2. Het aanleggen ervan
Zodra er een (eerste) werknemer in dienst komt bij een onderneming, is het gaan bijhouden van een loonadministratie verplicht. In deze administratie legt u financiële en fiscale zaken rond uw personeel vast. De loonadministratie moet aan bepaalde eisen voldoen. Nederland staat hoog in de lijst met meest complexe salarisadministraties ter wereld, zo bleek uit de Global Payroll Complexity Index 2021.
voorwaarden
alles op rolletjes
Dat een loonadministratie aan bepaalde voorwaarden moet voldoen en bepaalde informatie moet bevatten, is – buiten handig voor uzelf – onder meer nodig om de Belastingdienst de juiste gegevens te kunnen verstrekken. Daarnaast maakt het een eventuele controle door de fiscus eenvoudiger. Het is voor uw onderneming uiteraard raadzaam om de loonadministratie goed op orde te hebben, zodat alles op rolletjes verloopt en u geen naheffingen en boetes hoeft te vrezen.
Afweging tussen zelf doen of uitbesteden
minder grip
Voor dit themadossier gaan we ervan uit dat u de loonadministratie zelf voert, ondersteund met een salarissoftwarepakket. Maar uitbesteding ervan is natuurlijk ook een optie. Dat scheelt bijvoorbeeld tijd en het altijd up-to-date moeten zijn qua wet- en regelgeving. Maar het geeft u ook minder grip op zaken en brengt u in een afhankelijke positie terwijl uw organisatie wel de eindverantwoordelijke blijft! Goede afspraken zijn dan van groot belang.
Inkomstenverhouding
Het is geen verplichting maar wel handig om uw loonadministratie in te richten per inkomstenverhouding (IKV). Dat sluit namelijk aan bij hoe UWV de werknemersgegevens opneemt in de polisadministratie en daarmee hoe de Belastingdienst gegevens uitvraagt in de aangifte loonheffingen: per inkomstenverhouding (en niet per dienstbetrekking).
De definitie van een IKV is: de rechtsbetrekking tussen een inhoudingsplichtige en natuurlijk persoon die is geregistreerd in een administratieve eenheid, op grond waarvan die persoon loon (of een uitkering) ontvangt.
tijdens het dienstverband
Meestal is de IKV gelijk aan de echte, vroegere of fictieve dienstbetrekking van de werknemer, maar dat hoeft niet zo te zijn. Zodra er een dienstbetrekking ontstaat, ontstaat er een IKV. En zodra de dienstbetrekking eindigt, eindigt ook de IKV. Alleen kan er tijdens het dienstverband ook een nieuwe IKV met de werknemer ontstaan, waarbij de oude IKV eindigt of blijft voortbestaan (in dat laatste geval heeft u dus meerdere IKV’s tegelijk met de werknemer).
Als een nieuwe IKV met een werknemer ontstaat gedurende het aangiftetijdvak, moet u de werknemer voor dat tijdvak twee keer in de loonaangifte opnemen, onder twee verschillende nummers IKV.
elke IKV een apart nummer
consequent
Elke IKV moet een uniek nummer krijgen, dat u niet mag hergebruiken (tenzij de ex-werknemer voor wie het nummer gold, langer dan zeven jaar na het jaar waarin de dienstbetrekking eindigde uit dienst is). Als uw organisatie meerdere IKV’s heeft met een werknemer, moet elke IKV dus een apart nummer krijgen, het liefst opeenvolgende nummers. Het zal uw salarissoftwarepakket zijn dat (automatisch) de nummers IKV toekent. Dat nummer gebruikt u vervolgens consequent voor deze inkomstenverhouding en neemt u op in de loonstaat van de werknemer en in uw loonaangifte.
Gedoogsituatie verlengd tot en met 2025
verwerking niet mogelijk
raadzaam
Het kan gebeuren dat er nieuwe inkomsten ontstaan waarbij een nieuwe IKV ontstaat binnen een dienstbetrekking. Denk bijvoorbeeld aan een tijdelijke urenuitbreiding of een zogeheten werkgeversbetaling van een UWV-uitkering. Het kan zijn dat uw salarissoftware het verwerken hiervan in aparte nummers IKV (nog) niet mogelijk maakt. Dan mag u de tijdelijke urenuitbreiding of werkgeversbetaling nog in dezelfde IKV verwerken als die van de eerdere dienstbetrekking. Deze tijdelijke gedoogsituatie vervalt waarschijnlijk per 2026. Dan zult u zulke verschillende inkomsten dus in aparte nummers IKV moeten verwerken. Staat uw software gescheiden verwerking wel al toe, dan is het raadzaam om dit nu al zo te doen.