2. Oriënterende fase van de organisatie

Laatst gewijzigd: mei 2021

Als u weet wat voor soort evenement u wilt organiseren, kunt u beginnen met de planning. Wanneer vindt het evenement plaats? Hoeveel gaat het allemaal kosten? Misschien gaat u wel op zoek naar sponsoren om het evenement te financieren. Ook is het tijd om vast eens na te denken over de inhoudelijke invulling van het evenement. Hoe die eruit gaat zien, is afhankelijk van uw doelgroep en uw specifieke doelstellingen voor het evenement.

financiële  planning

Het zal u niet verbazen dat ieder evenement weer anders is. Toch zijn er enkele algemene onderdelen die voor alle evenementen gelden. Hierbij kunt u denken aan financiële planning en het bepalen van het juiste moment om het evenement te organiseren. Het is belangrijk dat u precies weet voor wie u het organiseert. U kunt hierbij onderscheid maken tussen interne en externe doelgroepen.

2.1 Interne doelgroepen

Tot de interne doelgroepen behoren bijvoorbeeld (oud-)werknemers en eventueel ook hun partner en kinderen. Hoewel de mensen uit zo’n interne doelgroep allemaal bij dezelfde organisatie werken of hebben gewerkt, kunt u ze niet zonder meer als eenheid beschouwen. De leeftijd, achtergrond, kennis van de organisatie en functie van uw gasten lopen vaak...

2.2 Externe doelgroepen

Tot de externe doelgroepen kunt u alle groepen buiten uw organisatie rekenen. Denk bijvoorbeeld aan leveranciers, (potentiële) leden, subsidieverstrekkers, donateurs, sponsors en andere financiers, overheden en dergelijke. Net als voor de interne doelgroep, geldt ook voor de externe doelgroep dat u een zorgvuldige analyse moet maken om ervoor te...

2.3 Doelen

Ieder evenement heeft z’n doelstellingen. Wat wilt u met het evenement bereiken? Het is van belang dat u hier goed over nadenkt, omdat u alleen op die voorwaarde goede keuzes kunt maken over de vorm van het evenement, eventuele sprekers en dergelijke. Misschien wilt u een open dag organiseren, omdat dit voor potentiële donateurs een aantrekkelijke...

2.4 Budgettaire zaken

Een van de lastigste taken die u moet uitvoeren bij het organiseren van een evenement is het opstellen van de begroting. Hoe veeleisend deze klus ook kan zijn, het is noodzakelijk om een overzicht te maken van de kosten die u verwacht te hebben. Want het laatste wat u wilt is budget tekort komen. Daarom zult u een zorgvuldige financiële planning...

2.5 Dag en duur van het evenement

Wat is het beste moment voor uw evenement? In al uw enthousiasme ziet u nog misschien zaken over het hoofd die belangrijk zijn voor het vaststellen van de datum. Wat is het allerbelangrijkste onderdeel van uw evenement? Juist, dat zijn uw gasten. Die moeten wel kunnen en willen komen op het tijdstip dat u voor ogen heeft. 2.5.1 Beschikbaarheid De...

2.6 Sponsoring van het evenement

Het is aantrekkelijk om een evenement (deels) te laten sponsoren, aangezien uw organisatie in zo’n geval zelf niet voor alle kosten hoeft op te draaien. U kunt bijvoorbeeld met de leverancier van uw evenement proberen een sponsordeal te sluiten. Dit kan aanzienlijk schelen in de kosten voor bijvoorbeeld hapjes, drankjes of muziek. Sponsoring kan...

U bent hier