10.2 De eindverantwoordelijkheid
Uw onderneming is verantwoordelijk voor het aantonen van het gebruik van de auto van de zaak. Het is dus belangrijk dat u de rittenregistratie van de werknemer controleert.
10.2.1 Rittenregistratie
controleren
bewaren
U kunt de juistheid van de (automatisch gegenereerde) rittenregistratie controleren door er bijvoorbeeld digitale routeplanners naast te houden, garagenota’s, kantooragenda’s en orderbriefjes. Al deze gegevens moet u bij uw loonadministratie bewaren. Blijkt achteraf dat u toch rekening had moeten houden met een bijtelling, dan kan de Belastingdienst een naheffingsaanslag aan uw onderneming opleggen.
10.2.2 Verklaring geen privégebruik
Als de werknemer op een gegeven moment een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ bij de Belastingdienst heeft aangevraagd, ligt de verantwoordelijkheid van het niet overschrijden van de 500-kilometergrens en het kunnen aantonen daarvan bij de werknemer zelf.
Leg aan de werknemer uit wat de fiscale gevolgen van het privégebruik van de auto van de zaak voor hem zijn, als de verklaring onjuist blijkt te zijn (zie paragraaf 2.3.3).
Geen bijtelling
kopie
Het voordeel van de ‘Verklaring geen privégebruik auto’ is dat u de bijtelling achterwege kunt laten, als u een kopie van de verklaring in de loonadministratie bewaart. Maakt de werknemer later toch te veel privékilometers, dan krijgt hij de naheffingsaanslag inclusief boete en belastingrente op zijn deurmat. Er bestaat wel een uitzondering op deze regel. U mag de bijtelling wegens privégebruik niet achterwege laten als u weet dat de werknemer (ondanks de verklaring) toch meer dan 500 privékilometers maakt.