1.1 Het begrip boekhouden
doelen
U heeft met een boekhouding dus overzicht over de gedane uitgaven, verkregen ontvangsten en de vermogenspositie van uw onderneming. Uw onderneming doet het dus voor een groot deel voor zichzelf. Daarnaast zijn er ook externe partijen die graag willen weten hoe het gaat met de financiën van uw onderneming. Het verzorgen van een boekhouding heeft dus onder andere de volgende doelen:
- overzicht hebben en houden van de financiële positie van uw onderneming;
- inzicht krijgen in de winsten en verliezen;
- externe partijen (zoals aandeelhouders, banken en de Belastingdienst) inzicht geven in de financiën;
- berekeningen kunnen maken voor de kostprijs van een product of het uitbrengen van een offerte.
Voorbeeld van interne informatieverschaffing
lastiger
Voor grotere ondernemingen neemt het belang toe van het verkrijgen van interne informatie. Het wordt dan namelijk steeds lastiger om zelf dat inzicht te verkrijgen. Stel dat u in contact komt met een klant die producten wil kopen en op korte termijn geleverd wil hebben. De betaling komt pas na zes weken.
boekhouding
Het is dan de vraag of uw onderneming dat kan regelen. Beschikt u over de gevraagde goederen? Staan er nog facturen open van de klant of zijn er ooit problemen geweest met betalen? Hoe is de liquiditeitspositie van uw onderneming? Komt uw onderneming in de problemen als de klant pas over zes weken betaalt? De boekhouding kan helpen om deze vragen te beantwoorden. Het is dus belangrijk dat de boekhouding op orde is.
Boekhoudstelsel
kameralistisch stelsel
commercieel stelsel
Er zijn twee boekhoudstelsels te onderscheiden:
- het kameralistische stelsel: bij dit stelsel legt u de ontvangsten en uitgaven over een bepaalde periode vast. Er is sprake van een inkomen op het moment van ontvangst en een uitgave op het moment dat het is uitgegeven. Controleren is bij dit stelsel lastig. Daarnaast is het opstellen van de jaarrekening pas mogelijk als alle ontvangsten en uitgaven over de periode binnen zijn.
- het commerciële stelsel: dit stelsel richt zich op het bepalen van de omvang van het vermogen. Dit stelsel bestaat uit twee methoden: enkel en dubbel boekhouden.
1.1.1 Enkel boekhouden
dagboeken
Enkel boekhouden is de meest eenvoudige manier om een administratie bij te houden. U maakt alleen gebruik van dagboeken zoals het bankboek en het kasboek. In deze dagboeken geeft u alle inkomsten en uitgaven aan. U kijkt bij enkel boekhouden dus alleen naar financiële bewegingen. Deze manier van boekhouden geeft geen inzicht in de onbetaalde vorderingen en schulden van uw onderneming.
1.1.2 Dubbel boekhouden
grootboek
Ondernemingen maken meestal gebruik van het dubbel boekhouden. Bij deze manier van boekhouden wordt gebruikgemaakt van het grootboek. De inkomsten en uitgaven worden gesplitst in de realisatie (kosten en opbrengsten) en de betalingen (uitgaven en inkomsten). U houdt dus ook rekening met de vorderingen en schulden. Hierdoor is het mogelijk om op elk moment de balans op te kunnen maken en investeerders de financiële situatie voor te leggen.
Dubbele boekhouding is echt wat anders
zwarte boekhouding
Bij een dubbele boekhouding (ook wel zwarte boekhouding genoemd) gaat het om illegale praktijken. In dat geval wordt een deel van de opbrengsten en kosten niet, niet geheel of niet tijdig in de ‘echte’ boekhouding opgenomen. Er is dan sprake van twee boekhoudingen: een onware boekhouding, voor bijvoorbeeld de belastingaangifte, en een boekhouding met de echte stand van zaken (schaduwboekhouding). Dit is dus iets anders dan dubbel boekhouden.
1.1.3 Wettelijke boekhoudplicht
onderscheid
De wettelijke boekhoudplicht is opgenomen in het Burgerlijk Wetboek (BW). Er wordt een onderscheid gemaakt tussen eenmanszaken, maatschappen, vennootschappen onder firma en commanditaire vennootschappen (artikel 15i BW boek 3) en privaatrechtelijke rechtspersonen (artikel 10 BW boek 2).
Omschrijving
De wettelijke omschrijving is als volgt:
- Artikel 15i BW boek 3: een ieder die een bedrijf of zelfstandig beroep uitoefent, is verplicht van zijn vermogenstoestand en van alles betreffende zijn bedrijf of beroep, naar eisen van dat bedrijf of beroep, op zodanige wijze een administratie te voeren en daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde zijn rechten en verplichtingen kunnen worden gekend.
- Artikel 10 BW boek 2: het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de rechtspersonen en van alles betreffende de werkzaamheden van de rechtspersoon, naar eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden, op zodanige wijze een administratie te voeren en daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde zijn rechten en verplichtingen van de rechtspersoon kunnen worden gekend.
administratieplicht
Daarnaast is er in de fiscale wet een administratieplicht opgenomen (zie hiervoor hoofdstuk 2).