1.3 Het collectief dossier
personeelsbestand
In een collectief dossier kunt u de gegevens kwijt die betrekking hebben op het totale personeelsbestand. U kunt hierbij denken aan gegevens over ziekte en re-integratie van werknemers, zoals ziek- en hersteldmeldingen, en aan vakantiegegevens, zoals aanvraagformulieren en goedkeuringen. Vooral voor grote organisaties is het bijhouden van een collectief dossier nuttig om overzicht te houden op de algemene personeelszaken.
De gegevens over verzuim door werknemers kunt u uiteraard ook kwijt in de individuele personeelsadministratie, maar veel organisaties kiezen ervoor om deze ook bij elkaar in een collectief dossier of het personeelsinformatiesysteem te bewaren.
(Digitale) ordners
aparte (digitale) ordners
hoge eisen
verzuimcijfers
goed verloop
Wat betreft het collectieve dossier kunt u ervoor kiezen om de diverse onderwerpen te rangschikken in aparte (digitale) ordners, bijvoorbeeld:
- Kopie stamkaarten: het is handig om kopietjes te maken van de stamkaarten van werknemers. Op die manier heeft u alle informatie snel bij de hand. Heeft uw organisatie een digitaal systeem, dan kunt u op deze manier eenvoudig informatie over het personeel opvragen, zoals bijvoorbeeld de gemiddelde leeftijd.
- Ziek- en hersteldmeldingen: de Wet verbetering poortwachter stelt hoge eisen aan uw organisatie rond ziekte en re-integratie van werknemers. Zo moet u twee jaar lang het loon doorbetalen van een zieke werknemer en komen de kosten voor zijn re-integratie voor rekening van de organisatie. Om zicht te krijgen en te houden op de verzuimcijfers, is het nuttig om een registratie bij te houden van het ziekteverzuim in uw organisatie. In het collectief dossier heeft u geen inzicht in medische gegevens – dat mag per slot van rekening ook niet (zie onderstaand kader) – maar u krijgt bijvoorbeeld wel een idee van de lengte van de ziekmeldingen.
- Vakantiekaarten per werknemer: voor een goed verloop van de vakantieplanning is het noodzakelijk om duidelijk zicht te hebben op de periodes waarin werknemers op vakantie gaan. In het collectieve dossier kunt u de verschillende planningen netjes naast elkaar leggen. Ook vakantie- en verlofaanvragen en goedkeuringen kunt u hier kwijt.
Deze gegevens mogen niet worden opgenomen
medische gegevens
bijzondere gegevens
Welke gegevens horen vanwege de privacyregels niet thuis in de personeelsadministratie van uw organisatie?
- medische gegevens (die zijn alleen toegankelijk voor de bedrijfsarts of arbodienst en de werknemer zelf, tenzij het noodzakelijk is dat anderen binnen de organisatie op de hoogte zijn, zoals bij een werknemer die astma of epilepsie heeft);
- gegevens over contacten met justitie, voor zover deze niet van belang zijn voor de arbeidsrelatie;
- bijzondere persoonsgegevens, zoals geloofsovertuiging, ras, seksuele geaardheid, politieke voorkeur en lidmaatschap van een vakvereniging.
Meer informatie over privacy rond de verwerking van persoonsgegevens vindt u in hoofdstuk 4.