1.1 Het personeelsdossier

In het personeelsdossier kunt u de individuele personeelsgegevens handig ordenen. Denk aan zaken als arbeidsovereenkomsten, beoordelingen, schriftelijke afspraken over arbeidsvoorwaarden, loongegevens en informatie over de loopbaan van de werknemers.

Gegevens verzamelen

terughoudendheid

Welke documenten horen thuis in een goede personeelsadministratie? In de eerste plaats is het goed om te weten dat u met het verzamelen van persoonsgegevens een zekere mate van terughoudendheid in acht moet nemen. Dit wil zeggen dat u niet meer gegevens mag bewaren dan nodig is voor een goede uitvoering van het contract (zie ook hoofdstuk 4).

informeren

Daarnaast moet uw organisatie de werknemers altijd laten weten dat er persoonsgegevens worden verzameld. Het is verder gebruikelijk om het personeel te informeren over welke gegevens er precies van hen worden bewaard en wat daarmee wordt gedaan.

Rompslomp

vóór begin dienstverband

In feite begint de dossiervorming al voordat een werknemer daadwerkelijk aan de slag gaat. Sollicitatiebrief, cv en verslagen van eventuele assessments horen in het personeelsdossier thuis, evenals een ondertekend exemplaar van de arbeidsovereenkomst. Ook moet de nieuwe werknemer zo snel mogelijk worden aangemeld bij bijvoorbeeld het pensioenfonds. Het is prettig als de administratieve rompslomp vóór het begin van het dienstverband rond is. Handel daarom tijdens of na het arbeidsvoorwaardengesprek deze zaken meteen af. U kunt dan direct een verslag van dit gesprek en de schriftelijke afspraken over de arbeidsvoorwaarden in het dossier opnemen.

Verzameling

ongestructureerd

Met de jaren krijgt een personeelsdossier uiteraard een behoorlijke omvang. Vaak is het zo dat contracten, formulieren of brieven in chronologische volgorde in het dossier terechtkomen. Met als resultaat een ongestructureerde verzameling gegevens. Om informatie snel te kunnen terugvinden, is het verstandig om een onderverdeling aan te brengen.

stamkaart

Om te beginnen behoren alle persoonsgegevens duidelijk op een zogenoemde stamkaart te staan, ook wel personeelskaart genoemd. Dit is wettelijk verplicht, omdat u hiermee snel een overzicht van de belangrijkste informatie voorhanden heeft.

afspraken

loon

vakantie

functioneren

regelingen

verzuim

overige documenten

De verdere onderverdeling in het personeelsdossier kan in de volgende rubrieken plaatsvinden:

• Persoonsgegevens: onder dit tabblad kunt u alle persoonlijke documenten van de betreffende werknemer kwijt, zoals de verplichte kopie van het identiteitsbewijs, de sollicitatiebrief, het cv, verslagen van assessments, een rapport van een psychologisch onderzoek en een (eventueel) bewijs van goed gedrag.
• Contracten: in dit onderdeel heeft u ruimte voor de aanstellingsbrieven en (ondertekende!) arbeidsovereenkomsten. Zorg ervoor dat u de voor de indiensttreding gemaakte afspraken tussen de werkgever en werknemer zo snel mogelijk vastlegt in een schriftelijke arbeidsovereenkomst. Deze moet u altijd kunnen overleggen. Verder moet u alle wijzigingen in de arbeidsovereenkomst documenteren en bewaren.
• Salarisgegevens: hier kunt u alle afspraken kwijt die zijn gemaakt over het loon en de secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een auto van de zaak en kinderopvang. Let op: de financiële gegevens en administratieve verplichtingen die om de hoek komen kijken bij het uitvoeren van de secundaire arbeidsvoorwaarden, horen thuis in het salarisdossier. Bijvoorbeeld de rittenregistratie rond de auto van de zaak (zie paragraaf 1.2).
• Werktijden: hier kunt u informatie kwijt rond gemaakte afspraken over zaken als het rooster, overwerk, opname en aanvraag van vakantie, verlof en arbeidsduurverkorting. Ook kunt u hier gegevens bewaren over de wijze van tijdregistratie, zoals een urenregistratie of kloksysteem.
• Functiegegevens: hier slaat u informatie op over de functie van de werknemer en de kwaliteit van zijn functioneren. Denk aan functieomschrijvingen, (verslagen van) beoordelingen en functioneringsgesprekken, verbeterplannen en wijzigingen in de functie. Ook de persoonlijke ontwikkelingsplannen (POP) horen hier thuis.
• Loopbaangegevens: met name als een werknemer langere tijd in dienst is, zal dit onderdeel een groot deel van het personeelsdossier in beslag nemen. U kunt hier gegevens over (financiële) regelingen omtrent studies en cursussen kwijt, evenals behaalde certificaten of diploma’s.
• Gezondheidsgegevens: hoewel u in het personeelsdossier geen medische gegevens mag bewaren, kunt u hier wél informatie kwijt over het verzuim van de betreffende werknemer, zoals de data van ziek- en hersteldmeldingen en informatie over de verzuimfrequentie. Ook verzekeringsgegevens, het actuele oordeel van de bedrijfsarts en alle correspondentie met UWV kunt u hier invoegen. Net zoals aanpassingen van de werkplek vanwege functionele beperkingen.
• Diversen: hieronder kunt u alle overige documenten administreren. Denk aan geboortekaartjes (in verband met de datum bevallingsverlof), een trouwkaart (in verband met pensioengegevens van de partner) en specifieke correspondentie met de werknemer.