11.3 Wijze van bewaren
eenvoudig toegankelijk
Uw onderneming kan de gegevens die onder de fiscale bewaarplicht vallen op verschillende wijzen opslaan en bewaren: op papier of digitaal. U moet de gegevens echter op zo’n manier bewaren, dat ze eenvoudig toegankelijk zijn (leesbaarheid) voor controlerende instanties zoals de Belastingdienst of Nederlandse Arbeidsinspectie, en uiteraard voor uzelf. En u moet zorgen voor waarborging van de betrouwbaarheid van de gegevens (integriteit) en herkomst ervan (authenticiteit). Dat geldt ongeacht of u de bestanden op papier of digitaal heeft opgeslagen.
originele gegevens
alleen in afgedrukte vorm
Bij een controle moet u de originele gegevens kunnen overleggen, juist en ongewijzigd. U moet de gegevens dus in principe bewaren in dezelfde vorm als waarin ze deel zijn gaan uitmaken van uw administratie. Uw bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden. U voldoet dus niet aan uw bewaarplicht als u een bestand alleen in afgedrukte vorm bewaart. U moet ervoor zorgen dat de Belastingdienst bij een controle de computerprogramma’s en bestanden kan gebruiken.
U kunt voor de gegevens die onder de fiscale bewaarplicht vallen met de inspecteur afspraken maken tot op welk detailniveau uw onderneming die gegevens moet bewaren.
Papier
Er zijn werkgevers die nog steeds de voorkeur geven aan het voeren van een volledig papieren administratie. Vooral veel kleinere werkgevers werken nog veel met papieren documenten.
overstappen
Soms willen werkgevers wel overstappen van een papieren naar een digitale administratie, maar houdt het feit dat dit een flinke klus is hen tegen. Bovendien is het niet zomaar toegestaan om de vorm van (fiscale) gegevens te wijzigen. Als u dat wilt doen, moet u hierover van tevoren goede afspraken maken met de Belastingdienst.
Bij conversie is het belangrijk dat u de gegevens volledig overzet. Als u bijvoorbeeld een document scant, moet u niet alleen de informatie op alle pagina’s converteren, maar ook zorgen dat de echtheidskenmerken niet verloren gaan, of dat op een andere manier compenseren.
ook het origineel
Vanwege de bewaarplicht moet u na een overstap de oude papieren documenten in diezelfde vorm bewaren totdat de betreffende bewaartermijn is verstreken. Van een digitaal ingeboekte papieren factuur moet dus ook het origineel nog voldoende tijd worden bewaard. Hierdoor zullen een papieren en digitale administratie vaak naast elkaar bestaan.
Digitaal
veel voordelen
Het digitaal opslaan van gegevens heeft uiteraard veel voordelen. Zo heeft u minder (fysieke) opslagruimte nodig en is het zoeken naar bestanden vaak eenvoudiger en overzichtelijker, wat tijdsbesparing oplevert. Verder kunt u gegevens wat economischer opslaan. U bent namelijk in principe verplicht om ook alle detailgegevens te bewaren. Maar sommige informatiesystemen kunnen verschillende gegevens samenvoegen; de informatie verdichten zoals dat heet.
U mag alleen gebruikmaken van de mogelijkheid van verdichten als u de onderliggende detailgegevens bewaart en die gegevens bij een controle ook binnen een redelijke termijn zijn in te zien.
geen consequenties
Bedenk dat u bij digitale bestanden goed moet opletten of eventuele wijzigingen in bijvoorbeeld computerbesturingssystemen geen consequenties hebben voor de toegankelijkheid van de gegevens. U moet ze bij een controle namelijk binnen een redelijke tijd inzichtelijk kunnen maken in ongewijzigde vorm, ondanks de wijziging van systeem. Als dat gegarandeerd is, kunt u het oude besturingssysteem helemaal verwijderen.
Looncontrole
mogelijk maken
verplicht om mee te werken
Zoals gezegd, geldt de fiscale bewaarplicht om het onder andere de Belastingdienst mogelijk te maken goede controles uit te voeren, ook nog na diverse jaren. Want naast de geautomatiseerde en handmatige controles rond de aangifte loonheffingen (zie paragraaf 8.3) kan de Belastingdienst bijvoorbeeld ook een looncontrole houden om te kijken of uw onderneming zich aan de fiscale regels houdt en uw loonadministratie aan de gestelde eisen voldoet. U bent verplicht om aan zo’n controle mee te werken. De Belastingdienst bepaalt – meestal in overleg met u – welke gegevens, in welk formaat en binnen welke termijn u moet opleveren.
Een looncontrole komt nooit onverwacht. De Belastingdienst informeert u per brief over de voorgenomen controle. Hierin staat de geplande datum (of data), de controlelocatie en de achtergrond van de controle.
speerpunten
De Belastingdienst heeft bij een looncontrole bepaalde speerpunten, maar het hangt van het doel van de controle af hoeveel aandacht deze punten precies krijgen:
- uw aangiften loonheffingen;
- de balanspost loonheffingen;
- de loonsom;
- de loonberekening;
- de toegepaste afdrachtverminderingen en eindheffingen;
- de werkkostenregeling;
- de administratieve verplichtingen.
onderliggende stukken
Zorg er altijd voor dat u bij een looncontrole uit de onderzochte periode in elk geval de loonstaten, opgaven gegevens voor de loonheffingen en kopieën van identiteitsbewijzen kunt overleggen. Datzelfde geldt voor verklaringen en andere onderbouwende stukken voor toegepaste afdrachtverminderingen of ontvangen tegemoetkomingen en voor de onderliggende stukken bij (vaste) vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan werknemers en het achterwege laten van de bijtelling wegens privégebruik van de (bestel)auto van de zaak.
Bij een looncontrole bekijkt de inspecteur naast de loonadministratie ook (delen van) de financiële administratie, vanwege de loongerelateerde zaken die daarin voorkomen. Denk aan (belaste) uitbetalingen aan werknemers die in de loonadministratie terug te vinden moeten zijn.