8.2 Wijze van aangifte doen
digitaal indienen
U moet de periodieke aangifte loonheffingen digitaal indienen. Dit is alleen anders bij de pseudo-eindheffing voor excessieve vertrekvergoedingen: die moet u op papier aangeven. Het hiervoor benodigde formulier ‘Aangifte loonheffingen pseudo-eindheffing excessieve vertrekvergoeding’ kunt u schriftelijk aanvragen bij de Belastingdienst/Amsterdam, Afdeling pseudo-eindheffing, Antwoordnummer 45637, 1040 VE Amsterdam.
Verschil nihilaangifte en nulaangifte
geen loon aan te geven
leeg
Hoeft uw onderneming over een aangiftetijdvak geen loon en loonheffingen aan te geven, dan moet u toch tijdig loonaangifte doen. U doet een nihilaangifte als er in het aangiftetijdvak geen werknemers in dienst waren en een nulaangifte als er wel werknemers in dienst waren maar u geen loon heeft uitbetaald. Het verschil tussen deze twee aangiften is dat u bij een nihilaangifte geen werknemersgegevens invult en het collectieve deel leeg laat of er ‘0’ invult. Bij een nulaangifte vult u alle werknemersgegevens in, maar bij het loon, de loonheffingen en verloonde uren vult u ‘0’ in.
drie manieren
via het portaal
Er bestaan drie manieren om aangifte loonheffingen te doen: via het aangifteprogramma van de Belastingdienst, door gebruik te maken van andere aangifte- of administratiesoftware of via het inschakelen van een intermediair. Hierna worden deze manieren behandeld.
Programma fiscus
Voor het doen van aangifte loonheffingen kunt u het aangifteprogramma van de Belastingdienst gebruiken via het portaal ‘Mijn Belastingdienst Zakelijk’. U kunt op twee manieren inloggen op dit portaal: met DigiD (als het om een eenmanszaak, vennootschap onder firma (vof) of maatschappij gaat) of met eHerkenning (in alle andere gevallen).
Loonaangiften (en correcties) over 2019 en daarvoor kunt u nog doen via het oude portaal van de Belastingdienst: ‘Inloggen voor ondernemers’. Hier logt u in met de gebruikersnaam en het wachtwoord dat uw onderneming hiervoor van de fiscus heeft ontvangen.
maximaal tien werknemers
Het voordeel van gebruik van het programma van de fiscus is dat uw loonaangifte sowieso voldoet aan de technische en inhoudelijke specificaties die de Belastingdienst eist. U kunt dit aangifteprogramma echter alleen gebruiken voor het doen van loonaangifte voor maximaal tien werknemers (per loonheffingennummer). Wilt u voor meer werknemers aangifte doen, of wil of kan uw onderneming bijvoorbeeld geen eHerkenning aanschaffen, dan zult u andere aangifte- of administratiesoftware moeten gebruiken of een intermediair moeten inschakelen (zie hierna).
Andere software
geschikt voor Digipoort
Voor het doen van loonaangifte kunt u ook zelfontwikkelde of aangeschafte aangifte- of administratiesoftware gebruiken. De software moet geschikt zijn voor gebruik van Digipoort, aangezien u in dit geval aangifte moet doen via deze ICT-centrale (een soort elektronisch postkantoor). Op logius.nl vindt u hier meer informatie over (Logius is een agentschap van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), dat producten en diensten voor de digitale overheid aanbiedt, zoals Digipoort).
Kanalen
grootte is bepalend
Digipoort heeft twee kanalen beschikbaar voor de loonaangifte: het standaardberichtenkanaal (WUS) en het groteberichtenkanaal (FTP). De grootte van uw aangiftebericht is bepalend voor welk kanaal u gebruikt.
Certificaat noodzakelijk voor Digipoort
betrouwbare communicatie
Om Digipoort te kunnen gebruiken, moet u over een geldig PKIoverheid services servercertificaat (Public Key Infrastructure) beschikken. Dit is een soort elektronisch paspoort dat een veilige en betrouwbare communicatie met de overheid waarborgt. U hoeft niet per se een nieuw certificaat te hebben. Beschikt uw onderneming bijvoorbeeld voor de BTW-aangifte al over een (geldig) PKIoverheid services servercertificaat dan kunt u dit ook voor de loonaangifte gebruiken.
vier partijen
Heeft uw onderneming nog geen PKIoverheid services servercertificaat, dan kunt u dit onder voorwaarden aanvragen bij een TSP: een Trust Service Provider (een vertrouwensdienstverlener). De vier partijen die zo’n certificaat mogen leveren – zijnde Cleverbase, Digidentity, KPN en QuoVadis – brengen hiervoor kosten in rekening.
zelf kiezen
Bij een aangiftebericht van maximaal 15 MB gebruikt u WUS en bij een aangiftebericht van meer dan 80 MB gebruikt u FTP. Heeft het aangiftebericht een grootte van meer dan 15 MB en maximaal 80 MB, dan kunt u zelf kiezen welk kanaal u gebruikt. Als de keuze valt op WUS, zult u de berichten wel moeten comprimeren tot maximaal 15 MB.
Gebruikt u WUS en zijn uw berichten regelmatig bijna 80 MB (gecomprimeerd 15 MB), dan is overstappen naar FTP wellicht raadzaam. Hiermee voorkomt u dat als het bericht (onverwacht) een keer meer dan 80 MB is, het niet bij de fiscus aankomt en u mogelijk te laat aangifte doet.
verschillende software
FTP-account
geen gevolgen
Voor het standaardberichtenkanaal en het groteberichtenkanaal is verschillende software nodig. Uw software moet dus het gebruik van het verplichte of gekozen kanaal ondersteunen en – indien nodig – ook het comprimeren van berichten. Voor het groteberichtenkanaal heeft u bovendien een FTP-account bij Logius nodig. Dat kan iets zijn wat uw softwareleverancier al voor u heeft geregeld. Verder moet uw softwareleverancier ervoor zorgen dat de software – en dus de aangiften loonheffingen – aan de technische en inhoudelijke specificaties voldoet die de Belastingdienst eist.
Wisseling
Let op dat een wisseling van softwarepakket (zie ook paragraaf 3.2) geen gevolgen mag hebben voor de verschuldigde loonheffingen. U moet dus bijvoorbeeld kunnen doorgaan met voortschrijdend cumulatief rekenen (VCR, zie hoofdstuk 7), en hetzelfde nummer en dezelfde begindatum van de inkomstenverhoudingen (IKV’s) kunnen blijven gebruiken. Verder moet u loonaangiften kunnen corrigeren met de oude software waarmee ze zijn ingediend, óók over voorgaande jaren. Voor wat betreft VCR heeft een wisseling van pakket per 1 januari uiteraard geen consequenties.
uitbesteden
Bij een aantal softwarepakketten levert een wisseling van pakket in de praktijk problemen op. Daarom moet u zich vóór zo’n eventuele wisseling goed (laten) informeren en met de oude softwareleverancier afspraken maken over de situatie na de wisseling.
Intermediair
afspraken
Uw onderneming kan het doen van loonaangifte ook uitbesteden aan een intermediair, zoals een salarisverwerker, belastingadviseur of administratiekantoor. Deze partij stelt uw aangifte loonheffingen met software samen, maar soms kan het zijn dat u de aangifte zelf digitaal in- of aanvult, afhankelijk van wat u afspreekt. Of de intermediair de loonaangifte ook ondertekent en verzendt, hangt ook af van de gemaakte afspraken (of u hem daartoe machtigt of niet of dit (deels) voor eigen rekening neemt).
Bij inschakeling van een intermediair blijft uw onderneming wel altijd (eind)verantwoordelijk voor juiste en tijdige loonaangiften. Daarom zijn goede afspraken over de taakverdeling rondom de aangiften van groot belang.
Overstap
opvolger
rechtsgrond nodig
Ook de wisseling van intermediair is een aandachtspunt, net als wanneer u voortaan zelf de loonaangiften gaat verzorgen. Zo’n overstap zal immers meestal een wisseling van software betekenen. Dus het is belangrijk dat de opvolger – de nieuwe intermediair of u zelf – bijvoorbeeld kan doorgaan met VCR en dezelfde nummers en begindata van de IKV’s kan blijven gebruiken. Verder moet correctie van oude aangiften loonheffingen mogelijk zijn, met de oorspronkelijke aangiftesoftware. Ook moet de opvolger de bewaarplicht nakomen, óók voor wat betreft de gegevens die bij de oude intermediair zijn ondergebracht. Vergeet verder niet dat u de oude intermediair via een nieuwe (bewaar)overeenkomst weer de (AVG-)rechtsgrond geeft die hij (in de nieuwe situatie) nodig heeft om de (persoons)gegevens te mogen bewaren en verwerken.
Als u wisselt van intermediair zijn goede afspraken met de oude en nieuwe partij over de overdracht van gegevens of ondersteuning van belang. Bedenk dat u de oude intermediair nog jaren later nodig kunt hebben!