6.3 Aandachtspunten bij briefen
Er bestaat helaas geen standaardbriefing die voor iedere situatie te gebruiken is. Maar in een briefing komen wel altijd dezelfde onderdelen terug.
Algemene informatie
algemene informatie
U begint uw briefing met algemene informatie, om te beginnen de contactgegevens van uw organisatie: naw-gegevens, telefoonnummer, de website en het e-mailadres. Vervolgens geeft u achtergrondinformatie over uw organisatie: eventueel een korte geschiedenis, maar sowieso de bedrijfsgrootte (hoeveel medewerkers telt het personeelsbestand) en de organisatiestructuur. Hoe meer inzicht u geeft in het reilen en zeilen van uw organisatie, hoe beter het reclamebureau (dat waarschijnlijk nog nooit van uw organisatie gehoord heeft) zich een beeld kan vormen. Dit vergroot de kans op een eindresultaat dat aansluit bij de wensen en verwachtingen.
Opdrachtomschrijving
kernprobleem
Nu komt het specifieke deel van uw briefing, namelijk de opdrachtomschrijving. Hierin geeft u eerst aan wat het kernprobleem is, ofwel de reden voor de opdracht. Denk aan ‘Onze organisatie wil graag de naamsbekendheid vergroten met een online én offline reclamecampagne’ of ‘Deze online campagne moet binnen vier weken gelanceerd zijn’.
Planning
Het derde vaste onderdeel van uw briefing zijn de zaken die nodig zijn voor de planning. Benoem de datum waarop het project af moet zijn. Bij omvangrijke projecten kunt u tussentijdse contact- en evaluatiemomenten ook meteen inplannen. Zo kunt u tijdens het proces zien of alle neuzen nog dezelfde kant opstaan.
Budget
Het budget zal waarschijnlijk al besproken zijn, maar het is verstandig om dit nogmaals expliciet in uw briefing op te nemen. Zo kan er geen verwarring ontstaan over de kosten van het project.
Contactpersonen
Noem ook de contactpersoon voor het project, inclusief e-mailadres en (mobiele) telefoonnummer. Zo kan het reclamebureau voor vragen en tussentijds afstemmen direct contact opnemen en hoeft het niet telkens door de receptie doorverbonden te worden.