7.4 Grip houden op uw debiteuren

failliet

In tijden van de crisis staat bij veel ondernemingen het woord ‘besparen’ hoog op de agenda. In plaats van te focussen op kostenbesparing kunt u zich ook richten op het debiteurenbeleid: als facturen snel betaald worden is dat immers gunstig voor uw onderneming. Een effectief debiteurenbeheer zorgt niet alleen voor een prettige cashflow, het is noodzakelijk om te overleven. Het komt namelijk voor dat ondernemingen die verder goed draaien failliet gaan door een te lakse omgang met betalingen.

7.4.1 Algemene voorwaarden

betaalgedrag

betalings-termijn

leverancierskrediet

Stapelen de financiële problemen van uw klanten zich op, dan moet u ervoor zorgen dat deze uiteindelijk niet op uw bordje terechtkomen. U kunt daar verschillende middelen voor inzetten. Voor de financiële gezondheid van uw bv is het allereerst van belang om zelf zo veel mogelijk invloed te hebben op het betaalgedrag van uw afnemers. Eigenlijk al bij de start van uw onderneming is het zaak om goede algemene voorwaarden op te stellen. Een belangrijk onderdeel van de algemene voorwaarden zijn de betalingsvoorwaarden. In de betalingsvoorwaarden kunt u onder andere de volgende onderdelen opnemen:

• de prijsstelling;
• de betalingstermijn;
• de betalingsregeling;
• de boeteregeling (en rente);
• de incassomaatregelen;
• de bankgarantie;
• het leverancierskrediet;
• het leveringsvoorbehoud.

De checklist op rendement.nl/bvdossier helpt u op weg met het opstellen van degelijke afspraken.

7.4.2 Kredietwaardigheid beoordelen

bedrijfsinformatierapport

Voordat u uw producten en diensten aanbiedt aan een partij, is het verstandig om van tevoren de kredietwaardigheid te beoordelen. Heeft de desbetreffende partij een publicatieplicht, dan kunt u de jaarstukken lezen om te zien hoe de financiële situatie van deze partij eruitziet. U kunt ook een bedrijfsinformatiebureau inschakelen om een bedrijfsinformatierapport over de klant op te vragen. Met dit rapport kunt u nieuwe klanten beoordelen.

Monitoren

tegenslag

U kunt ook een bedrijfsinformatierapport van bestaande klanten aanvragen. Misschien betaalde een klant in het verleden keurig de facturen, maar heeft deze financiële tegenslagen gehad waardoor de situatie is veranderd. Het is aan te raden het betalingsgedrag en de kredietwaardigheid van klanten nauwlettend in de gaten te houden.

7.4.3 Snel factureren

debiteuren-termijn

Heeft u uw product of dienst geleverd? Stuur dan zo snel mogelijk hierna de factuur. Dit geeft een signaal af naar de klant dat u uw debiteurenbeheer serieus neemt. De klant heeft de levering nog op het netvlies en dat kan ertoe bijdragen dat hij snel zal betalen. Monitor de betalingen in elk geval goed. Met de rekentool op rendement.nl/bvdossier kunt u eenvoudig de debiteurentermijn berekenen. Dit is een indicator voor de snelheid waarmee debiteuren (klanten) op rekening betalen.

7.4.4 Betalingsherinnering, aanmaning en sommatie

sommatie

ingebreke-stelling

Betaalt een klant niet, wacht dan niet te lang met het sturen van een betalingsherinnering. Naast het papierwerk is het ook verstandig om telefonisch contact op te nemen met niet-betalende klanten. Zo brengt u de factuur extra onder de aandacht van de klant. Blijft de betaling uit, dan kunt u overgaan tot het versturen van een aanmaning, waarin u aangeeft dat dit het laatste verzoek is voor de klant om de factuur te betalen. Komt de klant nog steeds niet over de brug, dan is het tijd om een sommatiebrief te sturen. Daarin vermeldt u dat de klant de betalingstermijn heeft overschreden en dat u de vordering overdraagt aan een incassobureau. Vaak zal deze ingebrekestelling en het risico op extra kosten de klant ertoe bewegen om de factuur alsnog te voldoen.

7.4.5 Omgaan met wanbetalers

incassobureau

Als de klant niet wil betalen, kunt u besluiten om de vordering uit te besteden aan een derde. Er zijn in principe drie mogelijkheden: een incassobureau, een advocaat of een gerechtsdeurwaarder. In de meeste gevallen is een incassobureau de meest voor de hand liggende optie. Aan het inschakelen van één van beide andere partijen zijn voor- en nadelen verbonden. Op rendement.nl/bvdossier zetten we de verschillen voor u op een rij.

Zwarte lijst

waarschuwen

Heeft u te maken met een wanbetaler of zelfs een zwendelaar, dan is het begrijpelijk dat u absoluut geen zaken meer wilt doen met deze klant. Leg dit dan wel duidelijk vast in uw (debiteuren)administratie. Dit kunt u doen in de vorm van een zwarte lijst. Het doel van deze zwarte lijst is om te waarschuwen voor bepaalde ondernemingen of personen. Op rendement.nl/bvdossier leest u wat er allemaal komt kijken bij het inrichten van een zwarte lijst.

7.4.6 Kredietverzekering

per transactie

debiteur

krediet-
verzekering

omzet-
verzekering

Voor ondernemingen is een kredietverzekering het overwegen waard. Bij een kredietverzekering betaalt u een premie over uw omzet. Als uw debiteur u niet kan betalen, krijgt u het geld uitbetaald van uw verzekerings­maatschappij. Die neemt de vordering over en probeert alsnog het geld bij uw klant los te peuteren. Er zijn verschillende manieren waarop u zich kunt verzekeren bij een kredietverzekeringsmaatschappij. Denk hierbij aan de volgende mogelijkheden:

• verzekering per transactie: dit is interessant als u incidenteel een hoge factuur verstuurt;
• verzekering per debiteur: dit is aan te raden als u een klant heeft van wie u regelmatig grote bedragen ontvangt;
• kredietverzekering per land: deze variant is geschikt voor ondernemingen die voornamelijk zakendoen met klanten uit andere landen;
• omzetverzekering: bij deze variant is uw hele omzet verzekerd tegen niet-betalende klanten.

7.4.7 Debiteurenbeheer uitbesteden

instrumenten

Bedrijfsinformatiebureaus kunnen u, net als incassobureaus, helpen bij het bewaken van het debiteurenbeheer. Instrumenten die deze bureaus onder andere tot hun beschikking hebben, zijn de eerdergenoemde klantsommatie, die het bureau uit naam van – en op het briefpapier van – uw onderneming verstuurt, maar ook de laatste sommatie. Deze sommatie wordt uit naam van en op het briefpapier van het incasso- of bedrijfsinformatiebureau verstuurd. Voor de ontvanger kan het ontvangen van een dergelijke brief een dwingender karakter hebben.