2.2 Eigen reglement opstellen

eigen inzicht

Als u een definitief OR-reglement gaat vaststellen, heeft u globaal twee keuzes. U kunt ervoor kiezen om het voorlopig reglement van uw bestuurder over te nemen en dit naar eigen inzicht te wijzigen en aan te vullen. Uiteraard moet u daarbij de plichten die de WOR noemt respecteren. U kunt er ook voor kiezen om zelf een nieuwe versie van het OR-reglement te ontwerpen en vast te stellen.

2.2.1 Inhoud

verkiezingen

vergaderdata

quorum

secretariaat

OR-jaarverslag

In hoofdstuk 3 vindt u wat er allemaal in het OR-reglement moeten worden geregeld. Hieronder alvast een samenvatting:

• Het belangrijkste en meest omvangrijke onderdeel van het reglement zijn de bepalingen over de verkiezingen. Hoe vinden de verkiezingen van de OR plaats? Denk aan de kandidaatstelling, het wel of niet instellen van kiesgroepen en de organisatie van de verkiezingen zelf. En wat gebeurt er bij tussentijdse vacatures?
• Leg in het reglement vast hoe vaak uw OR bij elkaar komt. Bepaal wat reëel en functioneel is, maar voorkom dat het reglement beperkingen gaat opleggen aan de praktijk. Veel ondernemingsraden vergaderen één keer per maand. Dit is naast de overlegvergaderingen met de bestuurder. Het is handig om voor een heel jaar de vergaderdata vast te stellen. Het is namelijk gemakkelijker om een vergadering te schrappen als er niets te bespreken valt, dan op het laatste moment nog een vergaderdatum proberen te vinden. Anderzijds moet het wel mogelijk zijn om in spoedeisende gevallen een extra OR-vergadering te beleggen. Door in het reglement te bepalen dat de voorzitter en secretaris de OR bijeenroepen, is deze werkwijze zonder meer mogelijk.
• Bepaal het minimumaantal OR-leden dat aanwezig moet zijn om een vergadering te kunnen houden (dit heet ook wel het quorum). Gebruikelijk is de helft van de zittende leden.
• Leg vast hoe het stemrecht wordt uitgeoefend in de OR-vergaderingen. Meestal beslissen de leden met de gewone meerderheid van stemmen. Stemmen kan schriftelijk of door het opsteken van handen.
• Leg vast hoe het secretariaat wordt geregeld. Bedenk daarbij dat het reglement alleen de leden kan binden en bijvoorbeeld niet de bestuurder. De secretaris moet gebruik kunnen maken van de voorzieningen in de organisatie. Denk aan telefoon, e-mail, een eigen archief dat door de OR is af te sluiten, eventueel eigen bureauruimte, enzovoort. En hij moet tijd hebben om de werkzaamheden uit te voeren. Deze zaken kunt u echter niet in het reglement regelen, eventueel wel in een bijlage die uw bestuurder dan ook ondertekent.
• Stel vast hoe en wanneer de agenda bekend wordt gemaakt aan de leden. De normale gang van zaken is dat de secretaris dit in ieder geval zeven dagen voor de vergadering regelt.
• Leg de manier vast waarop uw OR verslagen van vergaderingen en het OR-jaarverslag bekendmaakt.

2.2.2 Mening bestuurder

reactie

Heeft uw OR eenmaal een concept-OR-reglement opgesteld, dan moet u dit aan uw bestuurder voorleggen. Uw bestuurder moet de gelegenheid krijgen om de inhoud van het OR-reglement te bestuderen en zijn mening daarover te geven. U hoeft overigens niets met zijn reactie te doen. Van belang is dat u uw bestuurder niet voor een voldongen feit stelt door hem ineens een definitief OR-reglement voor te leggen.