5.2 Soorten kengetallen
Om het overzicht te behouden, is het zaak de kengetallen die u bijhoudt tot de belangrijkste gegevens te beperken. Een belangrijk criterium bij de keuze van de informatie die u wilt meten, zijn het uitgestippelde beleid en de binnen uw organisatie gestelde prioriteiten. In de praktijk wordt er een onderscheid gemaakt tussen strategische kengetallen en operationele kengetallen. De strategische kengetallen zijn bestemd voor de directie en toezichthouders, de operationele kengetallen met name voor afdelingshoofden.
Strategische kengetallen
lange termijn
Strategische kengetallen focussen op de lange termijn. De informatie laat zien of de beleidsdoelen in zicht zijn (of juist uit het zicht raken). Denk aan zaken als marktaandeel, omzet uit nieuwe activiteiten en groei van de online verkopen of gemiddelde omzet per klant.
Benchmark
vergelijken
branchevereniging
korte termijn
Als organisatie wilt u uw prestaties graag vergelijken met die van uw concurrenten of branchegenoten. Bij een zogenoemde benchmark vergelijkt u uw eigen gegevens met de gemiddelde bedrijfsvoering in uw branche. Het gaat daarbij om inzicht in uw eigen prestaties door bijvoorbeeld de opbrengsten, kosten en ook kengetallen (omzet/fte, kosten/fte) te vergelijken met die van uw collega’s. Voor deze cijfers kunt u gebruikmaken van de informatie van uw branchevereniging. Ook de drie grootbanken – ING, ABN AMRO en Rabobank – bieden online tools en rapporten aan waaruit u kengetallen voor uw branche kunt destilleren. Een benchmark biedt u inzicht in zaken als de gehanteerde tarieven, salarissen, kosten, investeringen en omzet. De informatie helpt u na te gaan hoe doelmatig u werkt en op welke onderdelen de meeste verbetering mogelijk is.
Operationele kengetallen
Bij operationele kengetallen gaat het meer om de korte termijn. Denk aan de verkopen van de voorgaande maand, cijfers over het ziekteverzuim of de effecten van een marketingactie. Operationele kengetallen zijn talrijker en omzet speelt een prominente rol. Meestal is de lijnverantwoordelijke de eerste die de informatie krijgt. Deze kan meteen aan de slag, bijvoorbeeld door bij een stijging van het ziekteverzuim te zoeken naar de onderliggende oorzaken.
Vaak is er een strategisch doel aan de operationele informatie verbonden. Denk bijvoorbeeld aan het monitoren van de betalingstermijnen. Op maatwerkniveau kan het helpen om te reageren op veranderingen in het betalingsgedrag van een klant. Als strategisch doel zorgt het omlaag brengen van de gemiddelde betalingstermijn – en daarmee het terugdringen van de debiteurenportefeuille – voor een vergroting van het werkkapitaal.
Diagnostische kengetallen
verklaring
omzet
Uiteindelijk wilt u de informatie die u verzamelt ook duiden en op zoek gaan naar een verklaring achter de cijfers. Dit kan met zogenoemde diagnostische kengetallen. Een sector die bijvoorbeeld veel aan analyses doet, is de retail. Binnen de sector worden de resultaten van franchise- en winkelketens onderling vergeleken. Zo kunnen de omzetcijfers per m2 winkeloppervlak worden vergeleken, het gemiddelde bedrag per klant of de omzetverschillen binnen een productgroep.