4.1 Definitie van een draaiboek

Een draaiboek is niet meer en niet minder dan een opsomming van alle feiten en afspraken die gemaakt zijn rond een project. Op die manier weten alle betrokkenen wat er van hen verwacht wordt en wanneer.

4.1.1 Inhoudelijke aspecten

calamiteit

Een draaiboek voor een evenement heeft een heel andere opbouw en inhoud dan dat voor de evacuatie van het personeel bij een calamiteit. Toch zijn er bepaalde onderdelen die in ieder draaiboek thuishoren. Meestal bestaat een draaiboek uit drie onderdelen:

• een algemeen deel;
• een takenoverzicht;
• bijlagen.

4.1.2 Algemeen

Wat moet er allemaal in uw draaiboek staan? Begin uw document met een algemeen deel dat bedoeld is voor iedereen die bij het project betrokken is. Daarin moeten eigenlijk vooral namen en nummers staan. Vermeld in ieder geval:

• mensen in uw organisatie die taken en bevoegdheden hebben tijdens de looptijd van het project (het organisatiecomité);
• externe partijen, leveranciers en contactpersonen bij bedrijven.

Schrijf op waar en op welk telefoonnummer zij te bereiken zijn. Erg handig, want de betrokken partijen kunnen dan contact met elkaar opnemen als dat nodig is. En uw eigen telefoon staat dan tenminste niet de hele dag roodgloeiend. Ook de telefoonnummers van relevante, andere instanties kunt u hier weergeven.

4.1.3 Overzicht van taken

voor en tijdens het evenement

De hoofdmoot van uw draaiboek bestaat uit een uitgebreide omschrijving van alles wat moet gebeuren voor en tijdens het evenement. Voor de duidelijkheid kunt u dit het beste in een tabel met kolommen zetten. Noem de kolommen bijvoorbeeld ‘Activiteiten’, ‘Datum/Tijd’, ‘Locatie’, ‘Verantwoordelijke’ en ‘Bijzonderheden’.

Activiteiten

nummeren

In de eerste kolom ‘Activiteiten’ zet u wat er gedaan moet worden. Maar ook wat het resultaat van deze activiteiten is. Wees daarbij zo concreet mogelijk. Gaat het om een hele lijst van afzonderlijke acties of zijn sommige acties onder te verdelen in subacties? Dan kunt u de acties van een nummering (2.1, 2.2, enz.) voorzien.

Datum/Tijd

deadline

De kolom ‘Datum’ (voorafgaand aan de gebeurtenis waarvoor u het draaiboek maakt) en ‘Tijd’ (tijdens de gebeurtenis) laat zien wanneer deze handelingen moeten plaatsvinden. Het is dus een planning, maar ook de deadline waarvan alle betrokkenen niet mogen afwijken.

Locatie en Verantwoordelijke

exacte plek

Onder ‘Locatie’ geeft u de exacte plek weer (gebouw, zaal, deur) waar iets moet gebeuren en in de kolom ‘Verantwoordelijke’ vermeldt u op wiens schouders een taak rust.

Vier vragen

Ongeacht waar het draaiboek voor is, moet u bij het noteren ieder geval altijd antwoord geven op de volgende vier ‘w’-vragen: Wanneer? Waar? Wat? Wie?

Wanneer en waar

Zorg dat u de tijdsplanning van activiteiten op chronologische volgorde in het document weergeeft. Zet belangrijke deadlines dikgedrukt of in het rood in het draaiboek.

Bij het beantwoorden van de waar-vraag gaat het om de locatie waar een activiteit plaatsvindt of de plaats waar een persoon aanwezig moet zijn.

Wat en wie

omschrijving van activiteiten

Zorg voor een uitgebreide omschrijving van de activiteiten die gedurende het project zullen plaatsvinden en voeg hier belangrijke bijzonderheden aan toe.

Bij elke klus komen de namen van de personen die de taak moeten volbrengen. Een tip is met initialen te werken die u uit de contactgegevens haalt. ‘Noor van Zweden’ kunt u in de takenlijst bijvoorbeeld noteren als ‘NvZ’.