U bent hier

5. Een goede aankondiging en uitnodiging maken

Laatst gewijzigd: mei 2021

U wilt natuurlijk wel dat de doelgroep voor wie u het evenement organiseert ook daadwerkelijk komt opdagen. Anders zijn al uw kosten en moeite verspilde energie geweest. U moet uw doelgroep zien te overtuigen met een aantrekkelijke uitnodiging. Een goede uitnodiging is voor elke doelgroep weer anders. Daarbij moet u zowel op de tekst als de lay-out van de uitnodiging letten.

Binnenkort vindt uw evenement plaats. Het programma dat u heeft samengesteld, gaat natuurlijk hoge ogen gooien. Maar al is het evenement nog zo spetterend, mensen moeten wel weten dat het plaatsvindt. Anders zijn uw gasten straks op één hand te tellen.

Iedereen heeft tegenwoordig uitpuilende agenda’s. De uitnodigingen voor uw evenement moet u dus ruim van tevoren versturen. Het uitnodigingstraject voor uw evenement mag u niet onderschatten. Verleiden Er gaat niet alleen flink wat tijd in dit traject zitten; ook aan de uitnodigingen zelf moet u de nodige aandacht besteden. Hierin wilt u namelijk...
U begint met het samenstellen van de gastenlijst. Daarbij wilt u natuurlijk geen mensen vergeten en hierdoor kwaad bloed zetten. Organiseert u een extern evenement, denk dan aan zakelijke relaties, klanten en afgevaardigden van instanties en overheden. Maar misschien horen ook leveranciers en zelfs omwonenden op de lijst thuis. Voor een intern...
Zoals gezegd moet uw uitnodiging verleiden. Maar niet iedereen laat zich door hetzelfde verleiden. Daarom moet u een profiel opstellen van de genodigden. De rationele én emotionele argumenten om uw evenement bij te wonen, kunt u dan hierop aanpassen. 5.3.1 Vorm en kleur Met vorm en kleurgebruik kunt u al een hoop bereiken. Waak dan wel voor een...
Bedenk al bij de eerste voorbereidingen voor het evenement hoe het drukwerk eruit moet komen te zien. Kiest u er bijvoorbeeld voor om een apart logo voor het evenement te laten ontwerpen of gebruikt u liever de huisstijl van uw organisatie? Als u weet wat u wilt, inclusief hoeveelheden, kunt u prijzen bij drukkers opvragen. Vraag hierbij...
Over het algemeen zult u de uitnodiging op papier laten drukken, maar er zijn natuurlijk ook nog andere materialen te bedenken. Houd er wel rekening mee dat u bij het gebruik van andere materialen voor hogere kosten komt te staan. Dus als uw organisatie fondsen werft, kunt u beter niet te veel geld uitgeven aan een dure uitnodiging. Genodigden...