10.2 Modelreglement SER
overheid
U vindt op de site van de Sociaal-Economische Raad (SER) een modelreglement voor de OR. U vindt het als u op ser.nl zoekt op ‘voorbeeldreglement’. Ondernemingsraden bij de overheid kunnen het best gebruikmaken van het modelreglement van de ROP (Raad voor het Overheidspersoneelsbeleid) op bedrijfscommissieoverheid.nl en dan het tabblad ‘voorbeeldreglement’. Ook deze reglementen laten keuzes over aan de OR. Daarnaast kunt u er – binnen de aangegeven grenzen – zelf bepalingen aan toevoegen. Al heeft de bestuurder het recht op commentaar en bent u verplicht daarover met hem te overleggen, uw OR stelt dus zelf de wijzigingen vast.
In het modelreglement vindt u per artikel (in totaal gaat het om 23 artikelen) steeds een voorstel voor de tekst die u kunt opnemen in uw reglement en een toelichting hierop. Zo krijgt uw OR een goed beeld over het creëren van een reglement dat past bij uw OR én organisatie.
Nieuw
AVG
vakbond
Het voorbeeldreglement van de SER heeft in 2020 een update gekregen. Zo was er een aanpassing nodig rondom de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Op rendement.nl/ordossier vindt u meer informatie over de AVG en hoe uw organisatie die moet toepassen. Verder zijn er vernieuwingen rondom digitaal stemmen en het gebruik van geoormerkte zetels. In paragraaf 10.3 vindt u de wijzigingen op een rij.
Kantonrechter
Mocht de bestuurder, één of meer werknemers of de vakbond (namens de werknemers) bezwaar hebben, dan kunnen zij de kantonrechter om een beslissing vragen. Doorgaans gaat het dan om de vraag of de betreffende wijziging in strijd is met de wet of een goede toepassing daarvan in de weg staat.
Algemeen verbindend reglement
bevoegd
Artikel 8, lid 2 en 3 WOR gaan over de mogelijkheid van een algemeen verbindend reglement. De SER of, voor de overheidssector, de minister van Binnenlandse Zaken, blijkt daartoe bevoegd te zijn. Omdat van deze mogelijkheid nog nooit gebruik is gemaakt en dat ook niet in de verwachting ligt, hoeft u hier geen aandacht aan te besteden.
10.2.1 Omvang OR
staffel
Wat in ieder geval in uw reglement geregeld moet zijn, is de omvang van uw OR. Hoeveel zetels heeft de OR? Dat moet een exact aantal zijn dat in principe door het aantal vertegenwoordigde werknemers wordt bepaald, volgens de staffel van artikel 6 WOR. Daar mag u van afwijken, maar daarvoor heeft u toestemming nodig van de bestuurder. Ook voor het eventueel werken met plaatsvervangende leden, heeft u zijn toestemming nodig. Als u geen medewerking vanuit de bestuurder krijgt, kunt u daartegen niet bij de kantonrechter in beroep.
10.2.2 OR-reglement en verkiezingen
instructie
Voor de OR-verkiezingen is het reglement van het grootste belang. Hier kunt u vinden hoe u de verkiezingen moet organiseren. Als later blijkt dat u daarvan bent afgeweken, zijn de verkiezingen ongeldig en zit u dus met een ongeldige OR die feitelijk ook geen rechtsgeldige besluiten kan nemen. Volg de instructies van uw reglement dus nauwgezet op! Natuurlijk kunt u op elk moment wijzigingen aanbrengen in die verkiezingsbepalingen, maar die gelden pas voor de eerstvolgende verkiezingsperiode. Tijdens het spel kunt u de regels niet wijzigen.
Voorbeeld zittingstermijn verhogen
in gesprek
Stel, u wilt de zittingstermijn verhogen van drie naar vier jaar (artikel 12, lid 2 WOR), dan moet u dit voorleggen aan uw bestuurder. Hij wil daarover misschien eerst met u in gesprek. Daarna kunt u het besluit in een OR-vergadering brengen. Zijn er voldoende leden aanwezig (zoals bepaald in uw reglement), dan kunt u uw reglement wijzigen. Dat betekent dat de nieuwe OR een zittingsperiode van vier jaar heeft. De zittende OR-leden (die de wijzigingen dus doorvoeren) moeten gewoon na drie jaar aftreden.
10.2.3 OR-reglement en werkwijze
quorum
Wijzigingen op het gebied van de werkwijze van de OR treden wel direct in werking. Eén punt daarvan verdient uw bijzondere aandacht: het aantal leden dat vereist is voor het rechtsgeldig vergaderen (quorum).
Voorbeeld aantal vereiste leden
De modelreglementen bevatten de bepaling ‘Een vergadering kan slechts plaatsvinden indien de meerderheid van de leden van de OR aanwezig is.’ Dat gaat om het reglementaire aantal leden en kan snel problemen geven.
Geen besluit
democratisch
Stel dat uw OR zeven leden telt. Dan zijn er vier leden nodig voor een rechtsgeldige vergadering. Als er twee vacatures zijn en er zijn twee leden afwezig wegens ziekte of vakantie, mag uw OR dus geen besluiten nemen. Dit kunt u voorkomen door ‘zittende’ in te voegen vóór ‘leden’. Pas wel op dat de besluitvorming voldoende democratisch blijft. Neemt u een besluit met minder dan drie leden, dan is dat twijfelachtig.
10.2.4 Het voorlopig reglement
wijzigen
Artikel 48 WOR bepaalt dat er een OR-reglement moet zijn voordat de eerste OR wordt ingesteld. Hetzelfde geldt voor een koepelondernemingsraad (COR of een GOR). De bestuurder is hiervoor verantwoordelijk. Omdat er dan nog geen OR is, heet dit een voorlopig reglement. De OR moet dit reglement na de verkiezingen eventueel wijzigen en definitief maken.
Het is verstandig dat de bestuurder zich bij het opstellen van dat reglement laat bijstaan door een groepje werknemers, de voorbereidingsgroep. Zij hoeven zich niet kandidaat te stellen, maar dat kan natuurlijk wel.
Vakbond
Het concept van het voorlopig reglement moet voor commentaar naar de vakbonden die leden hebben in uw organisatie. Het is aan de bestuurder om te bepalen wat hij met het commentaar doet, eventueel na advies van de voorbereidingscommissie. Daarna kan hij het reglement vaststellen en de OR-verkiezingen uitschrijven of dit overdragen aan de voorbereidingscommissie.