te reiken. Voor de meeste (zelfstandige) medewerkers is het goed om ze te laten weten dat u bereid bent mee te denken en te ondersteunen als ze daarom vragen. Zo zoeken ze eerst zelf naar oplossingen. Het is wel zaak dat ze weten dat u het niet als falen ziet, als ze inderdaad aankloppen voor hulp. Erkennen dat je hulp of advies nodig hebt, is immers óók verantwoordelijkheid nemen!
De baas betaalt
budget
Naast advies, meedenken en praktische hulpmiddelen, hebben medewerkers vaak ook financiële steun nodig voor hun plannen. Zo willen ze graag dat de baas hun opleiding betaalt. Maar ook begeleiding op de werkvloer door een ervaren collega kost vaak dure uren. Het is dus belangrijk dat u weet wat het budget is en met de medewerker samen nadenkt over manieren om dit optimaal te benutten. Deze hulp heeft de medewerker in ieder geval van u nodig.