11. Fiscale bewaarplicht
De loonadministratie is onderdeel van de zogeheten basisgegevens van uw onderneming en daarom geldt hiervoor een bewaarplicht van zeven jaar. Voor bepaalde onderdelen kan er echter een kortere bewaartermijn gelden of geldt er juist een maximale bewaartermijn. Het doel van de bewaartermijnen is het voor instanties zoals de Belastingdienst mogelijk te maken om ook na verloop van jaren goede controles uit te voeren.
andere onderdelen
Zoals gezegd, geldt de loonadministratie als basisgegeven van uw onderneming. Andere onderdelen die tot de basisgegevens behoren, zijn bijvoorbeeld het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie en de in- en verkoopadministratie.
Gevolgen niet voldoen aan bewaarplicht
verzuimboete
onjuistheid bewijzen
Als u zich niet aan de bewaarplicht houdt, kan dat bijvoorbeeld een verzuimboete van de Belastingdienst opleveren (zie paragraaf 10.1) of veroordeling door de strafrechter. Als uw loonadministratie niet aan de eisen voldoet omdat de voor een controle benodigde gegevens niet langer worden bewaard of niet in de juiste vorm, kan de Belastingdienst voor het opleggen van een belastingaanslag – onder strenge voorwaarden – omkering van de bewijslast toepassen. Dan worden de benodigde cijfers geschat, en is het aan u om de onjuistheid ervan te bewijzen (in plaats van dat de fiscus de juistheid ervan moet bewijzen).