10.1 Uitruil loonbestanddelen

Kiest een werknemer voor een uitruil waarbij loonbestanddelen in geld zijn betrokken, dan heeft dit gevolgen voor zijn loonstrook. Het is niet voorgeschreven hoe u de uitwerking van een cafetariaregeling precies moet weergegeven op de loonstrook. U kunt bij twijfel over uw werkwijze altijd te rade gaan bij de Belastingdienst of desgewenst afspraken met de fiscus maken over de weergave van de (gevolgen van de) cafetariaregeling op de loonstrook van uw werknemers.

Bron in geld

direct

met bedrag in mindering

De geldelijke loonbestanddelen die de werknemer als bron inzet voor de uitruil, kunt u op de loonstrook direct voor het (lagere) bedrag na uitruil opnemen of voor het oorspronkelijke bedrag met daarbij een bedrag in mindering vanwege de inzet als bron. Dit is afhankelijk van hoe u één en ander wilt presenteren op de loonstrook en hoe uw salarissysteem precies werkt.

twee manieren

Stel dat een werknemer ervoor kiest om maandelijks € 60 van zijn loon van € 2.200 uit te ruilen voor een sportschoolabonnement, dat uw onderneming door gebruik van de vrije ruimte onbelast maakt voor de werknemer. Het loon van de werknemer kan dan op de volgende twee manieren op de loonstrook komen te staan:

• maandloon € 2.140;
• maandloon € 2.200 en inzet cafetariaregeling (−) € 60.

Zeker in de tweede situatie moet uit de loonstrook duidelijk blijken dat een deel van het loonbestanddeel is uitgeruild – en het loon dus arbeidsrechtelijk is verlaagd – en dat de werknemer dat deel dus niet heeft genoten. Anders kan de belastinginspecteur bij een controle namelijk stellen dat er geen sprake is geweest van een uitruil, maar dat het loon regulier is genoten en dat er dus meer loonheffingen over hadden moeten worden berekend en afgedragen. Uw onderneming riskeert dan een naheffingsaanslag loonheffingen en eventueel een boete.

Doel in geld

nettobedragen

Als de werknemer een onbelaste vergoeding als doel kiest voor een uitruil, vermeldt u die uiteraard op de loonstrook. Dit doet u in het gedeelte met de nettobedragen, dus ná alle inhoudingen.

Ook een onbelaste verstrekking als doel kunt u op de loonstrook vermelden, maar dan uiteraard niet als uitbetaald loonbestanddeel.

over resterende bedrag

Stel dat een in Nederland woonachtige werknemer van 32 jaar oud een loon heeft van € 2.700 per maand. Deze werknemer laat de loonheffingskorting toepassen en ruilt in 2024 bijvoorbeeld € 900 van zijn eindejaarsuitkering van € 1.600 uit voor een onbelaste reiskostenvergoeding. De loonheffing wordt wat betreft de eindejaarsuitkering berekend over het resterende bedrag na uitruil (€ 700). In onderstaande tabel vindt u terug hoe de betreffende bedragen op de loonstrook van deze werknemer kunnen worden opgenomen.