6.1 Cafetariaregeling

uitruilen

fiscaal ­voordeel

Een cafetariaregeling komt erop neer dat werknemers belast loon uitruilen voor onbelast loon (of vrije tijd), en daarbij fiscaal voordeel genieten. Dit geldt bijvoorbeeld als een werknemer een stukje van zijn brutoloon in geld ruilt voor een onbelaste vergoeding of verstrekking. Meestal levert dit ook een fiscaal voordeel op voor de organisatie, omdat er minder premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing ZVW verschuldigd is als het belastbare loon lager is.

Regels

Het is aan de werkgever om te bepalen welke arbeidsvoorwaarden precies voor een uitruil in aanmerking komen en welke regels er bij een uitruil gelden. Hierbij is het belangrijk om rekening te houden met de arbeidsrechtelijke regels, fiscale regels en een eventuele collectieve arbeidsovereenkomst (cao). Het is aan de werknemer om voor een deel van zijn loon zelf te bepalen in welke vorm en op welk moment hij het geniet.

6.1.1 Bronnen

beperkingen

minimumloon

Fiscaal gezien zijn alle belaste loonbestanddelen in te zetten in een cafetariaregeling, maar arbeidsrechtelijk gelden er diverse beperkingen (zie ook paragraaf 6.1.3). De werkgever bepaalt zelf welke belaste bronnen – binnen deze grenzen – werknemers uiteindelijk kunnen kiezen, bijvoorbeeld:

• brutomaandloon (deels): het loon over alle gewerkte uren in totaal mag na het uitruilen niet onder het voor hem geldende minimumloon op grond van de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (WML) komen;
• vakantiebijslag: werknemers mogen ervoor kiezen om hun gehele vakantiebijslag in te zetten voor het uitruilen;
• eindejaarsuitkering: het is belangrijk dat de werknemer op het moment van genieten nog aan de voorwaarden ervoor voldoet;
• tantième;
• provisie;
• onregelmatigheidstoeslag;
• bonus;
• bovenwettelijke vakantiedagen: werknemers moeten de beschikking houden over hun wettelijke vakantiedagen. Die dagen moeten ze daadwerkelijk vrij kunnen zijn.

6.1.2 Doelen

In een cafetariaregeling kunnen organisaties bijvoorbeeld de volgende doelen opnemen:

• een computer;
• een fiets;
• een fitnessabonnement;
• gereedschap;
• kinderopvang;
• mobiele communicatiemiddelen;
• een reiskostenvergoeding;
• scholing;
• vakantiedagen;
• vakbondscontributie.

Kostenneutraal

gevolgen

Ook al is de uitruil kostenneutraal voor de werkgever, dit wil niet zeggen dat hij er geen gevolgen van ondervindt. Een en ander is afhankelijk van het keuzeloon dat werknemers kiezen. Bijvoorbeeld bij de keuze voor extra vakantie kan dit planningstechnische gevolgen hebben voor de organisatie en de andere werknemers. En als werknemers een doel kiezen waarvoor onderbrenging in de vrije ruimte nodig is om het onbelast aan hen te kunnen uitdelen, dan gaat dat dus ten koste van de vrije ruimte van de organisatie (zie hiervoor uitgebreider paragraaf 6.1.4).

6.1.3 Voorwaarden

toekomstig loon

Aan een cafetariaregeling zijn de nodige voorwaarden verbonden. Zo mag een organisatie alleen toekomstig loon uitruilen en moet ze rekening houden met de wettelijke regels rond arbeidsvoorwaarden.

Realiteitswaarde

nieuwe ­afspraken

Bovendien moet de uitruil zogenoemde realiteitswaarde hebben en moet er daadwerkelijk sprake zijn van een wijziging van een afgesproken beloning en niet van puur een besteding van het afgesproken loon. De realiteitswaarde houdt kort gezegd in dat een organisatie nieuwe (structurele) afspraken maakt over de arbeidsvoorwaarden met de werknemer: er wordt feitelijk een nieuwe arbeidsovereenkomst gesloten.

schriftelijk

In de praktijk vindt de Belastingdienst dat een realiteitswaarde aannemelijk is als de nieuwe afspraken over de arbeidsvoorwaarden schriftelijk met de werknemer zijn overeengekomen en de gevolgen hiervan doorwerken in andere loonbestanddelen waar het verlaagde loonbestanddeel deel van uitmaakt. Een wijziging van de overeengekomen beloning vanwege een incidentele afwijkende besteding van het loon heeft geen realiteitswaarde. Niet bij elke situatie van het uitruilen van (een deel van) belast loon is er dus sprake van een cafetariaregeling.

Schriftelijk

De werkgever is verplicht om een cafetariareglement op te stellen waarin hij alle voorwaarden rond deelname van werknemers aan de regeling vastlegt. Hij moet dit reglement schriftelijk vastleggen. Het is aan de werkgever om te bepalen hoe hij het cafetariareglement aanbiedt aan werknemers: als onderdeel van de arbeidsovereenkomst van de werknemers of als apart aanhangsel.

Vormvrij

onderdelen terugkomen

De opzet van het cafetariareglement is vormvrij; dit betekent dat een organisatie zelf mag bepalen hoe ze het reglement vormgeeft. Er zijn wel bepaalde onderdelen die in elk geval duidelijk omschreven in het reglement moeten terugkomen:

• de toekomstige keuzemogelijkheden die de werknemers hebben;
• de mogelijke fiscale en andere inkomensgerelateerde gevolgen (zie paragraaf 6.1.4) van het uitruilen;
• de gevolgen bij eventuele uitdiensttreding.

6.1.4 Fiscale gevolgen

Werknemers kunnen met een cafetariaregeling belaste bronnen (zie paragraaf 6.1.1) ruilen tegen onbelaste doelen (zie paragraaf 6.1.2). Fiscaal gezien zijn alle vormen van onbelast loon in te zetten als doel in een cafetariaregeling. Dat kan inhouden dat een organisatie het specifieke doel als eindheffingsloon moet aanwijzen (doel valt daardoor in de vrije ruimte) om er onbelast loon voor de werknemer van te maken.

Vrije ruimte

eindheffing

Een werkgever kan de beschikbare vrije ruimte gebruiken om onbelast vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen te doen aan werknemers. In 2023 bedraagt de vrije ruimte 3% over de fiscale loonsom van een organisatie tot en met € 400.000. Over de fiscale loonsom boven de € 400.000 is dat 1,18%. Geldt er voor het betreffende doel een gerichte vrijstelling, dan snoept de aanwijzing als eindheffingsloon niets af van de vrije ruimte van de organisatie. Bij overschrijding van de vrije ruimte komt de belastingheffing over het bovenmatige in de vorm van eindheffing van 80% voor rekening van de organisatie.

Gebruikelijkheidstoets

30% afwijken

Bij het gebruik van de vrije ruimte door een organisatie zal de Belastingdienst er scherp op zijn dat het aanwijzen van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen gebruikelijk is. De Belastingdienst heeft hierbij aangegeven dat (in redelijkheid) aangewezen eindheffingsloon van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar in elk geval als gebruikelijk wordt beschouwd. In dat geval speelt de gebruikelijkheidstoets dus niet en hoeft een organisatie zich geen zorgen te maken over naheffingen. Is het toetsen op gebruikelijkheid wel nodig, dan kijkt de fiscus of het als eindheffingsloon aanwijzen van de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van een bepaalde omvang hooguit 30% afwijkt van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk eindheffingsloon is.