2.2 Algemene verplichtingen
gegevens vastleggen
Als werkgever heeft u diverse algemene administratieve verplichtingen. Zo moet u natuurlijk allerlei gegevens van uw werknemers vastleggen (zie hierna). Verder moet u loonstaten aanleggen (zie hoofdstuk 4), loonstroken en jaaropgaven verstrekken (zie hoofdstuk 5 respectievelijk 6).
Identiteit
Vóór een werknemer bij u aan het werk gaat, moet u zijn identiteit vaststellen, behalve als hij komt van een andere werkgever uit de samenhangende groep inhoudingsplichtigen waarvan u onderdeel bent. Uw identificatieplicht bestaat uit drie onderdelen: verifiëren, bewaren en zorgen.
Verifiëren
geldig en origineel
mag werken
Voor uw verificatieplicht moet de werknemer u een geldig en origineel identiteitsbewijs tonen. Dit mag geen rijbewijs zijn, omdat hier geen nationaliteit op staat vermeld. U moet het getoonde identiteitsbewijs controleren op echtheid, geldigheid, beschadigingen en dergelijke en of het document hoort bij de persoon die voor u staat. U vindt een handige checklist met uitgebreidere aandachtspunten bij deze controle op rendement.nl/salarisdossier. U moet ook controleren of de werknemer in Nederland mag werken, want soms kan hiervoor bij buitenlandse werknemers bijvoorbeeld een tewerkstellingsvergunning nodig zijn.
U mag de identiteit van een nieuwe werknemer ook digitaal vaststellen. De huidige techniek maakt controle van zijn identiteitsbewijs en identiteit ook op afstand mogelijk. U moet dan wel (kunnen) aantonen dat u hierbij voldoende zorgvuldig te werk bent gegaan.
Bewaren
alle persoonsgegevens
Voor uw bewaarplicht moet u een goed leesbare kopie van het identiteitsbewijs van de werknemer in de loonadministratie vastleggen (van alle pagina’s waarop informatie staat). U moet ook (een kopie van) de eventuele tewerkstellingsvergunning in de administratie bewaren. Op de kopie van het identiteitsbewijs moeten alle persoonsgegevens van de werknemer staan die ook op zijn originele identiteitsbewijs staan. Bij een paspoort en identiteitsbewijs model 2013 moet u ook de bladzijde met het burgerservicenummer van de werknemer kopiëren.
oude kopie bewaren
Als het identiteitsbewijs waarvan u een kopie bewaart gedurende het dienstverband verloopt, hoeft u geen kopie van het nieuwe identiteitsbewijs op te nemen. Dat mag wel, maar zorg dan dat u de oude kopie blijft bewaren. Met de oude kopie voldoet u namelijk aan uw bewaarplicht aangezien die geldt voor het bij verificatie gebruikte identiteitsbewijs.
Let op dat u als inlener van uitzendkrachten uit de Europese Economische Ruimte (EER), Zwitserland of Turkije géén kopie identiteitsbewijs in uw administratie mag bewaren, omdat u niet hun werkgever bent! Voor werknemers uit andere landen moet u zo’n kopie wel bewaren.
Zorgen
gelegenheid bieden
Uw zorgplicht houdt in dat u werknemers moet informeren dat zij zich op de werkplek moeten kunnen identificeren met een geldig en origineel identiteitsbewijs – waarbij een rijbewijs wel volstaat – en hun daartoe ook de gelegenheid moet bieden als bijvoorbeeld de Belastingdienst of Nederlandse Arbeidsinspectie op controle komt.
Gegevens
op papier of digitaal
naam en voorletters
Verder heeft u diverse gegevens van de werknemer nodig, sowieso die om de loonheffingen mee te kunnen berekenen. De werknemer moet u deze gegevens op papier of digitaal aanleveren, voorzien van datum en handtekening. Hiervoor kan hij het Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen van de fiscus gebruiken – of het Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen (studenten- en scholierenregeling) – maar dat is geen verplichting. Na ontvangst van de gegevens moet u ze controleren en vastleggen in uw loonadministratie. De gegevens voor de loonheffingen van werknemers zijn:
- naam en voorletters;
- burgerservicenummer (BSN);
- adres;
- postcode en woonplaats;
- woonland en regio (als de werknemer niet in Nederland woont);
- geboortedatum;
- een verzoek om de loonheffingskorting toe te passen (als de werknemer tenminste wil dat u dat doet);
- een verzoek om de studenten- en scholierenregeling toe te passen (als de werknemer dat tenminste wil).
Een nieuwe werknemer moet zijn gegevens voor de loonheffingen bij u aanleveren vóór de eerste werkdag, of anders – als hij start op de dag van aanname – vóór hij daadwerkelijk aan de slag gaat. Gebeurt dat niet, dan moet u bij zijn verloning het anoniementarief toepassen.
Overig
arbeidsovereenkomst
Naast de benodigde gegevens voor op de loonstaat (zie hoofdstuk 4) en de hiervoor genoemde gegevens, moet u ook nog andere gegevens van uw werknemers administreren. Zo moet u hun arbeidsovereenkomst bij de loonadministratie bewaren, verlof- en ziektestaten vastleggen, eventuele doelgroepverklaringen administreren, net zoals eventuele leerwerkovereenkomsten op grond van de beroepsbegeleidende leerweg (BBL).
achterliggende berekeningen
Bij arbeidskrachten die bij uw organisatie werken maar in dienst zijn van een buitenlandse onderneming is het raadzaam om een kopie vast te leggen van de originele detacheringsverklaring, afgegeven door het buitenlandse socialezekerheidsorgaan. Verder is het raadzaam om alle achterliggende berekeningen bij de loonadministratie te bewaren, waaronder die waaruit de aansluiting met de financiële administratie blijkt.
Het kan zijn dat uw boekhouding bedragen niet of anders afrondt dan op grond van de regels die voor de loonaangifte gelden (zie paragraaf 8.3). Hierdoor kan het bedrag aan verschuldigde loonheffingen in de financiële administratie afwijken van dat in de loonaangifte.