2. Wettelijke eisen

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier FA Rendement

Publicatiedatum: december 2023

Voor iedere onderneming is het van belang om een goede administratie te voeren. Met uw administratie legt u vast wat er in uw onderneming gebeurt en houdt u overzicht. Dit helpt om op tijd op nieuwe ontwikkelingen in te spelen en op het juiste moment de juiste beslissingen te nemen. Bovendien is iedere onderneming verplicht om een administratie te voeren en gedurende een bepaalde periode te bewaren.

AWR

AVG

De algemene verplichting voor een onderneming om een administratie te voeren en te bewaren, vindt u in het Burgerlijk Wetboek en de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR). Deze wettelijke verplichting moet het voor overheidsinstanties, zoals de Belastingdienst, mogelijk maken controles uit te voeren. Maar ook in andere wet- en regelgeving staan er regels omtrent de administratieplicht. Zo bevat de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) regels voor het verwerken (en dus bewaren) van persoonsgegevens, zodat de privacy gewaarborgd blijft.

2.1 Bewaarplicht

Volgens de AWR bent u verplicht om een administratie te voeren van de vermogenstoestand van uw onderneming en van alles betreffende de onderneming. De daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers moet u op zodanige wijze bewaren, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van uw onderneming, alsmede de voor de heffing van...

2.2 Wat moet u bewaren?

Tot uw administratie behoren alle gegevens over uw onderneming die u volgens wettelijke bepalingen op papier of digitaal bijhoudt, aantekent of opmaakt. U moet de volgende gegevens in uw administratie opnemen en bewaren: brongegevens, stamgegevens en basisgegevens. 2.2.1 Brongegevens Een brongegeven is een eerste vastlegging die u maakt of...

2.3 Overige gegevens

Aangezien u wettelijk verplicht bent om alles wat voor de belastingheffing van belang kan zijn te bewaren, moet u bijvoorbeeld ook relevante correspondentie, contracten en notulen vastleggen en bewaren. De omvang van uw administratie zal dan ook afhankelijk zijn van de omvang van de onderneming en wat voor werkzaamheden u verricht. Elektronische...

2.4 Bewaarplicht loonadministratie

Als u uw archief op orde wilt brengen en houden, moet u niet alleen selectief zaken in het archief plaatsen maar ook documenten zo kort mogelijk bewaren. U kunt echter niet altijd zelf bepalen wanneer u een document weggooit. De wet bepaalt namelijk ook hoe lang u bepaalde gegevens moet bewaren. De bewaartermijnen hangen af van de gegevens die u...

2.5 Bewaarplicht BTW

Uw onderneming heeft als BTW-plichtige ook een administratie- en bewaarplicht. Hierbij neemt de factuur een centrale rol in. Het tijdstip waarop uw onderneming de BTW verschuldigd is, hangt immers af van het tijdstip waarop de factuur is uitgereikt of een vooruitbetaling is verricht. Bovendien kunt u de aan uw onderneming in rekening gebrachte BTW...

2.6 Bewaartermijnen financiële administratie

Voor zakelijke documenten heeft u te maken met diverse bewaartermijnen. Voor veel zaken geldt een bewaartermijn van zeven jaar. Er zijn echter ook genoeg andere zaken waarvoor een andere bewaartermijn geldt. Hieronder ziet u een overzicht van veelvoorkomende wettelijk vastgestelde bewaartermijnen voor de financiële administratie. Document...

2.7 Bewaarvorm

In de wet is nergens te lezen hoe u uw administratie moet inrichten. U bent dus vrij in de keuze op welke wijze u uw administratie wilt inrichten, voeren en bewaren. Wel moet u dat op zo’n manier doen dat controle door de Belastingdienst binnen een redelijke termijn mogelijk is. Daarbij moet u de originele gegevens kunnen overhandigen. De gegevens...

2.8 Sancties bij niet nakomen van regels

Welke gegevens u moet administreren en bewaren – en voor hoelang – zijn op hoofdlijnen in dit hoofdstuk besproken. De Belastingdienst heeft verschillende sanctiemogelijkheden als uw administratie niet aan de verplichtingen voldoet. Zo bent u verplicht om het zogenoemde anoniementarief van 52% toe te passen in de aangifte loonheffingen als uw...

U bent hier