3.1 Wettelijke eisen statuten
Burgerlijk Wetboek
In het Burgerlijk Wetboek (BW) is opgenomen aan welke regels de statuten van een vereniging of stichting minimaal moeten voldoen.
3.1.1 De vereniging
leden-vergadering
De statuten van een vereniging moeten volgens artikel 2:27 BW in ieder geval deze gegevens bevatten:
- de naam van de vereniging en de gemeente waar ze is gevestigd;
- het doel van de vereniging;
- de verplichtingen van leden naar de vereniging of hoe de vereniging plichten kan opleggen;
- de manier waarop de algemene ledenvergadering bijeenkomt;
- de manier van benoemen en ontslaan van bestuurders;
- waar het resterende vermogen van de vereniging na ontbinding naartoe gaat of hoe die bestemming wordt bepaald.
naam
notaris
Verenigingen hanteren naast de statuten vaak een huishoudelijk reglement voor praktische zaken. Dat is zonder tussenkomst van de notaris te wijzigen. Het huishoudelijk reglement mag alleen niet in strijd zijn met de statuten.
Organisaties hebben voor de wijziging van de statuten naast een nieuwe notariële akte de instemming nodig van de algemene ledenvergadering (bij een vereniging) of het bestuur (bij een stichting).
Leden
voorzitter
In de wet (artikel 2:37 tot en met 2:42 BW) zijn ook bepalingen opgenomen die de statuten aanvullen als er over deze onderwerpen niets is bepaald in de eigen statuten. Vooral voor de vereniging bevat de wet een aantal aanvullende regels over onder meer:
- de toelating van de leden;
- de opzegging van het lidmaatschap;
- het royeren van leden;
- het stemrecht van de leden;
- de belangrijkste bevoegdheden van de algemene ledenvergadering en het bestuur;
- de wijze waarop de vereniging wordt vertegenwoordigd.
Als u van deze wettelijke regels wilt afwijken, moet u dat dus in de statuten regelen.
Wees spaarzaam in de statuten met regels over de plichten van uw leden. Details als de hoogte van de contributie horen thuis in het huishoudelijk reglement, zodat u niet voor elke verhoging naar de notaris moet.
3.1.2 Stichting
In artikel 2:286 BW staat opgesomd aan welke minimale eisen de statuten van een stichting moeten voldoen:
- de naam van de stichting, met het woord ‘stichting’ als onderdeel van de naam;
- het doel van de stichting;
- de manier waarop bestuurders worden benoemd en ontslagen;
- de vestigingsplaats van de stichting;
- waar het resterende vermogen van de stichting na ontbinding naartoe gaat of hoe die bestemming wordt bepaald.
huishoudelijk reglement
Verder is het handig om vast te leggen hoe de besluitvorming plaatsvindt binnen de stichting en hoe uw stichting de andere wettelijke eisen, zoals het voeren van een deugdelijke administratie, uitvoert. Deze en andere praktische zaken kunt u ook vastleggen in een huishoudelijk reglement, dat eenvoudiger is te wijzigen.
Notaris
De notaris zal erop toe moeten zien dat alle wettelijke verplichtingen ook daadwerkelijk zijn opgenomen in de statuten. Daarnaast moet de notaris controleren of er geen zaken zijn vermeld die in strijd zijn met de wet. Deze controle kunt u overigens ook laten doen door een jurist. De statuten zijn pas rechtsgeldig nadat de notaris de notariële akte heeft opgesteld. Een vertegenwoordiger van het bestuur, meestal de voorzitter, moet deze akte ondertekenen.
Kijk naar de toekomst
ALV
Bij het opstellen van de statuten is het van belang de toekomst voor ogen te hebben. Welke activiteiten zullen bijvoorbeeld nu en straks uitgevoerd worden in het teken van de doelstelling? Maar denk ook aan het wel of niet willen aanvragen van de ANBI-status. Als uw stichting dat in de toekomst wenst, moet u rekening houden met de extra eisen die de Belastingdienst stelt aan een ANBI (zie ook hoofdstuk 2). Door dit vast te leggen in de statuten weet u zeker dat uw organisatie aan die eisen zal voldoen.