3.3 Kritische data
volledig datagedreven
Geen enkele onderneming kan functioneren zonder gegevens. Sommige ondernemingen zijn volledig datagedreven, andere gebruiken data alleen voor hun logistiek, HR of administratie. Of u nu veel of weinig informatie heeft, voor eenieder geldt dat het belangrijk is om te weten welke data van bedrijfskritische waarde zijn. Bepaal eerst op basis van de inventarisatie van de kritische processen:
- welke gegevens nodig zijn als gewenste input en output;
- wie verantwoordelijk is voor noodzakelijke gegevens;
- welke gegevens tussen afdelingen maar ook tussen klanten en leveranciers worden uitgewisseld.
Vergeet niet om te kijken naar de metadata. Denk hierbij aan in welk format de data worden opgeslagen en beheerd, het versiebeheer van de documenten en hoelang data mogen worden bewaard en op welke wijze.
Classificatie
gestructureerd
Is duidelijk welke data relevant zijn voor de kritische bedrijfsprocessen van uw bv, dan is het tijd om werk te maken van een classificatie van deze kritische data. Dit gaat vaak om een classificatie zoals deze ook wordt toegepast voor informatiebeveiliging in termen van betrouwbaarheid, volledigheid en integriteit. Maar het gaat verder dan alleen data. Een onderneming moet ook weten welke data gestructureerd en ongestructureerd van aard zijn. Denk hierbij aan:
- data die uw bv in databases kan opslaan en beheren (gestructureerde data);
- dossiers, documenten, foto’s, e-mail, video’s en archieven;
- ongestructureerde data die zich op verschillende informatiedragers bevinden.
Ruim bij de classificatie van data ook ruimte in voor data met persoonsgegevens, omdat hier aanvullende eisen voor gelden op basis van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Op rendement.nl/bvdossier vindt u tools over de werking van de AVG.
Data-analyses
Als duidelijk is welke kritische data relevant zijn en hoe u deze moet beheren en beschermen, moet u ook nog kijken naar de kritische data die het fundament vormen voor data-analyses. Dit geldt uiteraard alleen als uw bv zich daarmee bezighoudt. Ook deze data en de daarop gebaseerde analyses kunt u aanmerken als belangwekkend eigendom van uw bv en moeten een plaats krijgen in het bcp.