4.2 Bijlagen toevoegen
toegespitste informatie
Achteraan uw draaiboek kunt u eventueel nog bijlagen toevoegen. In die bijlagen kunt u toegespitste informatie kwijt die bepaalde zaken kunnen verduidelijken. Denk bijvoorbeeld aan een routebeschrijving, plattegronden van de locatie, huisregels tijdens het evenement of gebruiksaanwijzingen voor bepaalde apparaten die op de locatie aanwezig zijn.
Aantekeningen
beknopt
Houd achterin het draaiboek ook wat ruimte vrij voor aantekeningen van uw medeprojectleden, want er zijn altijd mensen die zelf nog iets willen toevoegen. Belangrijk om te onthouden is dat uw draaiboek beknopt, chronologisch en duidelijk is. U moet dus niet verzanden in details, die het document onnodig lang maken.
Operationele vergadering
U kunt ervoor kiezen om externen en leveranciers alleen die delen van het draaiboek te geven die op hen van toepassing zijn. Dat is wel zo overzichtelijk. Gaat het om een groot of belangrijk project, zoals een evenement of een serieus datalek? Houd dan tenminste één keer een operationele vergadering waarbij het organisatieteam en alle externe partijen aanwezig zijn. Spreek samen alles nog een keer uitvoerig door.
Het overzicht bewaren in een draaiboek
te uitgebreid
Maakt u uw draaiboek te uitgebreid, dan loopt u het risico dat betrokkenen de belangrijke zaken niet meer kunnen terugvinden. Ze kunnen natuurlijk ook moedeloos worden zodra ze uw draaiboek onder ogen krijgen, en leggen de dikke pil gauw weer weg.
bijlagen
Twijfelt u over de noodzaak van een onderwerp, zet het dan in de bijlagen. Ook de lay-out kan bijdragen aan de overzichtelijkheid, dus denk hier goed over na. Wat u ook kunt doen, is twee draaiboeken maken: een uitgebreide versie en een uitgeklede variant met alleen de essentiële onderdelen.