7.4 Administratie
Elke stichting en vereniging moet goed bijhouden wat de organisatie nu precies ontvangt aan fondsen, wat ze uitgeeft en waaraan. Dit is ook belangrijk voor de eventuele belastingen (zie hoofdstuk 8). Uw organisatie streeft immers een maatschappelijk of ideëel doel na en dan wilt u voorkomen dat donateurs of leden het idee krijgen dat u (gegeven) middelen niet effectief besteedt. Het voeren van een administratie is bovendien wettelijk verplicht.
Het bestuur is verantwoordelijk om zorg te dragen voor een goede financiële administratie. Ook moet het bestuur zorgen voor het opstellen van de jaarrekening binnen zes maanden na afloop van het boekjaar.
Accountant
U mag zelf de financiële administratie voeren van uw stichting of vereniging. Het is niet verplicht om hiervoor een accountant of boekhouder in te schakelen. Dit kan echter raadzaam zijn als uw organisatie groeit en geldstromen ingewikkelder worden of zich uitbreiden. Bovendien kan een expert u helpen bij het opstellen van de jaarrekening. Doet u het toch zelf, dan kunt u gebruikmaken van softwarepakketten die u helpen een administratie in te richten en te voeren. Dit is ook raadzaam als u personeel in dienst heeft.
Heeft u te maken met donateurs, dan zullen zij uw organisatie eerder betrouwbaar vinden als u de financiële zaken door een externe partij laat beheren.
Aansprakelijkheid
failliet
Een andere reden om niet alle financiële administratie zelf te doen, is de aansprakelijkheid. Het kan voorkomen dat uw organisatie door slecht boekhouden in de problemen komt en wellicht wel failliet gaat. Als dit komt doordat u te laat was met belasting betalen, de jaarstukken niet heeft gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel of andere administratieve verplichtingen heeft gemist, kunt u persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor tekorten.