4.3 Onvoorziene zaken

Laatst gewijzigd: mei 2021

Het grote voordeel van een draaiboek is dat u een goed overzicht heeft van wat er allemaal moet gebeuren. Maar denkt u er ook aan om ruimte in te plannen voor onvoorziene zaken? Als u flexibel plant, hoeft u niet in de stress te raken als er eens iets misgaat. Want ondanks uw goede voorbereidingen kan er op een klantendag, persconferentie of congresdag altijd anders lopen dan gepland. En dan staat ook ú soms met de handen in het haar!

4.3.1 Zorgvuldig communiceren

communicatie

Zet de onderdelen niet vast in een uitnodiging, persbericht of andere vooraankondiging, maar laat ruimte over voor onverwachte gebeurtenissen. Zo is het geen aanrader om de hele planning te communiceren; benoem alleen de noodzakelijke onderdelen van het programma. Op die manier zijn bezoekers minder gericht op de tijden en op een eventuele uitloop of andere aanpassingen. Maakt u een draaiboek voor het implementeren van software, communiceer dan niet te vroeg welke functies werknemers kunnen verwachten. Als u dan door kosten gedwongen bent om een functie te laten varen, kraait er geen haan naar.

4.3.2 Flexibiliteit

flexibel  draaiboek

Achter de schermen gaat het er altijd veel hectischer aan toe dan de buitenwereld te zien krijgt. Er kan altijd iets misgaan, uit de pas lopen of veranderen. Een flexibel draaiboek is dus cruciaal.

Improviseren

Een geplande gebeurtenis verloopt nooit precies zoals u denkt dat het zal lopen. De dagvoorzitter staat in een lange file, uw grote nieuws belandt op social media voordat u een persbericht heeft kunnen sturen, uw reclamecampagne is door een actualiteit ongepast geworden, het netwerkmoment tijdens de lunch is nét iets te gezellig en loopt een uur uit, en ga zo maar door.

Wijs een coördinator aan die in actie komt als zaken niet verlopen zoals het moet. U kunt dan wel in het draaiboek opnemen dat de pauze vervalt als het programma uitloopt, maar als niemand zich geroepen voelt dit te communiceren, gaat het alsnog mis.

Uitloop

buitenwereld

uitloop

Het belangrijkste is dat de buitenwereld niets mag merken van alle dingen die niet volgens planning lopen. Als u speels plant, kunt u zich bij een gebeurtenis als een evenement of een bedrijfsuitje een misstap veroorloven: een eventuele uitloop verstoort de rest van het programma niet. Pas de volgende activiteit gewoon aan op het uitgelopen programma. Als u de ruimte heeft om alleen wat met de tijden te schuiven, heeft niemand het door.

Anticiperen

onvoorziene gebeurtenis

Hoe maakt u een flexibel draaiboek waarmee u onvoorziene gebeurtenissen probleemloos kunt opvangen? Denk bijvoorbeeld aan de volgende punten:

Calculeer bij een gebeurtenis met gasten of bezoekers een bepaald no-showpercentage in. Pas hier de grootte van de locatie, catering en activiteiten op aan.
Voor ieder soort project geldt: noteer in uw draaiboek alle leveranciers van producten of diensten met levertijd, contactgegevens en gemaakte afspraken: wat gaan zij leveren, wanneer, hoe, et cetera.

Plan B omschrijven

plan B

Als zich een gebeurtenis voordoet die uw reclamecampagne, persmoment of crisiscommunicatie beïnvloedt, is het een stuk minder makkelijk om het roer om te gooien. Zulke projecten zijn nu eenmaal minder wendbaar op het moment suprême. Daarom is het belangrijk om al in uw draaiboek rekening te houden met dit soort onverwachte wendingen en een plan B te beschrijven.

Flexibel zijn met drie tijdschema’s

Een trucje om onverwachte gebeurtenissen op te vangen is om van tevoren drie tijdschema’s te maken:

een strakke planning;
een exacte planning;
een ruime planning.

inlopen

Bepaal per stap of er ruimte is voor uitloop of inkorten. Een voorbeeld: een productlancering kan uitlopen als het zinvol is om vragen van de media achteraf nog te beantwoorden. De lunch die er direct op volgt, kan in een noodgeval best ingekort worden. In het draaiboek houdt u dan de exacte tijd aan voor de presentatie, maar neemt u de lunch minder ruim dan exact. Op die manier kan er tijdens de lunch weer ingelopen worden op de planning.

Rampscenario’s

onvoorzien

Natuurlijk kunnen er altijd gebeurtenissen plaatsvinden die u helemaal niet had kunnen voorzien. Het zijn zaken die u normaliter niet meeneemt in uw draaiboek. Zo kunnen bezoekers van uw open dag bijvoorbeeld met elkaar op de vuist gaan. Houd daarom ook rekening met minder voor de hand liggende scenario’s.

U bent hier