7.3 Afspraken vastleggen

Omdat er vaak meerdere stakeholders zijn bij conflicten en er risico van imago- en reputatieschade is, is het goed als uw organisatie richtlijnen hanteert voor omgang met de pers. Dan weten werknemers, leidinggevenden en alle andere betrokkenen en belanghebbenden waarmee zij rekening moeten houden.

Persprotocol

goedkeuren

In een persprotocol staan afspraken met betrekking tot de perswoordvoering. Er is dan duidelijk vastgelegd wie binnen de organisatie (eind)verantwoordelijk is of zijn voor de perscontacten. In het protocol kan bijvoorbeeld staan dat:

• de perswoordvoerder van uw organisatie de media altijd te woord staat;
• de perswoordvoerder alle persberichten goedkeurt voordat ze verstuurd worden;
• de communicatieafdeling van uw organisatie altijd een ondersteunende rol speelt bij het opstellen van een persbericht en bijvoorbeeld het voorbereidende werk voor haar rekening neemt.

Andere contacten

vakbonden

context

Niet alleen de pers kan contact met uw organisatie opnemen, ook vakbonden of (lokale) politieke partijen kunnen dit doen, bijvoorbeeld om informatie te verkrijgen over de arbeidsomstandigheden of gemelde misstanden. Het is belangrijk dat uw organisatie ook met deze partijen voorzichtig is met het verstrekken van informatie. Zeker als niet duidelijk is waarvoor deze partijen de informatie opvragen en vanuit welke context.