8.3 Controles rond loonaangifte
onjuiste gegevens
foutenrapport
Uw loonaangiften worden door de Belastingdienst en UWV aan diverse controles onderworpen om te voorkomen dat er onjuiste gegevens in de polisadministratie terechtkomen en dat uw onderneming te weinig loonheffingen betaalt. Deze controles vinden op verschillende momenten plaats, meestal geautomatiseerd maar handmatige controles kunnen ook voorkomen. Controles kunnen leiden tot bijvoorbeeld afwijzing van de loonaangifte, een foutenrapport, correctieverplichting of naheffingsaanslag loonheffingen.
Marge bij afgeronde bedragen in aangifte
verschillende regels
pas voor totaalbedrag
Bij controle van bedragen die u of uw software al op hele euro’s heeft afgerond, hanteren Belastingdienst en UWV een marge van € 1 per afgerond bedrag. Er gelden namelijk verschillende afrondingsregels bij de loonaangifte:
- Bij de werknemersgegevens moeten alle bedragen worden ingevuld met twee cijfers achter de komma, waarbij u zelf kiest of u afrondt in het voordeel van uw onderneming of dat van de werknemer.
- In het collectieve deel moeten alle bedragen worden afgerond op hele euro’s – voor cumulatieven die bijvoorbeeld uit de werknemersgegevens komen geldt deze afronding pas voor het totaalbedrag – waarbij u mag afronden in het voordeel van uw organisatie.
Eventuele correctiesaldo’s van meegestuurde correcties moet u ook invullen afgerond op hele euro’s.
Controlefasen
direct na indienen
logische fouten
ook daarna nog
De diverse controles vinden verspreid over drie fasen plaats:
afwijzing aangifte
Fouten die worden ontdekt in fase 1 en 2 zullen leiden tot afwijzing van uw aangifte. U moet de fouten dan eerst verbeteren en vervolgens opnieuw aangifte doen. Fouten die worden ontdekt in fase 3 – als uw aangifte dus is geaccepteerd – leiden bijvoorbeeld tot een foutenrapport of correctieverplichting.
eerst fout(en) herstellen
Als uw loonaangifte de ene fase doorstaat, gaat hij door naar de volgende fase. Bij afwijzing moet u eerst de fout(en) herstellen en opnieuw aangifte doen, waarna de controlecyclus opnieuw start. Daarom is het verstandig om tijdig loonaangifte te doen, zodat u speling heeft voor het geval u fouten moet herstellen en opnieuw aangifte moet doen.
Tijdens de drie controlefasen vinden verschillende soorten controles plaats, die hierna kort aan bod komen.
Als u loonaangifte doet met het programma van de fiscus (zie paragraaf 8.2) spelen controlefase 1 en 2 niet. U kunt de aangifte dan immers alleen indienen als deze aan de eisen voldoet. Van eventuele fouten krijgt u tijdens het invullen melding en deze moet u vóór indiening verbeteren.
Technisch
transport
De technische controles van de loonaangifte hebben betrekking op het transport, de beveiliging, encryptie en compressie van het aangiftebericht.
Als u zelfontwikkelde of gekochte aangiftesoftware gebruikt voor de loonaangifte, vindt deze controle bij indiening plaats, wat kan leiden tot afwijzing van uw aangifte.
Validatie
voldoet aan geldende eisen
aan verplichting voldaan
Bij de validatiecontroles wordt gekeken of het XML-bericht dat u voor de loonaangifte heeft ingezonden, voldoet aan de geldende eisen, en dus valide is. Zo wordt het gebruik van de juiste (technische) rubrieksnamen gecontroleerd, of de volgorde en hiërarchie van de rubrieken klopt, of onconditionele verplichtstelling van rubrieken is nageleefd en of de aangeleverde waarden voldoen aan de gestelde formaat- en domeineisen. Bij deze controle wordt bijvoorbeeld vastgesteld of aan de verplichting tot het invullen van het loonheffingennummer is voldaan, en of het nummer met 12 tekens is opgegeven, te weten de eerste negen numeriek, het tiende de letter ‘L’ en de laatste twee numeriek en ongelijk aan ‘00’.
Consistentie
samenhang rubrieken
niet eerder mogelijk
De consistentiecontroles van de loonaangifte hebben betrekking op de onderlinge samenhang tussen de rubrieken binnen uw aangiftebericht, zoals de conditionele verplichtstelling, rekenkundige samenhang en uniciteit (geen dubbele sleutels). Bij deze controle wordt bijvoorbeeld gekeken of er aan de verplichting tot aanlevering van het personeelsnummer is voldaan als er geen BSN is ingevuld voor een werknemer. Naast de consistentiecontrole worden ook enkele controles uitgevoerd die niet eerder mogelijk zijn, zoals de ‘elfproef’ van het BSN.
Vergelijking
gecontroleerd met tabellen
Bij de vergelijkende controles wordt uw aangiftebericht getoetst aan andere gegevensbronnen, zoals de basisregistratie personen (BRP) van de gemeente, de polisadministratie van UWV en de werkgeversadministratie van de Belastingdienst. Er wordt bijvoorbeeld gecontroleerd of voor het aangeleverde tijdvak een aangifteplicht bestaat en of een opgegeven BSN daadwerkelijk in gebruik is. Er wordt ook gecontroleerd met tabellen die onafhankelijk van de aangiftespecificaties worden beheerd, zoals de cao-codelijst van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Verder vinden er ook een aantal bericht-intrinsieke controles plaats.
De geautomatiseerde controles nemen niet álle werknemersgegevens onder de loep. Er kunnen dus onjuiste gegevens in de polisadministratie terechtkomen. De Belastingdienst of UWV kan hierop dan later terugkomen.
Inhoudelijk
juiste weergave
De inhoudelijke controles van de loonaangifte hebben betrekking op de overige inhoudelijke juistheid van uw aangifte. Er wordt gekeken of er is voldaan aan de nog niet gecontroleerde condities, of de aangeleverde gegevens een juiste weergave zijn van de werkelijkheid en of u wet- en regelgeving op de juiste manier heeft toegepast, zoals of u de juiste premiepercentages heeft toegepast bij uw berekeningen.