U bent hier

Evenementenorganisatie
…
7. Een geschikte locatie uitzoeken
Voor Evenementenorganisatie

7. Een geschikte locatie uitzoeken

Laatst gewijzigd: mei 2021

Als de locatie van uw organisatie niet geschikt is voor het evenement, moet u op zoek naar een geschikte externe locatie. Een geslaagd evenement valt of staat met een geschikte locatie. Neem voldoende tijd om een locatie te vinden die aan uw eisen voldoet. De ideale locatie kan een congrescentrum zijn, maar net zo goed een kasteel, bos of sportcentrum. Aan u de keus. Wat gaat het worden?

uitstraling

Voordat u op zoek gaat naar een locatie, moet u al heel precies weten wat u ervan verwacht. Hoeveel gasten moet de gelegenheid kunnen herbergen? In welke entourage wilt u het evenement laten plaatsvinden. Welke uitstraling moet de locatie hebben. Waar in Nederland kan het grootste deel van uw doelgroep het evenement het gemakkelijkst bereiken?

7.1 Eigen locatie

Hier in een vroeg stadium over nadenken, scheelt veel tijd, want u zult de potentiële locaties immers van tevoren moeten bezoeken. Bij een fondsenwervend evenement kunt u het beste voor uw eigen gebouw kiezen: dit kost niets. Bedenkt u zich dat alle kosten die u maakt van de opbrengst afgaan. Kijk dus eerst of uw eigen locatie geschikt is. Zo niet...

7.2 Typen externe locaties

Voor elk evenement is een locatie te vinden. U kunt kiezen uit een aantal soorten: binnenlocaties, locaties in de buitenlucht en zogenoemde ‘bewegende’ locaties. Bij laatstgenoemde kunt u denken aan een boot of een trein. Bij een personeelsfeestje kunt u bijvoorbeeld kiezen voor een boot, bij een sponsorbijeenkomst verdient mogelijk de eigen...

7.3 Overige aandachtspunten

Eén van de belangrijkste voorwaarden voor een locatie is een goede bereikbaarheid voor gasten. Vergeet de mensen niet die met het openbaar vervoer moeten komen en kijk ook even naar de parkeergelegenheid. Vervolgens moet de capaciteit van de locatie geschikt zijn voor het aantal gasten dat u wilt ontvangen. 7.3.1 Faciliteiten Voor een goede sfeer...

7.4 Vervoer naar de locatie

Het onderdeel vervoer mag zeker niet ontbreken in uw draaiboek. Van tevoren moet u alle mogelijkheden op een rijtje hebben en eventueel vervoer regelen. Hoe de gasten ook reizen naar de locatie van het evenement, u bent degene die de verkeersstroom rond het evenement in goede banen moet leiden. 7.4.1 Met de auto De meeste mensen vinden het prettig...