7.2 Denkfouten
niet exact
verzachten
Het maken van een planning in tijd en een begroting in geld voor uw project is geen peulenschil. Hoeveel dagen of weken gaat het kosten om alle werkzaamheden goed uit te voeren? En hoeveel geld is daarvoor precies nodig? Zowel bij u als bij de opdrachtgever is deze informatie niet exact bekend. Bij het maken van een planning en een begroting kunnen dan ook heel wat denkfouten om de hoek komen kijken, waardoor het tijdpad en kostenplaatje uiteindelijk bijna altijd (in ieder geval achteraf) onrealistisch blijken te zijn. De effecten van zulke denkfouten kunt u door goede communicatie vooraf voorkomen, of in ieder geval verzachten.
Slimme oplossing
Planningsfouten komen vooral omdat deze gebaseerd worden op wat men op dat moment al weet. Denk aan het verslag van een eerder, ander project; dat is bekende informatie die u kunt bewerken en toepassen op het project dat nu voor u ligt. U heeft in het verleden al eens een knop gemaakt, maar óók een blauw website-element, dus u combineert die twee tot een slimme oplossing. Een project is echter iets nieuws en onbekends. Het is dus maar de vraag in welke mate wat u al weet nu echt helpt.
Optimisme en zelfvertrouwen
Daarbij hebben mensen een ingebouwd optimisme en overmatig zelfvertrouwen als denkfout. Wat helpt is het creëren van een extern perspectief en hier open, eerlijk en vooral nieuwsgierig over communiceren. Dit maakt de planning en begroting voor uw eigen project stukken realistischer. Het voorkomt ook dat u denkt dat fouten die andere projectteams hebben gemaakt niet bij uw project zullen optreden.
De mens denkt van alles en nog wat
groepsdenken
Waak op dit moment in de communicatie voor groepsdenken (‘groupthinking’). Mensen zijn geneigd om zich te conformeren naar het beeld dat de groep als totaal heeft. Zeker als er een sterke leider is die een overtuigende uitspraak doet, is het erg lastig om daarvan af te wijken. Medewerkers willen namelijk niet als tegendraads, irritant of onloyaal worden gezien.
Willekeurig
heel krap
Daarnaast passen mensen hun schattingen over tijd en geld aan op wat ze er het eerste over horen. Zelfs als dit een totaal willekeurig getal is. Als de opdrachtgever roept dat de blauwe knop wel in twee weken geregeld moet kunnen zijn, is de kans heel klein dat een medewerker die zelf dacht aan twee maanden dit nog op tafel gooit. Hopelijk brengt hij nog wel in dat twee weken hem wel heel krap lijkt en dat er minstens twee keer zoveel tijd nodig is, maar de kans dat hij nog ‘twee maanden’ zal delen, is niet groot. Er is echter een reden dat hij aan twee maanden denkt, maar die informatie is nu alleen bekend bij hem en niet bij anderen: een blinde vlek dus.