4. Een draaiboek maken

Laatst gewijzigd: mei 2021

Voor het organiseren van een persconferentie of open dag gaat u natuurlijk niet over één nacht ijs. Alle verschillende onderdelen moet u tot in de puntjes (laten) regelen, al helemaal als ze ook op elkaar moeten aansluiten. En wat te doen als er iets misgaat, heeft u dan een back-upplan? Een belangrijk onderdeel van organiseren is dan ook het maken van een draaiboek. Hiermee heeft u de touwtjes stevig in handen.

Het maken van een goed draaiboek is bij elk organiseerproject essentieel. Heeft u geen goed draaiboek,dan is de kans groot dat uw evenement een rommeltje wordt en het evenement onnodig veel geld gaat kosten.

4.1 Definitie van een draaiboek

Een draaiboek is niet meer en niet minder dan een opsomming van alle feiten en afspraken die gemaakt zijn rond een project. Op die manier weten alle betrokkenen wat er van hen verwacht wordt en wanneer. 4.1.1 Inhoudelijke aspecten Een draaiboek voor een evenement heeft een heel andere opbouw en inhoud dan dat voor de evacuatie van het personeel...

4.2 Bijlagen toevoegen

Achteraan uw draaiboek kunt u eventueel nog bijlagen toevoegen. In die bijlagen kunt u toegespitste informatie kwijt die bepaalde zaken kunnen verduidelijken. Denk bijvoorbeeld aan een routebeschrijving, plattegronden van de locatie, huisregels tijdens het evenement of gebruiksaanwijzingen voor bepaalde apparaten die op de locatie aanwezig zijn...

4.3 Onvoorziene zaken

Het grote voordeel van een draaiboek is dat u een goed overzicht heeft van wat er allemaal moet gebeuren. Maar denkt u er ook aan om ruimte in te plannen voor onvoorziene zaken? Als u flexibel plant, hoeft u niet in de stress te raken als er eens iets misgaat. Want ondanks uw goede voorbereidingen kan er op een klantendag, persconferentie of...

4.4 Voorbeeld draaiboek evenement

Om u een idee te geven van hoe een draaiboek voor een evenement eruitziet, vindt u hieronder een voorbeeld van de dagplanning zoals u die zou kunnen opnemen. Activiteit Tijdstip Locatie Verantwoordelijke Bijzonderheden Aankomst 07.00 Evenementencentrum ‘Het Briesende Paard’ Mark Willem van de locatie opent de deuren voor ons Start opbouw 07.15...

4.5 Stappenplan maken

Of het nu om een open dag gaat of een reclamecampagne, bij een project mag de tijdsplanning niet ontbreken. Nu zal de planning voor ieder project weer anders zijn, maar globaal kunt u het volgende schema aanhouden: Stappenplan project Stap Tijdspad Selecties maken (voor welk project is het draaiboek, wat is het doel en wie vallen onder de...

4.6 Social media

In deze tijd van smartphones en tablets verdient social media ook een tabblad in uw draaiboek. Het gaat er dan met name om de livereacties van bezoekers te monitoren. Dat kunnen complimenten zijn, maar een twitteraar kan ook virtueel gehakt maken van uw dagvoorzitter. Webcare op sociale media Via Twitter of Facebook kunt u snel een vraag...

U bent hier