5.2 Eisen aan uw administratie

BTW-heffing

berekening

Met het oog op het belang van de factuur voor de BTW-heffing zal het u niet verbazen dat de Belastingdienst strenge eisen stelt aan uw administratie. De belangrijkste eis is dat de fiscus moet kunnen nagaan of u het juiste bedrag aan BTW heeft opgegeven. Als uw administratie niet of niet geheel voldoet, kan dit tot gevolg hebben dat de Belastingdienst uw administratie verwerpt en aan de hand van beschikbare gegevens zelf uw BTW berekent. Als u het niet eens bent met die berekening, moet u kunnen bewijzen dat deze onjuist is. Dit is de omkering van de bewijslast.

Facturenstroom

inrichten

mutatie

verkoopboek

niet-EU-landen

U moet uw BTW-administratie op een zodanige manier inrichten dat u na afloop van een tijdvak in staat bent een juiste aangifte te doen. U moet de in- en uitgaande facturenstroom dus op tijd vastleggen om te kunnen berekenen of u BTW moet afdragen dan wel terugkrijgt. Een en ander houdt in dat u uw administratie in chronologische volgorde moet voeren en dat u elke mutatie afzonderlijk moet vastleggen. In de praktijk komt het erop neer dat u per aangiftetijdvak in de vorm van een verkoopboek, inkoopboek en kas- of bankboek de volgende overzichten moet bijhouden:

• de verzonden facturen;
• de ontvangen facturen;
• alle uitgaven en ontvangsten;
• intracommunautaire transacties (binnen de EU);
• ingevoerde goederen uit niet-EU-landen;
• uitgevoerde goederen naar niet-EU-landen;
• privégebruik van goederen en diensten;
• inkoop- en verkoopadministratie als u de margeregeling toepast.

Nummering

kopie

datum

omschrijving

vergoeding

artikel

Bewaar van elke factuur die u uitschrijft een kopie in uw administratie. Zorg dat u de inkomende en uitgaande facturen doorlopend nummert. Daarmee krijgen de facturen een uniek kenmerk, waarop u ze eenvoudig kunt terugvinden. Noteer van de inkomende en uitgaande facturen het volgende:

• de datum en het nummer;
• de naam en het adres van de leverancier en de afnemer;
• de BTW-identificatienummers bij intracommunautaire transacties;
• de omschrijving van het geleverde goed of de verrichte dienst;
• de datum waarop de goederen zijn geleverd of de dienst is verricht;
• de geleverde hoeveelheid;
• de vergoeding exclusief BTW;
• het bedrag van de BTW;
• een eventueel toegepaste vrijstelling, nultarief of verleggingsregeling;
• het toepasselijke artikel bij toepassing van de margeregeling;
• bij een nieuw vervoermiddel moet u de gegevens vermelden om te bepalen of een vervoermiddel nieuw of bijna nieuw is. Dat doet u bijvoorbeeld met het kentekenbewijs.

Inkoop- en verkoopboek

voorbelasting

onmisbaar

Aan de hand van het inkoopboek kunt u nagaan welke facturen in een bepaald belastingtijdvak zijn ontvangen. U kunt dan eenvoudig vaststellen hoeveel BTW u in dat tijdvak als voorbelasting kunt aftrekken. In het verkoopboek houdt u bij welke facturen u in datzelfde belastingtijdvak heeft uitgereikt. Aan de hand van beide boeken kunt u een juiste aangifte doen. Om deze reden is een verkoopboek eveneens onmisbaar, hoewel ook dit niet verplicht is. Hierin staan alle verkopen op rekening. Het gebruik van een inkoopboek is vaak onmisbaar als u veel facturen krijgt van één leverancier. Het gebruik van een in- en verkoopboek is niet verplicht.

Kasstelsel

ontvangst

bankboek

Bij toepassing van het kasstelsel bent u BTW verschuldigd op het moment dat u de vergoeding ontvangt en mag u de voorbelasting aftrekken zodra u een factuur betaalt. Pas op het moment van ontvangst of betaling boekt u de betreffende facturen in een kas- of bankboek. Een in- en verkoopboek heeft dan geen zin. De uitgaven (aan de creditzijde) en ontvangsten (debetzijde) houdt u bij in een kas- of bankboek. Eventuele privéopnamen en -stortingen van de eigenaar hoeven hierin niet te worden bijgehouden. Deze tellen niet mee in de fiscale winstberekening.

De margeregeling

verschil

Als u gebruikte goederen, kunstvoorwerpen of verzamelvoorwerpen verkoopt, die u, behoudens enkele uitzonderingen, geleverd krijgt door niet-ondernemers, is op u de margeregeling van toepassing. Dit betekent dat u geen BTW over de gehele ontvangen vergoeding hoeft af te dragen, maar slechts over de marge, dat wil zeggen het verschil tussen de verkoop- en de inkoopprijs.

Globalisatiemethode

regels

winstmarge

Maakt u gebruik van de margeregeling, dan gelden enkele aanvullende regels. U moet de marge per goed berekenen en uw administratie moet zodanig zijn ingericht dat u de marge van het betreffende goed kunt vaststellen. Deze laatste bepaling geldt niet als u toestemming heeft of verplicht bent om de zogenoemde globalisatiemethode toe te passen. In dat geval zal de winstmarge per aangiftetijdvak (in plaats van per goed) uit de boekhouding naar voren moeten komen.

Scheiden van goederenstromen

gescheiden houden

kas

Als uw onderneming niet alleen goederen verkoopt onder de margeregeling, maar ook onder de normale BTW-regeling, moet u deze twee goederenstromen in uw administratie strikt gescheiden houden. Uw administratie kan dan bestaan uit een in- en verkoopboek margeregeling én een in- en verkoopboek normale BTW-regeling. Past u het kasstelsel en de margeregeling met globalisatie toe, dan houdt u geen verkoopboek bij en soms ook geen inkoopboek. U moet de inkoop- en verkoopgegevens wel duidelijk bijhouden en ze daarnaast kunnen aantonen via uw kas- of bankboek.

Soms geen factuurplicht

factuurplicht

trainers

Als uw onderneming vrijgestelde prestaties verricht, bent u ontheven van de factuurplicht. Dit geldt doorgaans ook voor agrariërs. Als u in het kader van de kleineondernemersregeling geen BTW hoeft te betalen, kunt u op verzoek eveneens ontheffing van de factuurplicht krijgen. Over de vergoeding voor vrijgestelde prestaties is geen BTW verschuldigd. Daar staat tegenover dat de BTW op inkoop die u heeft aangewend voor uw vrijgestelde prestaties niet aftrekbaar is. Zo kan een opleidingsinstituut dat voor de gegeven cursussen geen BTW in rekening brengt, geen BTW aftrekken die door leveranciers – zoals trainers en accommodaties – aan hen in rekening is gebracht. Als uw bv behalve vrijgestelde prestaties ook belaste prestaties verricht, moet u voor die belaste prestaties toch een volledige administratie voeren.

Bewaarplicht

grootboek

U bent verplicht uw administratie zeven jaar te bewaren. Het gaat dan om uw debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie en het grootboek. Voor boeken en bescheiden en andere gegevensdragers die betrekking hebben op een onroerende zaak geldt een bewaarplicht van tien jaar. Denk aan een afrekening van de notaris of een hypotheekakte.