6.1 Cafetariareglement
voorwaarden rond deelname
Uw onderneming is verplicht om een cafetariareglement op te stellen waarin alle voorwaarden rond deelname van werknemers aan de cafetariaregeling worden vastgelegd. U moet dit reglement schriftelijk vastleggen.
Hoe uw organisatie het cafetariareglement precies vormgeeft, is aan u om te bepalen. Hiervoor gelden geen specifieke regels: de opzet van zo’n reglement is vormvrij.
Opnemen
bepaalde onderdelen
Uw onderneming heeft de verplichting om in elk geval bepaalde onderdelen in het cafetariareglement op te nemen, voorzien van een duidelijke omschrijving. Dat is het geval voor de volgende onderdelen:
- de toekomstige keuzemogelijkheden die de werknemers hebben;
- de mogelijke fiscale en andere inkomensgerelateerde gevolgen van het uitruilen;
- de gevolgen bij eventuele uitdiensttreding.
duidelijk vastleggen
Als uw onderneming de doorwerking van een uitruil in andere loongerelateerde regelingen uitsluit (zie ook paragraaf 5.5), bent u verplicht om dat ook duidelijk in het cafetariareglement vast te leggen.
Belang van vastlegging gevolgen uitdiensttreding
Vastlegging vooraf van de gevolgen van eventuele uitdiensttreding is bijvoorbeeld van belang als een werknemer voor een uitruil zijn eindejaarsuitkering inzet, terwijl hij die op het moment van de uitruil feitelijk nog niet heeft opgebouwd. Wat zijn dan de gevolgen als hij vóór het einde van het jaar – het toekenningsmoment van de uitkering – uit dienst gaat?
tussentijds
Genoemde vastlegging is bijvoorbeeld ook van belang in de situatie dat uw onderneming het keuzebudget al aan het begin van het jaar volledig aan de werknemers toekent, in plaats van via een periodieke opbouw. Wat gebeurt er in dat geval als werknemers tussentijds uit dienst gaan en er sprake is van nog niet benut keuzebudget of als zij juist al het gehele budget vroeg in het jaar hebben uitgegeven?
hoe reglement aangeboden
Voorbeelden van de (basis)artikelen die uw organisatie in het cafetariareglement kan opnemen, zijn:
- definities;
- algemene bepalingen;
- bronnen;
- doelen;
- deelname en keuze;
- administratieve procedure.
Het is verder de keuze van uw organisatie hoe het cafetariareglement aan werknemers wordt aangeboden: als onderdeel van hun arbeidsovereenkomst of als apart aanhangsel daarbij. Op rendement.nl/salarisdossier vindt u een handig voorbeeld van een cafetariareglement, inclusief invulinstructies. Dit reglement kunt u als basis gebruiken en aanpassen en aanvullen en zo toespitsen op de specifieke situatie van uw onderneming.