7.3 Werkvormen

blinde schatting

postmortem

hypothetisch

Er zijn verschillende werkvormen die u als hulpmiddel kunt inzetten om te zorgen dat besluiten worden genomen in de open ruimte. Daarmee heeft een besluit de grootste kans om het juiste te zijn en gedragen te worden door alle medewerkers:

• Maak samen met uw team een ‘blinde schatting’ van de tijd en het geld dat nodig is om het hele project, een deelproject of slechts één projecttaak uit te voeren. Bij het doen van een schatting weet niemand iets 100% zeker; een besluit speelt zich dan ook vooral in onbekend gebied af. Laat deelnemers hun schattingen daarom eerst voor zichzelf opschrijven, waarna iedereen zijn schattingen tegelijkertijd open en bloot op tafel legt. Zo creëert u letterlijk een open ruimte, waarbij medewerkers geen informatie verborgen houden. Hierna kunt u vrijelijk over de schattingen discussiëren en communiceren.
• Maak een ‘postmortem’. Dit is misschien een wat gek idee, maar optimisme en een overmatig zelfvertrouwen (zie het kader op de linkerpagina) maken effectief communiceren over besluiten die in het onbekend gebied liggen erg lastig. Geef deelnemers daarom de opdracht om een hypothetisch ‘autopsierapport’ te schrijven voor het totaal mislukte, veel te dure en veel te lang lopende project ‘de blauwe knop’. Wat is er allemaal fout gegaan en waarom? Alle zorgen, risico’s, bezwaren en gevaren die in deze rapporten naar voren komen, zijn niet meer onloyaal, negatief of irritant, maar juist het doel van de werkvorm.

• Rationaliseer de informatie. Een andere veelgebruikte werkvorm is de informatie die nodig is om tot besluiten te komen zo veel en goed mogelijk te rationaliseren en kwantificeren. Voor de communicatieafdeling is het bijvoorbeeld ontzettend belangrijk dat de knop inderdaad de blauwe kleur krijgt, zoals in de huisstijl is vastgelegd. Voor de manager van de klantenservice is het juist belangrijk dat de informatie volledig en correct is. En voor de manager van het team dat de gegevens moet invoeren, is het vooral van belang dat de informatie snel en flexibel kan worden vastgelegd. Welk belang weegt zwaarder?

Toegevoegde waarde

subjectief

Vaak is mondelinge communicatie subjectief en moeilijk met elkaar te vergelijken en af te wegen. Kwantificeren, door de toegevoegde waarde in een getal uit te drukken, maakt besluiten eenvoudiger en eerlijker. Zo wordt de knop alleen intern gebruikt, dus het voldoen aan de huisstijl krijgt bijvoorbeeld een waarde van slechts ‘400’, terwijl klanttevredenheid het uiteindelijke doel is en dit dus een toegevoegde waarde van ‘3000’ krijgt.