6.2 Afspraken keuzeloon
op individueel niveau
Ook de afspraken rond de uiteindelijke uitruil waarvoor werknemers kiezen – of de besteding van keuzebudget – moeten uiteraard goed worden vastgelegd, op individueel niveau. Uw onderneming kan die afspraken bijvoorbeeld vastleggen in een aanvulling op de arbeidsovereenkomst. In die aanvulling moet dan allereerst worden vastgelegd waarom deze wordt opgesteld. Vervolgens legt u de details van de uitruil vast: de in te zetten bron en het te ontvangen doel.
Omschrijving
ter hoogte van welk bedrag
Voor wat betreft de door de werknemer gekozen bron moet u duidelijk omschrijven wat hij precies inzet voor de uitruil en ter hoogte van welk bedrag hij dat doet. U moet ook het door de werknemer gekozen doel duidelijk omschrijven en bijvoorbeeld aangeven of uw onderneming dit als eindheffingsloon aanwijst om er onbelast loon voor de werknemer van te maken.
Betreft het een periodieke bron (zoals maandelijks een stukje brutoloon) of een periodiek doel (zoals maandelijks extra reiskostenvergoeding), dan moet u ook de begin- en einddatum opnemen van de periode waarin de werknemer de bron inzet dan wel het doel ontvangt.
volgens het ministerie
vakantiedagen
Een omschrijving van een in te zetten bron of van een te ontvangen doel kan er volgens het ministerie van Financiën bijvoorbeeld zo uitzien:
- bron: Het overeengekomen brutoloon per maand zal per 1 juni 2024 tot 1 september 2024 worden verlaagd met een bedrag van € 200 per maand;
- doel: De werkgever zal de werknemer in verband met reiskosten een vergoeding verstrekken per 1 juni 2024 tot 1 september 2024 van € 200 per maand. De werkgever zal die vergoeding aanwijzen als eindheffingsbestanddeel ten laste van de vrije ruimte, waardoor de werknemer de vergoeding onbelast zal ontvangen.
Aandachtspunten
Bij vakantiedagen en pensioen gelden specifieke aandachtspunten rond de vastlegging qua cafetariaregeling. Als de werknemer vakantiedagen als bron of doel voor een uitruil wil gebruiken, moet daarvoor natuurlijk eerst een waarde worden bepaald. Hierover kon u al lezen in paragraaf 2.3. Het is hierbij niet alleen van belang om die waarde – of de manier waarop die waarde zal worden bepaald – van tevoren duidelijk vast te leggen, maar ook wat er bijvoorbeeld gebeurt als de werknemer in de loop van het jaar een loonsverhoging krijgt.
Verder is het van belang om bovenwettelijke vakantiedagen die aan het eind van het jaar met resterend IKB-saldo zijn aangekocht goed in uw administratie vast te leggen.
pensioen
Als uw organisatie niet afspreekt dat u de met keuzebudget aangekochte vakantiedagen uitbetaalt als de werknemer ze in het jaar van inkoop niet heeft opgenomen (zie ook paragraaf 4.3), moet u erop bedacht zijn dat u hem die dagen in de jaren erna niet alsnog mag uitbetalen!
geen deel van grondslag
Wat pensioen betreft, bepalen sommige cao’s dat niet het volledige loon van de werknemer pensioengevend is, maar dat bijvoorbeeld alleen pensioen wordt opgebouwd over de eerste twee bovenwettelijke vakantiedagen. Het loon dat die werknemers tijdens hun andere bovenwettelijke vakantiedagen ontvangen, maakt dan geen deel uit van de pensioengrondslag. Het kan in dat geval gebeuren dat een werknemer die extra loon laat uitbetalen van zijn keuzebudget, meer pensioen opbouwt dan een werknemer die zijn budget aan vakantie besteedt.
Als uw onderneming een onderscheid tussen pensioengevend en niet-pensioengevend loon hanteert, is het belangrijk om van tevoren duidelijke afspraken vast te leggen over het keuzebudget en de gevolgen van besteding ervan voor de pensioenopbouw.