5.1 De factuur: de spil van uw administratie
heilig
levering
jaarafrekening
In de context van de BTW is de factuur heilig. De hoofdregel luidt dat BTW moet worden aangegeven in het tijdvak waarin de factuur wordt uitgereikt. Sterker nog, als u een factuur te laat uitreikt, moet u de BTW alsnog aangeven in het tijdvak waarin u de factuur had móeten uitreiken. Dit zijn de regels:
- de factuur moet uiterlijk worden uitgereikt op de 15de dag na afloop van de maand waarin de levering of dienst is verricht. Dus is levering op 1 mei, dan moet u uiterlijk 15 juni factureren;
- bij een doorlopende dienst (zoals een managementfee) moet er minstens één keer per kwartaal een voorschot worden gefactureerd. Vaker mag uiteraard ook. Deze voorschotten worden verrekend in de jaarafrekening.
In het kasstelsel is factureren niet verplicht. In dat geval geeft u de BTW toch aan in het tijdvak waarin de levering of dienst is verricht. Zie hierna onder ‘Kasstelsel’.
Voorbelasting
tijdvak
Ook voor de aftrek van de aan u in rekening gebrachte BTW, de voorbelasting, is de factuur beslissend. U kunt de voorbelasting namelijk alleen aftrekken als u over een juiste factuur beschikt. Voor het tijdvak van aftrek is de datum op de factuur doorslaggevend. Het tijdstip van de levering of de dienst of het tijdstip waarop de factuur is betaald, is niet van belang voor het terugvragen van de BTW. Zelfs als er vooruit is gefactureerd, moet de BTW al worden afgetrokken in het tijdvak waarin deze is gefactureerd.