5.2 Loonadministratie

Een belangrijk onderdeel van de personeelsadministratie wordt gevormd door de gegevens over het loon en de arbeidsvoorwaarden van de werknemers: de loonadministratie.

Rubrieken

loonheffingen afdragen

loonstaat

bewaren

Een werkgever moet per werknemer informatie bijhouden over salaris en de verschillende arbeidsvoorwaarden. Het is handig om bij de indeling van de loonadministratie vaste rubrieken aan te houden:

• Salaris en loon in natura: in deze rubriek kan een werkgever gegevens kwijt over alles waarover hij loonheffingen moet afdragen, zoals de hoogte van het salaris, periodieken, gratificaties en loon in natura (zie ook paragraaf 5.3.1 en 5.3.2). Ook informatie over belastingafdracht, loonheffingen en premies vallen onder deze categorie. En niet te vergeten het bankrekeningnummer van de werknemer.
• Periodieke loonstaten: voor iedere werknemer moet de werkgever een loonstaat aanleggen waarin hij de gegevens vastlegt die van belang zijn voor de loonheffingen. De werkgever moet de loonstaat ieder kalenderjaar aanleggen vóór de eerste loonbetaling.
• Onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen: sommige vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan werknemers hoeft een werkgever onder voorwaarden niet tot het belaste loon van de werknemers te rekenen (zie ook paragraaf 5.3.3). De werkgever moet de bijbehorende (verplichte) gegevens in de loonadministratie vastleggen.
• Beschikkingen en verklaringen: heeft een werkgever van zijn werknemer een afschrift van een beschikking of een verklaring van de Belastingdienst gekregen, dan moet hij die bewaren bij de loonadministratie.
• Eindheffing: voor bepaalde vormen van het loon wordt de loonbelasting/premie volksverzekeringen geheven in de vorm van een eindheffing. Bij de loonadministratie moet een werkgever de gegevens administreren van de loonbestanddelen waarop eindheffing wordt toegepast.