5.3 Hoe pakt u het aan?

weerstand

draagvlak

Voordat u met de inrichting van flexplekken aan de slag gaat, moet u zich afvragen of uw organisatie of de afdeling die flexibel moet gaan werken zich wel leent voor deze vorm van werken. Het is van belang dat u vooraf weet wat de kansen zijn en of de flexaanpak winst oplevert. Zijn er weerstanden die u eerst moet overwinnen? Begin met de sleutelfiguren te interesseren, zoals uw werkgever en de directe leidinggevenden. Zij weten veel van de dagelijkse bedrijfsprocessen en kunnen het benodigde draagvlak creëren. Bij het wel of niet invoeren van flexplekken zijn twee zaken belangrijk:

• mens en organisatie;
• informatietechnologie en faciliteiten.

5.3.1 Mens en organisatie

beoordelen

onderzoek

aansluiten

Alleen als u weet wat de verwachtingen en mogelijkheden zijn van werkgever en werknemer, kunt u beoordelen of flexwerken een kans van slagen heeft. Dat vraagt om een gedegen onderzoek. U kunt bijvoorbeeld werknemers interviewen of hen vragen om vragenlijsten in te vullen. Luister naar de werknemers en houd rekening met de differentiatie en werkzaamheden per afdeling. Het is essentieel dat het werk en de werkomgeving op elkaar aansluiten.

Wel en niet geschikt

Administratieve en bepaalde serviceverlenende diensten zijn over het algemeen geschikt voor flexwerken. Zolang het niet uitmaakt waar de medewerker zit en hij veilig op het netwerk kan inloggen, is er geen probleem. Het wordt al anders als twee collega’s in elkaars nabijheid moeten samenwerken of als de cliënt gemakkelijk de weg naar de dienstverlener moet kunnen vinden. Een laboratorium, werkplaats of onderzoeksruimte is bijvoorbeeld niet gemakkelijk te ‘flexen’.

5.3.2 Informatietechnologie en faciliteiten

technische ondersteuning

Slechts weinig gebouwen zijn op voorhand geschikt voor flexwerken, zodat nieuwe ontwerpen en ingrijpende verbouwingen vaak nodig zijn. Let erop dat u geen flexplekken aanbiedt zonder de vereiste technische ondersteuning en zonder voldoende concentratiewerkplekken. Anders is de kans aanwezig dat uw medewerkers een grotere mentale belasting ervaren, omdat het meer moeite kost dan eerst om het werk goed uit te voeren en af te krijgen.

capaciteit

Alleen als de nieuwe werkruimte een uitstekende werkomgeving biedt die past bij het soort werk dat uw medewerkers er moeten doen, kunt u klachten van medewerkers voorkomen. Denk er verder aan dat uw automatisering voor het toekomstige flexpleknetwerk up-to-date is en dat het netwerk voldoende capaciteit biedt om de diverse flexplekken optimaal in te richten.

5.3.3 Tips

goede 
communicatie

onmisbare informatie

thuis

kritisch

Als u flexplekken wilt invoeren, betrek werknemers er dan bij en vraag goed door naar hun wensen. Neem ideeën en opvattingen van werknemers serieus. Drukt uw werkgever er iets door zonder goed overleg, dan is er een kans dat de werknemers de hakken in het zand zetten. Dit voorkomt u door goede communicatie. U kunt ook uw collega’s van HR erbij betrekken en de OR, die de werknemers vertegenwoordigt binnen uw organisatie.

• Inventariseer goed welke activiteiten uw medewerkers verrichten gedurende de dag. Dit is onmisbare informatie bij het berekenen van het aantal flexplekken versus concentratie-, stilte- en overlegplekken.
• Werknemers hebben de neiging zich te hechten aan een vaste werkplek. Maak de inrichting van flexplekken dus aantrekkelijk en zorg dat ze zich overal thuis voelen. Het zit ’m vaak in kleine dingen zoals planten, kunst aan de muur en ruimte (bijvoorbeeld een magneetbord of een plank) voor persoonlijke bezittingen. En denk eens aan een wand met lege fotolijstjes waar iedere medewerker een foto van partner, kind, hond of vakantie op kwijt kan.
• Wees creatief met ontwerp en indeling. Een mooi voorbeeld hiervan is een grote doorloopkast met aan de binnenkant – zodat niemand last heeft van het lawaai – de printer en het archief en aan de buitenkant kasten voor persoonlijke eigendommen.
• Kijk kritisch naar het aantal flexplekken. Zijn er te weinig, dan vindt niet iedereen een bureau. Maar zijn er te veel, dan heeft dat tot gevolg dat mensen nauwelijks van plek wisselen en er dus geen flexibiliteit is. Extra irritatie ontstaat dan overigens als leidinggevenden wél een vaste werkplek hebben.