7.1 De fasen van het onderhandelingsproces
In het algemeen zijn de onderhandelingen tussen de OR en de bestuurder in vijf opeenvolgende fasen te verdelen. In vogelvlucht zijn dit:
7.1.1 Lijstje maken ter voorbereiding
voorbereiding
Om succesvol te kunnen onderhandelen, is een goede voorbereiding onmisbaar. U moet niet alleen het voorgenomen besluit bestuderen, maar ook weten wat u eventueel anders zou willen. Maak een prioriteitenlijst van de veranderingen die u in het besluit wilt aanbrengen. Bovenaan staan de harde eisen, gevolgd door minder urgente zaken.
Argumenten
Zorg ervoor dat u uw wensen goed kunt beargumenteren, zodat u de bestuurder duidelijk kunt maken waarom uw OR dit wil. Het kan ook helpen om alvast te bedenken voor welke argumenten uw bestuurder gevoelig is en wat hij zelf zal aanvoeren om zijn voorgenomen besluit te verdedigen. Daar kunt u dan alvast een weerwoord op formuleren. U moet elkaar tenslotte zien te overtuigen.
Discussie inleiden
woordvoerder
emotie
Tot slot moet u in deze fase bedenken hoe u de discussie in de overlegvergadering wilt gaan inleiden en organiseren. U kunt ervoor kiezen met één woordvoerder te werken, bijvoorbeeld de voorzitter. Een andere optie is om de verschillende OR-leden een rol te geven en elk een deel van uw betoog te laten doen. Stem dit altijd van tevoren met elkaar af! Bijvoorbeeld in het agendaoverleg. Het is wel belangrijk dat iedereen met spreektijd de regels van het spel enigszins beheerst. Ook moeten woordvoerders in staat zijn hun emoties in bedwang te houden. Bedenk dat bestuurders vaak beter van de tongriem gesneden zijn dan OR-leden. Vergeet ook niet er rekening mee te houden dat de bestuurder een inhoudelijk specialist mee kan nemen om zijn verhaal kracht bij te zetten. Als u daarvan schrikt, staat u met 1-0 achter.
Niet elk OR-lid beschikt over voldoende onderhandelingsvaardigheden. En ook niet iedereen is een geboren debater. Veel OR-leden zullen dit in de praktijk moeten leren. Zorg dus altijd voor een goede voorbereiding als iemand een belangrijk punt moet verdedigen.
7.1.2 Vertrekpunt van de onderhandeling
Nadat u het eerste overleg goed heeft voorbereid, kunt u beginnen met de praktijk: het overleg tussen OR en bestuurder. Zoek in het gesprek naar de overeenkomsten en de verschillen. Probeer in te schatten hoe belangrijk de verschillende onderdelen van de regeling voor de bestuurder zijn. Wat zou hij willen en wat zou hij nooit accepteren? En hoe denkt hij over de aspecten die voor uw OR erg belangrijk zijn?
probleem
Bepaal of uw ondernemingsraad en de bestuurder het in ieder geval eens zijn over de analyse van het onderliggende probleem. Dat is immers de reden om dit besluit te willen invoeren. Bedenk wat voor u beiden een goede oplossing zou zijn. Als u hier al veel overeenkomsten ziet, is er al het nodige gewonnen. Vermeld ook de problemen die u met het voorstel van de bestuurder heeft.
Altijd de overeenkomsten benadrukken
verschil
Het is verstandig om u positief op te stellen. Benadruk dus tijdens het overleg die punten waarop u het met elkaar eens bent. Herhaal de wens om er samen uit te komen. Ook als er duidelijke verschillen zijn, moet uw OR daar niet in blijven hangen. In een positieve sfeer waarin de partijen elkaar hoe dan ook wel vertrouwen, is het gemakkelijker om tot resultaat te komen.
7.1.3 Ruimte zoeken om te onderhandelen
suggestie
Nu de uitgangsposities bekend zijn, kunt u op zoek naar onderhandelingsruimte. Een goede manier hiervoor is het doen van suggesties. Stel dat de werkgever een verzuimprotocol wil invoeren, met regels voor ziek melden, dan moet de uw OR kijken of dit geen belemmeringen voor werknemers met zich meebrengt. Omdat zo’n protocol ook duidelijkheid schept en op zich niet onredelijk is, kan de OR de mogelijkheid opperen om ook via mail of app een ziekmelding door te geven. Akkoord gaan met een compromis dat redelijk is en zorgvuldig tot stand gekomen is, is geen zwaktebod.
In het onderhandelingsproces speelt lichaamstaal een grote rol. Het gaat er dus ook om hoe u erbij zit en welke non-verbale signalen u uitzendt. Maar let ook op de houding van uw bestuurder. Wat kunt u daaruit aflezen?
7.1.4 Concessies doen in etappes
tegenprestatie
regie
In deze vierde fase begint het daadwerkelijke zaken doen. De OR geeft iets toe en vraagt in ruil daarvoor een tegenprestatie. Geef nooit zomaar iets weg, ook al is het onbelangrijk. Dit geven en nemen kan in deze fase een paar keer op en neer gaan. Zelfs als u bereid bent tot een grote concessie, is het toch beter om dat in kleinere stapjes te doen. Wie weet gaat uw bestuurder al eerder akkoord. Het zorgt er bovendien voor dat u de regie houdt en sterk blijft staan in de onderhandelingen.
7.1.5 Conclusies en afronding
afhandeling
Als u overeenstemming heeft bereikt en u bent beiden akkoord, zijn de onderhandelingen klaar: u bent er gezamenlijk uitgekomen. Een goed moment om de gemeenschappelijke punten en de verschillen nog eens op een rijtje te zetten. Vervolgens gaat u met de bestuurder de verdere afhandeling regelen. Wat gaat uw bestuurder doen? Zijn er nog andere zaken die eerst geregeld moeten worden? In de afrondende fase worden alle losse eindjes aan elkaar geknoopt en worden de gemaakte afspraken vastgelegd in een conceptregeling.
Wisselgeld inzetten tijdens onderhandeling
concessie
Als uw OR geen instemming geeft, kan uw bestuurder de aanpassing of invoering van een regeling niet doorvoeren. Soms is dat prima, maar soms is een slechte regeling beter dan helemaal geen regeling. Toch moet u ook dan niet te snel concessies doen. Zorg dus voor haalbare doelen, anders eindigt u misschien met lege handen. Punten die u minder urgent vindt, kunt u gebruiken als wisselgeld.
7.2 Vergadering schorsen
bedenktijd
Vergaderen over het instemmingsverzoek is een belangrijke aangelegenheid. Neem daar dus ook uw tijd voor en laat u niet opjutten. Neem gerust bedenktijd, stel vragen als iets niet duidelijk is en ga na of u tevreden bent over wat er op tafel ligt. Als uw bestuurder direct een ‘ja’ of ‘nee’ wil horen, schors dan de vergadering om eerst intern te overleggen. Andere redenen voor een schorsing kunnen bijvoorbeeld zijn:
- als de eenheid binnen de OR zoek lijkt. Pols dan bij elkaar of de neuzen nog wel dezelfde kant op staan;
- als uw bestuurder een trucje lijkt uit te halen. Het OR-lid dat dit opmerkt, kan dan de anderen informeren;
- als er nieuwe informatie op tafel komt.