4.2 Journaalposten
chronologisch overzicht
dubbel boekhouden
De wijzigingen van de grootboekrekeningen werden altijd verwerkt op een opdrachtenlijst (het ‘journaal’). Iemand anders kon deze mutaties dan verwerken in de verschillende grootboekrekeningen. Het journaal is dus een chronologisch overzicht van de mutaties als gevolg van economische feiten die op de grootboekrekeningen moet worden verwerkt. Met een journaalpost geeft u aan hoe een bepaalde transactie of gebeurtenis in de boekhouding verwerkt moet worden. Het verwerken zal altijd op basis van het dubbel boekhouden gaan (zie hiervoor paragraaf 1.1.2).
Verwerken
Tegenwoordig is er verschillende boekhoudsoftware (zie ook hoofdstuk 7) beschikbaar om dit werk makkelijker te maken. De meeste ondernemingen zullen de grootboekrekeningen niet meer handmatig bijwerken, maar hiervoor software gebruiken.
Bij het gebruik van boekhoudsoftware moet u nog wel blijven opletten. Vaak is er een controle nodig om te kijken of alle financiële gegevens op een juiste manier zijn ingevoerd en verwerkt.
Voorbeeld
journaalpost
Afhankelijk van de financiële feiten zijn er verschillende boekingen mogelijk. Hieronder een voorbeeld van de journaalpost bij de verkoop van een product.
Stel dat uw onderneming machines verkoopt en dat er voor € 10.000 (ex BTW) een machine verkocht is. De inkoopwaarde van deze machine is € 7.000. Het bedrag van de factuur wordt op een ander moment betaald. Welke journaalpost hoort hier dan bij:
Debiteuren € 12.100
Aan: Te Betalen BTW (21%) € 2.100
Aan: Opbrengst verkopen € 10.000
Inkoopwaarde verkopen € 7.000
Aan: Voorraad goederen € 7.000
credit
betaling per bank
Er is nog geen betaling ontvangen, daarom wordt het grootboek ‘Debiteuren’ gebruikt. De toevoeging van ‘Aan’ betekent dat dit op de creditkant van het grootboek komt te staan. De post ‘Voorraad goederen’ neemt dus af. De verkoop van de goederen staat daardoor credit op de grootboekrekening. Het verschil tussen ‘Opbrengst verkopen’ en ‘Inkoopwaarde verkopen’ geeft dan de brutowinst op deze verkoop. Uiteindelijk zal de debiteur betalen. Stel dat de debiteur deze betaling per bank doet, dan geeft dat de volgende journaalpost:
Bank € 12.100
Aan Debiteuren € 12.100
Het bovenstaande voorbeeld laat ook zien hoe dubbel boekhouden werkt. De transactie wordt in twee delen gesplitst: het moment van realiseren en het moment van betaling/ontvangst. Hierdoor is het mogelijk om inzicht te krijgen in de winstgevendheid en de vermogensontwikkeling van uw onderneming.