5.3 Verkiezingen zelf
handig
Uw OR-reglement moet voorschrijven hoe de verkiezingen van de ondernemingsraad in zijn werk gaan. Dat is niet alleen verplicht, maar ook gewoon erg handig bij de organisatie van die verkiezingen. Zo heeft u meteen een draaiboek. Volgens artikel 10 WOR moet uw reglement duidelijk maken welk kiesstelsel u gebruikt, hoe de kandidaatstelling plaatsvindt, hoe werknemers kunnen stemmen, wanneer een stem geldig is en hoe u de uitslag vaststelt. Ook moet uw reglement bepalen hoe u tussentijdse vacatures binnen de raad vervult.
Bij de oprichting van de OR was het de taak van uw bestuurder om verkiezingen te organiseren. Na die eerste keer is dit de taak voor uw OR. U kunt daarvoor een verkiezingscommissie instellen die de werkzaamheden namens uw OR uitvoert
5.3.1 Actief en passief kiesrecht
lijsten
U moet in uw OR-reglement opnemen welke (categorieën) werknemers mogen stemmen (actief kiesrecht) en welke (categorieën) werknemers zich verkiesbaar mogen stellen (passief kiesrecht). Dit is noodzakelijk omdat uw ondernemingsraad voorafgaand aan de verkiezingen lijsten moet opstellen met:
- kiesgerechtigde werknemers;
- werknemers die verkiesbaar zijn voor de OR.
Kiesrechttermijn
verkiesbaar
Sinds 1 januari 2022 zijn de kiesrechttermijnen verkort. Werknemers krijgen nu vanaf drie maanden actief (recht om te stemmen) en passief kiesrecht (recht om zich verkiesbaar te stellen). Uitzendkrachten gaan na 15 maanden medezeggenschapsrechten opbouwen en krijgen dus kiesrecht als zij (15+3=) 18 maanden bij de inlener werken. U mag zowel het actief als het passief kiesrecht verlengen of verkorten als dit helpt bij het goed toepassen van de wet in de organisatie (artikel 6, lid 5 WOR). U leest meer hierover in hoofdstuk 6.
5.3.2 Kandidaatstelling
termijn
Uw raad is verplicht in het reglement voorschriften op te nemen hoe personen zich kandidaat kunnen stellen voor de ondernemingsraad. Artikel 9 WOR bepaalt dat dit gebeurt aan de hand van kandidatenlijsten. Vakbonden of (groepen) kiesgerechtigde werknemers kunnen zo’n kandidatenlijst indienen bij de (secretaris van de) raad.
Verder legt u het volgende vast:
- de termijnen waarbinnen deze groepen de verschillende kandidatenlijsten moeten hebben ingediend;
- dat uw raad de geldigheid van de kandidatenlijsten onderzoekt;
- wanneer uw OR de definitieve kandidatenlijsten bekendmaakt.
Vakorganisaties
belangen
rechtsbevoegd
In artikel 9, lid 2a WOR staat dat vakorganisaties (vakbonden) een kandidatenlijst kunnen indienen. Die lijst moet aan een aantal eisen voldoen. Vakorganisaties moeten kiesgerechtigde leden in uw organisatie hebben en ook de belangen van de leden in uw organisatie behartigen. Daarnaast is het van belang dat een vakorganisatie minstens twee jaar volledig rechtsbevoegd is en met zijn leden overlegt over de volgorde van de kandidaten op de samen te stellen kandidatenlijst.
Werknemers die niet zijn aangesloten bij een vakbond of van wie de vakorganisatie geen kandidatenlijst heeft ingediend kunnen ook eigen kandidatenlijsten indienen. Dat mag als groep, maar ook een individuele werknemer kan een lijst vormen. Dit is geregeld in artikel 9, lid 2b WOR.
Termijnen
controleren
U moet duidelijke termijnen stellen aan de indiening van de kandidatenlijsten. U kunt deze bijvoorbeeld in uw OR-reglement stellen op drie weken voor de verkiezingsdatum. U heeft dan nog de tijd de kandidatenlijsten te controleren op onjuistheden en ze bekend te maken binnen de organisatie. Ook de termijn daarvoor kunt u opnemen in uw OR-reglement.
5.3.3 Kiesstelsel
gezamenlijke lijst
U bepaalt in uw reglement ook volgens welk kiesstelsel de verkiezingen plaatsvinden. Daarbij kunt u kiezen uit het personenstelsel en het lijstenstelsel. In verkiezingen volgens het personenstelsel brengen de kiezers hun stem of stemmen uit op personen die op de gezamenlijke lijst staan. Een lijstenstelsel is vergelijkbaar met verkiezingen voor de Tweede Kamer: werknemers brengen één stem uit; zij stemmen op een kandidaat en tegelijkertijd ook op de lijst waarop deze kandidaat staat.
Personenstelsel
praktische optie
In het personenstelsel is het gebruikelijk dat kiezers net zoveel stemmen kunnen uitbrengen als er zetels in de ondernemingsraad zijn. Dit is echter niet verplicht. U kunt er ook voor kiezen om kiesgerechtigden slechts één stem te laten uitbrengen, of elk getal tussen één en het aantal zetels in uw OR. Zeker als uw raad veel zetels heeft, is dit een praktische optie. Hierbij geldt wel de voorwaarde dat alle kiesgerechtigde werknemers hetzelfde aantal stemmen moeten uitbrengen.
Stemmen tellen is gemakkelijk bij een personenstelsel: de kandidaten met de meeste stemmen komen in de OR. Dit ligt bij het lijstenstelsel ingewikkelder: dit stelsel werkt met een kiesdeler. Hierbij krijgt u te maken met restzetels, voorkeursstemmen en lijstverbindingen.
Lijstenstelsel
zetelverdeling
In het lijstenstelsel kiezen werknemers primair voor het programma dat door één van de lijsten is gepresenteerd en eventueel voor een bepaalde vertegenwoordiger ervan. Het aantal stemmen per lijst bepaalt de zetelverdeling. Per lijst zijn vervolgens de plaatsingsvolgorde en de uitgebrachte voorkeursstemmen bepalend voor wie er in de ondernemingsraad wordt gekozen.
Kiezen tussen personen- of lijstenstelsel
nadeel
Vaak lijkt een personenstelsel ideaal voor kleinere organisaties en een lijstenstelsel voor grotere organisaties. In kleine organisaties kennen de kiezers de kandidaten namelijk meestal persoonlijk, in grote organisaties is dat vaak niet het geval. Maar u hoeft uw keuze niet alleen te laten bepalen door de grootte van uw organisatie.
Populistisch
kiesdeler
Een personenstelsel kan bijvoorbeeld als nadeel hebben dat het een populistisch trekje krijgt als de bekendheid van kandidaten zwaarder weegt dan hun capaciteiten. In een lijstenstelsel staat de inhoud van de programma’s van de verschillende lijsten eerder centraal. Een overzicht van alle verschillen tussen beide stelsels vindt u op rendement.nl/ordossier.
Extra regelen
restzetels
Het lijstenstelsel werkt met een kiesdeler: het aantal uitgebrachte stemmen gedeeld door het aantal zetels. Werken met het lijstenstelsel betekent dan ook dat u in uw reglement de berekening van restzetels en de mogelijkheid om lijstverbindingen aan te gaan moet vastleggen. Ook moet duidelijk zijn bij hoeveel voorkeursstemmen een kandidaat met voorrang is gekozen.
5.3.4 Kiesgroepen
vertegen-woordigen
De WOR biedt u ook de mogelijkheid kiesgroepen in te stellen. Dit is een manier om verschillende groepen werknemers goed vertegenwoordigd te laten zijn in uw OR. Bij kiesgroepen wordt een deel van de zetels gereserveerd voor bepaalde groepen werknemers, functiegroepen of onderdelen van de onderneming. Werknemers kiezen dan alleen voor de zetels ten behoeve van hun eigen kiesgroep. Meer informatie over kiesgroepen vindt u in hoofdstuk 6.
5.3.5 Manier van stemmen
geheim-houding
Artikel 9, lid 1 WOR bepaalt dat de OR-verkiezingen altijd bij geheime schriftelijke stemming moeten plaatsvinden. U moet die geheimhouding waarborgen door een mededeling van deze strekking in uw OR-reglement op te nemen. Door een schriftelijke stemming te houden, kan elke uitgebrachte stem worden geregistreerd. Een mondelinge stemming is dus niet toegestaan. U moet verder in uw reglement aangeven hoeveel stemmen iedere kiezer mag uitbrengen, wanneer een stem geldig of ongeldig is en op welke manier de uitslag van de verkiezingen wordt vastgesteld.
biljet
Als u werknemers de mogelijkheid wilt geven per volmacht te stemmen, moet u daar in uw reglement een bepaling over opnemen.
Digitaal, stembus of post
elektronisch
Geef verder in uw reglement aan hoe werknemers hun stem kunnen uitbrengen. U kunt werken met gewaarmerkte biljetten die u verzamelt in stembussen op de verschillende locaties van uw organisatie. Sinds de coronacrisis is hybride werken echter de norm geworden. OR-verkiezingen verlopen dan ook steeds vaker via een elektronische stemming. Kiest u voor digitale verkiezingen, dan moet u dit benoemen in uw reglement en ook vastleggen hoe een werknemer zijn stem dan uitbrengt.
Verkiezingstool
AVG
Uw OR zal tijdig op zoek moeten naar een goede verkiezingstool. Zo kunt u daarover in overleg met de bestuurder een weloverwogen keuze maken. Daarbij moet u rekening houden met de privacyregels volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Het stemmen moet ook anoniem gebeuren. Daarvoor moet uw OR elke stemgerechtigde werknemer voorzien van een unieke inlogcode, die bestaat uit een gebruikersnaam en wachtwoord.
geldig
De software zorgt ervoor dat iedere stemgerechtigde werknemer maximaal één keer kan stemmen. Op rendement.nl/ordossier leest u meer over digitale verkiezingen.
5.3.6 De verkiezingsuitslag
Uw OR of de verkiezingscommissie stelt vast hoeveel geldige stemmen op elke kandidaat en eventueel op elke lijst zijn uitgebracht. Daarvoor moet u bekijken welke stemmen wel en welke niet geldig zijn. Stembiljetten die niet door of namens de OR zijn gewaarmerkt, waaruit niet duidelijk de keuze van de stemmer blijkt of waarop andere aantekeningen staan dan de uitgebrachte stemmen, zijn ongeldig. Uw OR of de commissie maakt het aantal stemmen per lijst en per kandidaat – ook voor de niet gekozen kandidaten – bekend in de hele organisatie.
Bij digitale OR-verkiezingen is de verkiezingsuitslag direct bekend, omdat dit is ingebouwd in de applicatie. Dit scheelt u tijd, want bij analoge verkiezingen gebeurt de telling handmatig.
Bekendmaking
blijvend vermeld
U moet de uitslag van de verkiezingen bekendmaken aan uw bestuurder, aan alle werknemers en aan de vakorganisaties die een kandidatenlijst hebben ingediend. Vervolgens moet u vermelden welke kandidaten in de OR zijn gekozen en welke functies ze daarin uitoefenen. Een eenmalige publicatie in het personeelsblad is niet voldoende. De uitslag van de verkiezingen moet blijvend vermeld worden op een plek waar iedereen in de organisatie bij kan.
Bewaren
gesloten envelop
Met het oog op vragen over de uitslag of bezwaren tegen de verkiezingsprocedure is het raadzaam om na het bekendmaken van de verkiezingsuitslag de stembiljetten niet meteen weg te gooien. Neem om dit te regelen een artikel op in uw reglement waarin staat dat de OR-secretaris de stembiljetten enkele maanden in een gesloten envelop bewaart.