11.1 Termijnen
tenzij nog actuele waarde
loopt door
Voor uw loonadministratie – en de andere basisgegevens – heeft u met een fiscale bewaarplicht van zeven jaar te maken. Die bewaarplicht begint te lopen op 1 januari na het jaar waarin de betreffende gegevens in de loonadministratie zijn opgenomen, tenzij de gegevens nog een actuele waarde voor uw bedrijfsvoering hebben. De bewaartermijn van zeven jaar start dan zodra de actualiteitswaarde vervalt, en tot die tijd horen de gegevens gewoon tot de administratie.
De (resterende periode van de) bewaartermijn loopt gewoon door als uw onderneming bijvoorbeeld ophoudt te bestaan of geen werknemers meer in dienst heeft.
hóeft niet
De verplichte bewaartermijn van minimaal zeven jaar betekent dus dat u de loonadministratie over bijvoorbeeld 2023 per 2031 zou kunnen weggooien. Dat hóeft u niet te doen want u mag die loonadministratie gewoon blijven bewaren. Maar als u de betreffende gegevens (zónder actualiteitswaarde) wel kwijt wilt, komt u vanaf 1 januari 2031 in elk geval niet in de problemen qua fiscale bewaarplicht.
Ook als u de loonadministratie (deels) heeft uitbesteed, blijft uw onderneming verantwoordelijk voor het volgens de regels bewaren van gegevens. Bovendien breidt de bewaarplicht zich dan uit naar de gegevensdragers met gegevens van uw onderneming bij die externe partij.
Vijf
andere termijn
Voor bepaalde onderdelen van de loonadministratie geldt een andere verplichte bewaartermijn, namelijk voor:
- kopieën identiteitsbewijzen (en eventuele tewerkstellingsvergunningen);
- opgaven gegevens voor de loonheffingen (inclusief eventuele gegevens over toepassing van de studenten- en scholierenregeling);
- alle (kopieën van) beschikkingen en verklaringen die u van werknemers heeft ontvangen.
na uitdiensttreding
Voor deze gegevens heeft u te maken met een bewaarplicht van vijf kalenderjaren na uitdiensttreding van de betreffende werknemer. Tijdens het dienstverband moet u deze zaken (vanwege hun actuele waarde) dus sowieso bewaren.
Als u een kopie identiteitsbewijs of formulier gegevens voor de loonheffingen gedurende het dienstverband vervangt door (een kopie met de) actuele gegevens, moet u de oude niet weggooien! Uw bewaarplicht geldt namelijk voor de gegevens van de werknemer bij indiensttreding.
Afwijkend
afspraken maken
Voor andere dan de hiervoor genoemde gegevens in uw loonadministratie kunt u met de Belastingdienst afspraken maken over een afwijkende (kortere) bewaartermijn dan de standaard zeven jaar. Leg zulke afspraken altijd schriftelijk vast en bewaar ze goed.
Let op dat afspraken met de fiscus alleen uw fiscale bewaarplicht betreffen. Voor andere overheidsinstellingen kan kunt u zich nog wel aan een bewaarplicht van zeven jaar moeten houden (in geval van onroerende zaken is dat zelfs negen jaar na het jaar van ingebruikname).
Twee
hooguit
Voor sommige gegevens in de loonadministratie heeft u niet met een minimale bewaartermijn te maken, maar juist met een maximale. Zo mag u bijvoorbeeld arbeidsovereenkomsten (en eventuele wijzigingen daarin) en administratieve verzuimgegevens na uitdiensttreding van de werknemer nog hooguit twee jaar bewaren. Datzelfde geldt voor verslagen over situaties van (financiële) problemen van de werknemer (die bijvoorbeeld tot een loonbeslag hebben geleid).
Voor gegevens in de personeelsadministratie geldt vaak een maximale bewaartermijn. Voor bijvoorbeeld verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken is dat twee jaar na uitdiensttreding, en voor sollicitatiegegevens en een Verklaring omtrent het gedrag is dat één jaar.