2.3 Bijzondere verplichtingen
bij bepaalde zaken
elke verklaring of document
Bij bepaalde zaken heeft u met bijzondere administratieve verplichtingen te maken. U moet bijvoorbeeld niet alleen de al in paragraaf 2.3 genoemde zaken – zoals een kopie identiteitsbewijs of doelgroepverklaring – in de loonadministratie bewaren. U moet ook elke andere (kopie van een) verklaring of officieel document die/dat u van de werknemer ontvangt met een belang voor de loonheffingen bij de loonadministratie bewaren. Denk bijvoorbeeld aan een kopie van de Verklaring geen privégebruik auto of een machtiging van de werknemer om een lager belastingpercentage te hanteren dan volgens de tabel voor bijzondere beloningen.
Onbelast
vrijgestelde uitkeringen
Onder voorwaarden kunt u werknemers bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen onbelast geven. Als het daarbij om vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen gaat, moet u de betreffende gegevens bij de loonadministratie vastleggen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de gegevens van vrijgestelde diensttijduitkeringen en eenmalige uitkeringen bij overlijden van de werknemer, zijn partner of kinderen.
U mag de gegevens van vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen ook ergens anders dan bij de loonadministratie vastleggen. U moet die bewaarplaats dan wel vooraf schriftelijk aan uw belastingkantoor melden en de gegevens bij een controle door de fiscus beschikbaar hebben.
op collectief niveau
Als uw onderneming gebruikmaakt van de vrije ruimte om vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen in onbelast loon voor werknemers om te zetten, moet u dat administreren. Hiervoor legt u op collectief niveau in de loonadministratie alle loonbestanddelen vast die u als eindheffingsloon heeft aangewezen, en de berekening van de eindheffing werkkostenregeling in de situatie dat u de vrije ruimte overschrijdt. Per werknemer legt u vast welke gerichte vrijstellingen u voor hem heeft aangewezen als eindheffingsloon.
Let op extra administratieve plichten bij gerichte vrijstellingen, zoals het bij de loonadministratie bewaren van (kopieën van) vervoersbewijzen of overzichten van reizen met ov-chipkaart bij vergoeding van werkelijke ov-kosten.
U moet ook de gegevens in de loonadministratie vastleggen van andere loonbestanddelen waarop u eindheffing toepast, dus anders dan via gebruik van de vrije ruimte. Hierbij legt u op collectief niveau vast om welk(e) loon of verstrekkingen het gaat en hoe u het betreffende bedrag aan eindheffing heeft berekend.
Afdrachtvermindering
Bij de mogelijke afdrachtverminderingen heeft u ook met specifieke administratieve verplichtingen te maken. Denk bijvoorbeeld aan het bijhouden van een S&O-administratie voor de afdrachtvermindering voor speur- en ontwikkelingswerk (S&O). Of denk aan het bij de loonadministratie vastleggen van namen, geboortedatums en nummers van de monsterboekjes van de zeevarenden voor wie u de afdrachtvermindering zeevaart toepast.
Soms heeft u voor verklaringen en documenten met andere bewaartermijnen te maken dan voor de loonadministratie op zich. Hierover leest u alles in hoofdstuk 11.