2.2 Het opstellen van de RI&E

plan van ­aanpak

Als u een RI&E opstelt, moet u volgens de wet de volgende zaken opnemen:

• inventarisatie van de risico’s;
• evaluatie van de risico’s;
• toetsing door een gecertificeerde arbodeskundige of een arbodienst;
• plan van aanpak opstellen.

U kunt alles zelf doen – met uitzondering van de toets – of een gedeelte uitbesteden. Maar dan moet u uiteraard wel rekening houden met extra kosten.

2.2.1 In beeld brengen

fysieke ­werkbelasting

psychische risico’s

In deze fase brengt u alle risico’s voor werknemers in uw organisatie in kaart. Alles wat maar enigszins een gevaar kan opleveren, neemt u hierin mee. De nadruk ligt vaak op lichamelijke risico’s, zoals fysieke werkbelasting, werkhouding, werkomgeving (klimaat, licht, lawaai, geluidsoverlast, enzovoort). En vergeet ook niet de gevaren van werktuigen, machines, toestellen en andere hulpmiddelen. In een RI&E moet u echter ook aandacht besteden aan de sociale en psychische risico’s. Denk aan werkdruk, arbeidstijden, communicatie op de werkvloer, onderlinge verhoudingen en ongewenst gedrag zoals seksuele intimidatie, agressie en geweld, pesten en discriminatie.

2.2.2 Beoordelen van risico’s

ranglijst

Als u alle risico’s heeft geïnventariseerd, gaat u ze evalueren. Dit betekent dat u beoordeelt in hoeverre het reële gevaren zijn. Vervolgens maakt u een ranglijst van de meest waarschijnlijke gevaren: de grootste risico’s staan bovenaan de lijst. De mening van de medezeggenschap – ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging – is van groot belang bij het opstellen van deze lijst. Werknemers ervaren bepaalde risico’s waarschijnlijk als urgent. Ook moet u de risico’s afzetten tegen een norm. Hiervoor kunt u een wettelijke norm gebruiken, maar bijvoorbeeld ook oplossingen uit de arbocatalogus van uw branche.

2.2.3 Laten nakijken en toetsen

toets

Na de inventarisatie en evaluatie is de RI&E eigenlijk klaar. Maar deze moet nog wel goedgekeurd worden. Dit is de taak van een gecertificeerd arbodeskundige. Dat mag een externe deskundige zijn, bijvoorbeeld van de arbodienst, maar ook een interne arbodeskundige mag deze toets doen, zolang de deskundige maar een certificaat kan laten zien.

Heeft u een toetsingsplicht?

checklist

cao

Er zijn wel uitzonderingen op de toetsingsplicht. Wanneer is de toets al dan niet verplicht? Organisaties met werknemers die bij elkaar in totaal niet meer dan veertig uur per week werken, hoeven de RI&E niet te laten toetsen. Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) heeft voor deze bedrijven en instellingen een ‘checklist gezondheidsrisico’s’ opgesteld. Met deze checklist kunt u in één oogopslag zien waar de risico’s zitten en wat u moet verbeteren.

• Werken er in uw organisatie maximaal 25 werknemers, dan is toetsing niet nodig, op voorwaarde dat u een erkend RI&E-instrument gebruikt. Het RI&E-instrument is erkend als het:
  • op branche- of sectorniveau is opgesteld door werkgevers en werknemers samen;
  • is getoetst door een arbokerndeskundige;
  • is aangemeld bij het Steunpunt RI&E;
  • op de website van het Steunpunt RI&E – rie.nl – digitaal beschikbaar is. Let er wel op dat de aanmelding bij Steunpunt RI&E voor maximaal drie jaar geldt. Het instrument zelf moet immers ook af en toe getoetst worden. Houd dus in de gaten of het RI&E-instrument in uw branche nog wel erkend is.
• Als bij u in de organisatie maximaal 25 werknemers werken en u voor de RI&E een model of instrument gebruikt dat is opgenomen in de cao, hoeft u de RI&E ook niet te laten toetsen.
• Heeft uw organisatie meer dan 25 werknemers, dan moet u de RI&E laten toetsen door een arbodeskundige. Deze beoordeelt of alle bedrijfsrisico’s in de RI&E staan, of er een adequate beschrijving van de situatie in staat en of u bent uitgegaan van de laatste inzichten, normen en richtlijnen.

2.2.4 Rie.nl

geen toetsing

Op rie.nl kunt u zien of uw branche een erkend RI&E-instrument heeft. U herkent een erkend RI&E-instrument aan een icoontje met de tekst ‘RI&E’. Staat er (ook) een icoontje achter met de tekst ‘cao’, dan gaat het om een instrument of model dat is opgenomen in de cao. Voor deze instrumenten of modellen gold al dat er dan geen toetsing nodig was.

2.2.5 Deskundige met certificaat

specifieke risico’s

De Arbowet schrijft niet voor welke deskundige de RI&E moet toetsen. U kunt dus zelf kiezen uit verschillende specialisten. De specifieke risico’s binnen uw organisatie zijn daarbij leidend. De arbodeskundige beoordeelt uw RI&E in ieder geval op de volgende zaken:

• volledigheid: staan alle aanwezige risico’s vermeld?
• betrouwbaarheid: heeft u de risico’s goed ingeschat?
• actualiteit: bent u uitgegaan van de laatste inzichten, richtlijnen, normen en wetgeving op het terrein van gezondheid en veiligheid?

2.2.6 Plan van aanpak opstellen

aan de slag

De risico’s binnen uw organisatie zijn geïnventariseerd en geëvalueerd. Dus het is tijd voor concrete maatregelen. U gaat aan de slag met een plan van aanpak. Dit plan moet in elk geval ingaan op de volgende vragen:

• Welke maatregelen neemt u tegen de geconstateerde risico’s? Hierbij moet u een onderscheid maken tussen vestiging, afdeling, werkplek en functie.
• Hoe gaat u de maatregelen uitvoeren?
• Welke middelen stelt u hiervoor ter beschikking?
• Wie doet wat en wanneer?
• Hoe en op welk moment wordt gerapporteerd en geëvalueerd over de voortgang?
• Wat is de datum waarop de maatregelen moeten zijn doorgevoerd?

meerjarenplan

Risico’s zijn niet zo maar verminderd of verdwenen. De uitvoering van de maatregelen in een RI&E vergt vaak erg veel tijd. Een plan van aanpak is daarom vaak een meerjarenplan. U kunt immers niet alles tegelijk aanpakken: u moet prioriteiten stellen. Daarbij komt het advies van een gecertificeerd arbodeskundige of arbodienst vaak goed van pas. In dat advies staat welke maatregelen prioriteit hebben en welke maatregelen waarschijnlijk het meeste effect hebben, ook in verhouding tot de kosten.

Instemming en voortgang

instemmingsrecht

Bij het vaststellen van prioriteiten moet u werknemers of hun vertegenwoordiging betrekken. Het plan van aanpak en de maatregelen zijn namelijk onderwerp van instemmingsrecht van de ondernemingsraad (OR). Daarbij gaan werknemers zich – als ze inspraak hebben – verantwoordelijk voelen voor veilig en gezond werken.

werknemers betrekken

Het is wel verstandig om regelmatig te kijken hoe het met de uitvoering van de afgesproken maatregelen staat. In de Arbowet staat niet hoe vaak dat moet. Het is daarom belangrijk om ook de werknemers hierbij te betrekken. Zo houdt u het arbobeleid up-to-date.

2.2.7 Regelmatige update

geen termijnen

periodieke ­evaluatie

Uw organisatie moet de RI&E regelmatig tegen het licht houden. De Arbowet geeft daarvoor geen termijnen. De algemene regel is: stel de RI&E bij als daar aanleiding voor is. Bijvoorbeeld bij:

• gewijzigde werkmethoden, zoals nieuwe productieprocessen of productielijnen;
• gewijzigde arbeidsomstandigheden, zoals een ander bedrijfspand of een ingrijpende verbouwing;
• ingrijpende wijzigingen in de taken van werknemers;
• wetenschappelijke bevindingen. Denk aan nieuwe technieken of nieuwe inzichten in de bedrijfsgezondheidszorg, ergonomie of arbeids- en organisatiekunde.

aanpassing

De verplichte periodieke evaluatie van de RI&E is een goed moment om te kijken of u de RI&E moet bijstellen. Ook voor deze evaluatie geeft de wet geen termijnen, maar in de praktijk is dit meestal één keer per jaar. Werknemers kunnen een belangrijke bijdrage leveren aan de evaluatie. Zij weten toch het beste of er verbeteringen zijn doorgevoerd. Soms blijkt uit de evaluatie dat u een nieuwe RI&E moet opstellen. Dit doet zich vooral voor bij ingrijpende wijzigingen in de voorgaande periode, bijvoorbeeld het in gebruik nemen van een nieuwe productielijn. Bij minder ingrijpende wijzigingen is een aanvulling of aanpassing van de RI&E meestal voldoende.